Gdańsk Sopot Gdynia Kraków Poznań Mikołajki Wrocław Zakopane NR 1(14)/2019 STYCZEŃ-LUTY 2019 468914 ISSN 2543-4004 Magazyn dostępny wyłącznie w prenumeracie DESTYNACJE EVENTOWE TECHNOLOGIE I INNOWACJE PRZEGLĄD PRAWNY WIADOMOŚCI Z BRANŻY KNOW-HOW ORGANIZATORA OKIEM EKSPERTA TWARZĄ W TWARZ MARKETING I PROMOCJA
ocean możliwości expokrakow.com Międzynarodowe Centrum Targowo-Kongresowe EXPO Kraków – jedyny tego typu wielofunkcyjny obiekt na południu Polski zaprojektowany z myślą o organizacji targów, kongresów, konferencji, koncertów, spotkań branżowych oraz różnego rodzaju imprez. Oddajemy do Państwa dyspozycji prawie 15 000 m kw. powierzchni wystawienniczej nieograniczonej filarami. Elastyczność zastosowanych rozwiązań pozwala na uzyskanie w obiekcie powierzchni o różnym przeznaczeniu, adaptowalnych w zależności od potrzeb organizatorów wydarzeń niemal każdego rodzaju i formatu. Właścicielem i operatorem EXPO Kraków są Targi w Krakowie. Jesteśmy członkiem ICCA oraz UFI. Międzynarodowe Centrum Targowo-Kongresowe EXPO Kraków tel. +48 12 644 59 32, +48 12 644 81 65, expo@targi.krakow.pl ul. Galicyjska 9, 31-586 Kraków
TEMAT NUMERU // 04 Impreza integracyjna dla pracowników. Zrób to z pomysłem OKIEM EKSPERTA // 08 Rok 2019 – rokiem video eventów w social mediach TWARZĄ W TWARZ // 12 Branża eventowa to przede wszystkim relacje – rozmowa z Katarzyną Michalak, koordynatorem ds. organizacji imprez w Provident Polska MARKETING I PROMOCJA // 16 Analiza konkurencji – zrób to profesjonalnie i osiągnij sukces 19 Public relations w branży eventowej. Zadbaj o wizerunek KNOW-HOW ORGANIZATORA // 22 Jak zostać eventowym przywódcą? Cztery niezbędne elementy gwarantujące skuteczne zarządzanie DESTYNACJE EVENTOWE // 26 Podkarpackie: gdzie zorganizować wydarzenie na południu polski? 30 Obiekt kulturalny idealnym miejscem na event 32 Gdzie zorganizować duży event? Największe obiekty konferencyjne w Polsce TECHNOLOGIE I INNOWACJE // 40 Praktyczne wykorzystanie nowych technologii 44 Zainspiruj się! Kreuj niebanalne rozwiązania i oprawy wizualne eventów z wykorzystaniem nowych technologii PRZEGLĄD PRAWNY // 49 ABC wymiany kontaktów podczas wydarzeń. Pozyskuj dane zgodnie z prawem WIADOMOŚCI Z BRANŻY // 54 Kontynuacja programu grantowego dla najlepszych kongresów 56 (Nie)zwykły rok 58 Kalendarium event managera 60 Forum Branży Eventowej 2019 już 23 stycznia 62 Czas na felieton: Gotowi na rewolucję? KATALOG FIRM // 64 Katalog firm 04 IMPREZA INTEGRACYJNA DLA PRACOWNIKÓW. ZRÓB TO Z POMYSŁEM // Prawdziwym wyzwaniem dla firm eventowych są klienci organizujący cykliczne imprezy integracyjne. Bywa tak, że nawet kilka razy w roku cały zespół wyjeżdża poza miasto, aby w ciszy i spokoju podsumować dotychczasową działalność firmy i porozmawiać o przyszłości. Największym wyzwaniem jest fakt, że uczestnicy takich spotkań najprawdopodobniej niejedno już widzieli. I tu pojawia się pytanie: co powinno znaleźć się w ofercie, aby pozytywnie ich zaskoczyć, a jednocześnie zachęcić do kooperacji? Na szczęście możliwości jest bardzo dużo! Spis treści // Partner wydania: 2 EVENT MANAGEMENT POLSKA / Spis treści
ADRES REDAKCJI / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 / www.eventmanagement.pl // REDAKTOR PROWADZĄCA / Kinga Walczyk / tel. 793 787 176 / kinga.walczyk@forum-media.pl // REKLAMA / Małgorzata Sieradzka / tel. (61) 66 55 884 / malgorzata.sieradzka@forum-media.pl // STALI WSPÓŁPRACOWNICY / Marta Chmielewska, Anna Ledwoń, Anna Nowakowska, Dariusz Ogrodnik // PRENUMERATA / Ewelina Angrot / tel. (61) 66 83 167 / ewelina.angrot@forum-media.pl // REDAKTOR TECHNICZNY / Piotr Korytowski // DRUK / PAW DRUK // OKŁADKA / Dobry Hotel, al. Grunwaldzka 229, 80-266 Gdańsk, www.dobryhotel.pl // SERWIS ZDJĘCIOWY / Adobe Stock, Shutterstock // WYDAWCA / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 // PREZES ZARZĄDU / Magdalena Balanicka // Redakcja nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega sobie prawo do skrótów i redakcyjnego opracowania tekstów przyjętych do druku. // www.forum-media.pl // Copyright do wydania / FORUM MEDIA POLSKA Sp. z o.o. w pierwszej kolejności chciałabym Was serdecznie powitać! Mam nadzieję, że nasza współpraca będzie nie tylko długotrwała, ale przede wszystkim owocna, a artykuły pojawiające się na łamach „Event Management Polska” spełnią Wasze oczekiwania. Redaktor magazynu, dobierając jego treści, prowadzi z czytelnikiem dialog, dlatego zależy mi na tym, żebyście aktywnie uczestniczyli w tej rozmowie. Nasz magazyn nie służy niczemu innemu, jak wsparciu praktyków naszej branży, czyli Was, a tym samym dołożeniu cegiełki do rozwoju sektora MICE. Od wielu lat utwierdzam się w przekonaniu, że łączy nas jedno – pasja. Pasja to styl życia, emocje i życiowa energia, więc coś bardzo silnego, dającego moc do działania i realizacji rzeczy (wydawałoby się) niemożliwych. Dlatego wierzę, że wspólnymi siłami możemy więcej, niż mogłoby się wydawać. Wspomniana pasja jest w naszej branży wszechobecna i za każdym razem, gdy z nią obcuję, dostaję odpowiedź na pytanie, dlaczego eventy są bliskie memu sercu. Utwierdziłam się w tym przekonaniu również podczas przygotowywania aktualnego wydania naszego magazynu, kiedy to przeprowadzałam wywiad z Katarzyną Michalak, która ma za sobą prawie 20 lat pracy przy produkcji wydarzeń. Wydawałoby się, że takiej osobie może doskwierać wypalenie zawodowe albo co najmniej znudzenie. Nic bardziej mylnego! Pani Katarzyna promienieje, gdy opowiada o swojej pracy, a jej oczy rozbłyskują na sam odgłos słowa „event”. Entuzjazm pani Katarzyny udziela się rozmówcy, ale też skłania do refleksji, że „tylko ten, kto płonie, może zarażać ogniem”. Ogromne zaangażowanie i emocje dojrzałam również w felietonie pani Marty Chmielewskiej, która od lat walczy o lepsze jutro naszej branży, poprzez angażowanie się w najróżniejsze inicjatywy mające na celu poprawę kondycji sektora MICE. Pani Katarzyna i pani Marta to tylko przykłady, ponieważ nie sposób wymienić wszystkich, którzy kochają to, co robią, i stoją za tym murem. Zresztą przekonacie się sami podczas lektury aktualnego wydania, że autorzy naszych tekstów to nie tylko wykwalifikowani praktycy, ale przede wszystkim pasjonaci. Całe szczęście, że jest nas więcej, ponieważ w grupie siła, a dzięki zaangażowanej współpracy możemy więcej i lepiej. Rozmawiajmy, wymieniajmy się uwagami, inspirujmy, tak by nasz dialog był nie tylko owocny, ale i satysfakcjonujący. Kinga Walczyk redaktor prowadząca „Event Management Polska” Drodzy Czytelnicy, 26 PODKARPACKIE: GDZIE ZORGANIZOWAĆ WYDARZENIE NA POŁUDNIU POLSKI? // Województwo podkarpackie to region położony na południowo- -wschodnim krańcu Polski. Sąsiedztwo natury jest atutem zarówno dla poszukiwaczy przygód, jak i wielbicieli piękna. Jest to również idealna lokalizacja do realizacji eventów. Podkarpacie to brama do Unii Europejskiej. Międzynarodowe lotnisko, autostrada łącząca wschód z zachodem Europy, specjalnie zaprojektowane strefy inwestycyjne i bardzo dobrze wykształceni młodzi ludzie to powody, dla których globalne przedsiębiorstwa chętnie otwierają nowe oddziały swoich firm na Podkarpaciu. Partner wydania: 3
Prawdziwym wyzwaniem dla firm eventowych są klienci organizujący cykliczne imprezy integracyjne. Bywa tak, że nawet kilka razy w roku cały zespół wyjeżdża poza miasto, aby w ciszy i spokoju podsumować dotychczasową działalność firmy i porozmawiać o przyszłości. Uczestnicy oczywiście mają zapewnione aktywności, które służą odpoczynkowi, oczyszczeniu umysłu, a jednocześnie zachęcają do kreatywnego spędzania czasu w grupie. Największym wyzwaniem jest fakt, że uczestnicy takich spotkań najprawdopodobniej niejedno już widzieli i znają na pamięć balistykę kulki paintballowej oraz promień skrętu quadów dostępnych na rynku. I tu pojawia się pytanie: co powinno znaleźć się w ofercie, aby pozytywnie ich zaskoczyć, a jednocześnie zachęcić do kooperacji? Na szczęście możliwości jest bardzo dużo! NAJPIERW PODZIELIĆ, NASTĘPNIE POŁĄCZYĆ Nic tak nie zbliża, jak rywalizacja w grupach. To metoda stara jak świat. Dziś, nawet w pracy, jesteśmy plemionami, które wciąż rywalizują i starają się o zwycięstwo. Dział marketingu zawsze będzie chciał udowodnić, że jest lepszy od sprzedaży, a logistyka zrobi wszystko, aby przekonać, że jest skuteczniejsza od ekipy z IT. Wystarczy to wykorzystać. Jednak zamiast podkręcać biurowe współzawodnictwo, musimy zbudować plemiona od nowa. Krótko mówiąc, mieszamy ze sobą załogę na „chybił trafił” i tworzymy nowe zespoły. Członkowie drużyn muszą ze sobą współpracować, choć w ich składzie znajdują się przedstawiciele różnych firmowych plemion. Jest to wskazane zwłaszcza tam, gdzie jest duża rotacja kadr i bardzo często pojawiają się nowi pracownicy. Dzięki wspólnej zabawie wszyscy lepiej się poznają i dowiedzą o sobie czegoś nowego. A jeśli scenariusz wydarzenia zakłada działania w grupach, które na końcu muszą połączyć swoje siły, aby uzyskać idealny efekt końcowy, mamy do czynienia z integracją doskonałą. BUDOWA ŻYJĄCEGO MECHANIZMU Maszyna Goldberga to genialne urządzenie stworzone przez amerykańskiego rysownika i wynalazcę Reubena Goldberga. Działanie mechanizmu wykorzystuje podstawowe prawa fizyki oraz efekt domina. Chodzi o to, aby raz wprawiona Tekst: Przemysław Pichalski IMPREZA INTEGRACYJNA DLA PRACOWNIKÓW. ZRÓB TO Z POMYSŁEM Z artykułu dowiesz się: Jak zaskoczyć klienta, który widział wszystko. Kiedy integrować poprzez rywalizację. W jaki sposób sztuka może służyć budowaniu relacji pomiędzy pracownikami. Jak wzbudzić zaangażowanie wśród uczestników wyjazdu integracyjnego. Partner wydania: 4 TEMAT NUMERU
w ruch maszyna przekazała energię kinetyczną – od początku do samego końca. Budowanie maszyny Goldberga to zaawansowana wersja zabawy z dominem, z tą różnicą, że do wykorzystania mamy całą masę dźwigni, przekładni, wahadeł, spirali, drewnianych klocków i innych gadżetów. Najciekawsze jest to, że każdy może ją zbudować, gdyż poziom skomplikowania projektu zależy od kreatywności i zaangażowania uczestników. Tu nie ma planów oraz instrukcji obsługi. Jest tylko człowiek i jego pomysłowość. Dzieląc grupę na mniejsze zespoły, wystarczy przydzielić im fragment przestrzeni i udostępnić podstawowe elementy, z których mogą stworzyć maszynę. Od teraz wszyscy muszą współpracować w ramach zespołu, a dodatkowo być w stałym kontakcie z sąsiadami. Tam, gdzie jedni kończą swoją pracę, inni ją zaczynają. Czemu służy ta niepozorna maszyna? Przede wszystkim wywoływaniu pozytywnych emocji oraz integracji. Radość, jaka się wyzwoli po uruchomieniu całości, jest nie do opisania. INTEGRACJA POPRZEZ TWÓRCZOŚĆ Innym prostym pomysłem, opartym na tej samej zasadzie co budowanie maszyny, jest wspólne malowanie reprodukcji znanego obrazu. Tu oczywiście kryje się mała niespodzianka. Zespoły na początku pracy mogą zobaczyć oryginał w całości, lecz później udają się do swoich pracowni, gdzie muszą namalować jedynie fragment dzieła. Ważne jest, aby malowidło było pełne szczegółów. Może to być rozbudowany pejzaż, fragment znanej bitwy lub rekonstrukcja ważnego historycznego wydarzenia. Grupy powinny mieć ze sobą ograniczony kontakt. Może to być jedynie rozmowa telefoniczna lub wysyłanie przedstawicieli, których zadaniem będzie korygowanie prac swojej ekipy, tak aby po złożeniu w całość dzieło jak najbardziej przypominało oryginał. Dodatkowym utrudnieniem może być skala płótna. Jeśli twórcy dostaną do dyspozycji podobrazia o rozmiarze 2 na 3 m, będą musieli wykazać się dobrym okiem i wyczuciem skali. Najlepsza zabawa zacznie się jednak w momencie łączenia ze sobą wszystkich fragmentów. Dopiero wtedy okaże się, w jakim stopniu zespoły zrozumiały się na odległość. Dodatkowy atut takiego scenariusza to oczywiście nowa atrakcja na ścianie biura, która już na zawsze będzie przypominała udaną imprezę. INSPIRUJĄCE PRACE MANUALNE Podobnym pomysłem jest wspólne malowanie czegoś, co nigdy nie kojarzyło się z płótnem, chociażby samochodu. Każdy z nas może za pomocą prostych środków artystycznego wyrazu zamienić małego fiata w coś, czym to auto nigdy nie było. Wystarczy udostępnić grupom przygotowane odpowiednio samochody, farby i inne dodatki, aby uruchomić kreatywność. Już po kilku chwilach pojawiają się pomysły, jak zwykłego „malucha” zamienić w czołg, prom kosmiczny albo pszczołę, choć zdarzają się jeszcze dziwniejsze projekty. Po zakończeniu prac ma miejsce krótka prezentacja projektów i rozmowa na temat źródeł koncepcji. To niewiarygodne, jak krętymi ścieżkami artystycznej kreacji chadzają myśli uczestników takiej zabawy. Gotowego dzieła nie można niestety zabrać ze sobą, ale pamiątkowe zdjęcia pozostaną jako dowód nietypowej zabawy, podczas której zintegrowali się pracownicy danej firmy. WIELE DRÓG, WSPÓLNY CEL Wspólna zabawa potrafi zmienić zwykły firmowy wyjazd w integrację. Nawet gdy uczestnicy nie widzą się w trakcie wydarzenia, ich szlaki powinny się przeciąć pod koniec. Jeśli pracownicy lubią się przemieszczać, można ich zabrać w teren. Wystarczy mapa lub plan z zaznaczonymi punktami, do których trzeba dotrzeć, aby zdobyć informacje o celu podróży. To mogą być współrzędne geograficzne miejsca, w którym czeka kolacja. Taka zachęta z całą pewnością sprawi, że wszyscy będą chcieli dotrzeć do mety jak najszybciej. Wielką zaletą tej zabawy jest możliwość jej realizacji praktycznie w każdym miejscu. Dla ambitnych może to być kilkadziesiąt hektarów lasu lub całe miasto, natomiast dla rozleniwionych – okolice hotelu, w którym odbywa się spotkanie. W każdym przypadku można podnieść poprzeczkę trudności, poprzez zachęcenie grupy do wykonywania różnych zadań przerywających zabawę. Najbardziej zaangażowani dostaną więcej punktów lub dodatkowe podpowiedzi co do celu podróży. Często aktywność, która z założenia była zwykłym spacerkiem, zamienia się w bieg przełajowy z emocjami. FIKCJA NA GRANICY Z RZECZYWISTOŚCIĄ Jednym z najbardziej angażujących pomysłów na integrację pracowników jest wciągnięcie ich w historię, którą sami ożywiają. Tu z pomocą przychodzą „gry scenariuszowe”. Zaczyna się od podziału na grupy i krótkiego wprowadzenia w klimat zabawy, aby następnie przenieść uczestników do skażonej strefy, z której trzeba się wydostać, lub miejsca, w którym ktoś popełnił morderstwo. Zadaniem gości będzie oczywiście rozwikłanie zagadki i wskazanie sprawcy. Przed animatorami zabawy stoi duże wyzwanie aktorskie, ponieważ bez aktorskich umiejętności nie będzie łatwo wpłynąć na zaangażowanie uczestników. Czasami fikcja przenika się z rzeczywistością i trzeba wtedy studzić zapędy uczestników, którzy przesłuchując instruktora odgrywającego rolę Partner wydania: 5
podejrzanego, chcą zmusić go do ujawnienia informacji, wykorzystując metody, których nie pochwalają międzynarodowe organizacje broniące praw człowieka. Bogactwo pomysłów i możliwości jest tu przeogromne, a charakter i skala opowieści zależą od budżetu, jaki będzie miała do dyspozycji agencja eventowa. Spectrum możliwości jest szerokie – od najprostszego zestawu gadżetów, przez światła i wytwornice dymu, aż po multimedialne rozwiązania. GAMING NA CZASIE Mówiąc o multimediach, należy wspomnieć o elektronicznych zabawkach dla dorosłych. W czasach rosnącej popularności gamingowych mistrzostw różnego szczebla warto zorganizować firmowe igrzyska komputerowe. Wbrew powszechnej opinii nie jest to zabawa jedynie dla panów. Panie bardzo dobrze odnajdują się w świecie komputerów i cyfrowej rywalizacji. Jeśli konferencja organizowana jest w nowoczesnym klimacie, zabawa przed ekranem będzie idealnym przerywnikiem. Możliwości jest dużo: od PlayStation, przez samochodowe symulatory, aż po okulary z wirtualną rzeczywistością. VR to nie tylko interaktywne gry o różnym stopniu trudności, lecz także filmy, prezentacje, a nawet aplikacje służące szkoleniu pracowników w zakresie obsługi skomplikowanego i drogiego sprzętu. CSR FORMĄ INTEGRACJI Zabawa i działania społecznie odpowiedzialne? Takie połączenie jest możliwe! To jedna z największych ciekawostek ostatniego sezonu. Dzięki kreatywności całego zespołu wspólne działanie można zamienić w realną pomoc. Na początek wystarczy mieć szeroko otwarte oczy. W sąsiedztwie każdej firmy znajdują się na pewno instytucje, które potrzebują wsparcia. Nie chodzi tu tylko o pieniądze. Często ważniejsze jest zaangażowanie wszystkich pracowników, ich czas, poświęcenie i umiejętności. Niejeden psiak ze schroniska, ucieszy się na widok nowej budy, czy niejeden ptak zaśpiewa wesoło, gdy wraz z rodziną będzie mógł zasiedlić nową budkę lęgową. W wielu domach dziecka czy ośrodkach opieki problemem jest przeprowadzenie drobnego remontu. I nie warto się zbyt długo zastanawiać, czy jesteśmy mistrzami świata w budowaniu z drewna, czy wykańczaniu pomieszczeń. Najczęściej chodzi o to, żeby się zaangażować i zrobić coś dla kogoś. Dodatkowy aspekt, czyli integracja, stanowi naturalny wynik takich działań. W PROSTOCIE SIŁA Często w przypadku firmowej imprezy integracyjnej najlepiej sprawdzają się pomysły, które nie są zbyt skomplikowane. W końcu celem jest umysłowy „reset”, oddech w trakcie ważnej konferencji lub szkolenia. W takich przypadkach praca na najwyższych obrotach może zbytnio zmęczyć i tak już wyczerpanych ludzi. Oczywiście za każdym razem, gdy trzeba przygotować zadania dla firmy, dobrze jest przedyskutować cele, jakie przed pracownikami będzie chciał postawić ich szef. Bywa, że zamiast rozbijania na przypadkowe grupy należy skupić się na wzmacnianiu więzi w już istniejących zespołach. W takich przypadkach rywalizują ze sobą całe działy lub piony produkcyjne. Czasem impreza integracyjna może być zwieńczeniem długofalowych działań, podczas których pracownicy przygotowywali grunt pod to wydarzenie. To wszystko można wykorzystać, aby w twórczy sposób zorganizować najbardziej zaskakujący event roku. PRZEMYSŁAW PICHALSKI // prezes zarządu agencji eventowej Bartbo Pracę w branży eventowej poznał od podstaw – od instruktora, przez koordynatora eventów, managera marketingu, aż po prezesa zarządu. Członek rady etyki Stowarzyszenia Branży Eventowej. Zdobywca nagrody MP Power Award w kategorii aktywny outdor/teambuilding. Obecnie prezes zarządu agencji eventowej Bartbo. Przygodę z Bartbo zaczął jeszcze w trakcie studiów. NAPISZ DO AUTORA: przemek.pichalski@bartbo.pl Partner wydania: 6 TEMAT NUMERU
Rok 2018 niezaprzeczalnie należał do treści video w mediach społecznościowych, które cały czas zyskują na popularności, szczególnie w kanałach mobile. Jak podaje Facebook, czas, który użytkownicy spędzają na oglądaniu transmisji na żywo, zwiększył się aż czterokrotnie, a oglądalność video na Instagramie wzrosła o 80%! Jednocześnie „treści ruchome” zaczęły odgrywać kluczowe znaczenie w samej promocji wydarzeń. Szacuje się, że do 2020 r. 80% ruchu mobilnego będą stanowić właśnie tego typu treści. Co nas czeka w 2019 r.? Zdecydowanie zwiększona popularność materiałów video nakręconych podczas rzeczywistych wydarzeń. Kwestia tylko, czy dobrze je przygotujemy. Dlaczego warto wykorzystywać formaty video? Zdjęcia nie oddadzą ducha wydarzenia i jego atmosfery w takim stopniu jak film. Nie da się ukryć, że jeden obraz przekazuje więcej niż tysiąc słów, tym bardziej tysiące pojedynczych stopklatek składających się na jeden film. Materiały video pozwalają na wykreowanie wśród widzów, nieuczestniczących w wydarzeniu, efektu FOMO (Fear of missing out), czyli wrażenia, że ominęło ich coś istotnego. Dzięki odczuciu tej „straty” widzowie będą bardziej skłonni do uczestnictwa w kolejnych wydarzeniach tego typu. Innymi słowy, materiały filmowe pomogą Ci wypromować kolejne eventy. To również ukłon w stronę Twoich wiernych fanów, którzy nie mogli pojawić się na wydarzeniu, więc mają szansę biernego „uczestnictwa”. Na etapie planowania wydarzenia i jego promocji zastanów się, jakie materiały będziesz chciał utrwalić podczas samego eventu oraz gdzie będziesz publikować treści video. Każde z mediów społecznościowych rządzi się swoimi prawami i wymaga innych formatów oraz długości filmów. Twoje materiały powinny być rozplanowane, a najlepiej, gdybyś miał scenariusz. Przemyśl również, jaki sprzęt wykorzystasz do nakręcenia video – czasami wystarczy wyłącznie telefon komórkowy z dobrej jakości aparatem. POMYSŁY NA FILMY VIDEO PODCZAS WYDARZEŃ WYKORZYSTAJ TRANSMISJE NA ŻYWO! Dlaczego warto relacjonować wydarzenia na żywo? Aktualnie to jeden z najbardziej promowanych przez Facebooka formatów. Wszyscy fani Twojego fanpage’a dostają powiadomienie o tym, że rozpocząłeś transmisję. Transmisje na żywo są również niezwykle angażujące. Statystyki mówią same za siebie: użytkownicy spędzają cztery razy więcej czasu na ich oglądaniu oraz komentują 10 razy częściej w odróżnieniu od normalnego video. Ponadto szacuje się, że aż 30% osób oglądających transmisje prawdopodobnie weźmie udział w kolejnej edycji wydarzenia ROK 2019 – ROKIEM VIDEO EVENTÓW W SOCIAL MEDIACH Z artykułu dowiesz się: Dlaczego warto wykorzystywać formaty video podczas eventów. Jak powinna wyglądać checklista procesu planowania video do social mediów. Jakie rodzaje video są najbardziej skuteczne. W jaki sposób wykorzystać aplikacje mobilne do obróbki materiałów. Tekst: Anna Ledwoń Rys. 1. Filmy nagrywane podczas wydarzeń marketingowych z cyklu CRASH Mondays na potrzeby widzów niemogących wziąć udział w wydarzeniu Partner wydania: 8 OKIEM EKSPERTA
lub w evencie organizowanym przez tę samą firmę. Co ważne, transmisja na żywo jest zdecydowanie tańszym rozwiązaniem niż nakręcenie dłuższego materiału video. Dużym atutem jest, że nie musisz transmitować całego wydarzenia na Facebooku! Dotyczy to w szczególności płatnych wydarzeń, ponieważ osoby, które zakupiły bilety, mogłyby poczuć się oszukane. Wystarczy, że wybierzesz jedną prezentację lub najbardziej spektakularny czy angażujący fragment wydarzenia. Transmisję na żywo możesz również przeprowadzić na Insta Stories – coraz częściej i chętniej wybieranym przez użytkowników instagramowym narzędziu. INSTA STORIES Czyli efemeryczne (znikające po 24 go- dzinach) treści na Instagramie, które mogą w doskonały sposób posłużyć do pokazania tła wydarzenia bądź jego krótkich fragmentów. Baw się formatami i wykorzystuj krótkie nagrania oraz boomerang, czyli zapętlone, kilkusekundowe filmiki. TESTYMONIAŁY Wykorzystaj uczestników wydarzenia do nagrania opinii o Twoim evencie. Uwaga: przygotuj zgody na wykorzystanie wizerunku! Aby zachęcić gości do wystąpienia przed kamerą, możesz zaoferować im zniżki na Twoje produkty czy usługi, gadżety czy rabat na kolejny event. #DOOKOŁA, CZYLI 360! Filmy w technice VR zyskują na znaczeniu i popularności. W ten sposób możesz pokazać obiekt, w którym odbywa się wydarzenie, oraz wszystkich obecnych gości. Tego typu video daje odbiorcom możliwość kontroli obrazu dzięki ekranowi dotykowemu w smartfonie lub poruszaniu myszką na komputerze. REPORTAŻ Z WYDARZENIA Jest to najbardziej angażujący format, wymagający uprzedniego stworzenia scenariusza i niejednokrotnie zainwestowania w odpowiednią ekipę filmową. Możesz również stworzyć cykl filmów z wystąpieniami prelegentów lub relację z koncertu – w zależności od formy Twojego wydarzenia. Swoistego rodzaju reportażem może być również nakręcona wcześniej i opublikowana na fanpage’u transmisja na żywo! 1. Idea – zastanów się, jakie masz pomysły na content i jakie filmy chciałbyś stworzyć. 2. Wybierz serwisy mediów społecznościowych, w których będziesz dystrybuować treści. 3. Wypadkową dwóch pierwszych punktów powinno być przygotowanie odpowiedniego sprzętu. 4. Nagraj materiał. 5. Wybierz programy do edycji filmów. 6. Opublikuj video i mierz efekty swoich działań! Checklista procesu planowania video z eventu do mediów społecznościowych: Rys. 2. Przykład transmisji na żywo z wydarzenia Rys. 3. Przykład transmisji na żywo z wydarzenia Rys. 4. Przykład testymoniału Partner wydania: 9
DOBÓR SERWISÓW SOCIAL MEDIA I SPECYFIKA TWORZENIA VIDEO Oczywiście powinieneś wybrać te serwisy społecznościowe, w których obecnie jest dostępna Twoja marka. Jeżeli zdecydowałeś się na Facebooka, Twój film powinien być krótki (nie dłuższy niż 15-30 sekund), aby mieć pewność, że użytkownik obejrzy materiał do końca. Najbardziej dynamiczną i angażującą treść filmu warto umieścić już na początku. Zdecydowanie nie powinno być to logo. Masz tylko kilka sekund, aby zaangażować użytkownika. Wykorzystaj filmy w formacie pionowym bądź prostokątnym, ponieważ większość użytkowników (ponad 90%) przegląda Facebooka na telefonie, z ekranem ustawionym pionowo! Wypełnisz wtedy jak największą powierzchnię ekranu użytkownika. W przypadku wyboru Instagrama pamiętaj o tym, aby Twój film miał proporcje 4 : 5 oraz wymiary 864 × 1080. Tutaj również przekieruj uwagę na kilka pierwszych sekund nagrania. Twój film powinien trwać minimalnie 3 sek., a maksymalnie minutę! W przypadku Insta Stories masz 15 sek. na poszczególne relacje (pojedyncze stories), ale obecnie możesz publikować również dłuższe materiały. Pojedyncze stories utworzą płynną historię. Wykorzystuj natywnie wbudowane do Twoich stories funkcje, takie jak dodawanie napisów, ankiety, rysowanie czy pytania. Film na kanale YouTube może być zdecydowanie dłuższym formatem, trwającym nawet godzinę. Tutaj świetnie sprawdzą się takie treści, jak reportaż czy wystąpienia prelegentów. Sięgnij do źródła i dowiedz się więcej o tworzeniu filmów na YouTube z Creator Academy – dostępnej w wersji polskojęzycznej. Ponadto: ∞∞ Pamiętaj o napisach, w szczególności, gdy chcesz opublikować film na Facebooku. Praktycznie 85% filmów oglądanych jest tam bez dźwięku. Na Instagramie natomiast ogranicz liczbę słów – to medium typowo obrazkowe! ∞∞ Niech Twój przekaz będzie maksymalnie prosty! Zastanów się, co chcesz przekazać za pomocą filmu swoim odbiorcom, uwzględniając konkretny kanał? ∞∞ Jeżeli chcesz opublikować więcej niż jeden film z wydarzenia, pamiętaj o tym, aby stworzyć odpowiednie playlisty, które pomogą Twoim użytkownikom odnaleźć się w dodanych treściach. ∞∞ Przypnij gotowy film jako post na górze fanpage’a – pozwoli to Twoim użytkownikom na zapoznanie się z materiałem z wydarzenia bezpośrednio po wejściu na stronę. Rys. 5. Najlepsze praktyki dotyczące proporcji filmów. Źródło: Facebook Masz tylko kilka sekund, aby zaangażować użytkownika. Wykorzystaj filmy w formacie pionowym bądź prostokątnym, ponieważ większość użytkowników (ponad 90%) przegląda Facebooka na telefonie, z ekranem ustawionym pionowo! Wypełnisz wtedy jak największą powierzchnię ekranu użytkownika. W przypadku wyboru Instagrama pamiętaj o tym, aby Twój film miał proporcje 4 : 5 oraz wymiary 864 × 1080. Tutaj również przekieruj uwagę na kilka pierwszych sekund nagrania. Partner wydania: 10 OKIEM EKSPERTA
∞∞ Filmy wgrywaj bezpośrednio na Facebooka! Posty z linkami do YouTube osiągają na Facebooku najmniejsze zasięgi. ∞∞ Upewnij się, czy Twój film ma CTA (call to action), czyli wezwanie do działania. Istotne są takie narzędzia, jak subskrypcja kanału, przejście na stronę internetową, ewentualnie zakup biletu na kolejne wydarzenie lub po prostu wystawienie komentarza. ∞∞ Pamiętaj o miniaturze – może to być stopklatka z filmu. Przygotuj wcześniej specjalną grafikę z krótkim napisem – sugestią, czego dotyczy film. Jeżeli wybrałeś kilka kanałów social media, nie wgrywaj tego samego filmu wszędzie! Przygotuj krótki teaser na Insta Stories bądź post na Instagram. Wybierz najbardziej dynamiczne fragmenty z filmu i umieść je na Facebooku, odsyłając do kanału YouTube (najlepiej bez linkowania). Jednocześnie zamieść cały film na YouTube. CZY MUSISZ KORZYSTAĆ Z DROGIEGO SPRZĘTU I EKIPY FILMOWEJ? W przypadku dłuższego reportażu, który chciałbyś wykorzystać nie tylko w social mediach, koniecznością jest wynajęcie profesjonalnej ekipy filmowej lub skorzystanie z profesjonalnego sprzętu. Na szczęście tworząc video do mediów społecznościowych, wystarczy Ci smartfon z dobrą kamerą. Nie zapomnij o stabilizacji obrazu, czyli tripodzie lub gimbalu. Nikt nie chce oglądać filmu nagranego trzęsącą się ręką. Jeżeli podczas wydarzenia jest głośno lub nagrywasz obraz z oddali, zainwestuj w dodatkowy mikrofon do smartfona. Staraj się nagrywać w dobrze oświetlonych miejscach. Oczywiście najlepiej wyglądają te filmy, gdzie światło jest naturalne, ale możesz również zainwestować w dodatkowe lampy. ANNA LEDWOŃ // creative director More Bananas Fascynatka mediów społecznościowych oraz marketingu internetowego. Doświadczenie zdobywała podczas pracy w dwóch krakowskich agencjach inter- aktywnych. Obecnie dyrektor kreatywna w agencji More Bananas. Autorka tekstów eksperckich do takich magazynów, jak „Online Marketing”, „Social Press”, „AdMonkey”, „Nowy Marketing” czy „Wirtualne Media”. Występowała na wielu konferencjach branżowych, szkoląc z social media, kampanii internetowych czy Facebook Ads. Organizatorka i pomysłodawczyni CRASH Mondays – cyklicznych spotkań z zakresu marketingu w Krakowie. Ukończyła studia podyplomowe z zakresu technologii informacyjnych w marketingu, a także studia magisterskie z zarządzania i marketingu na Akademii Górniczo-Hutniczej. NAPISZ DO AUTORKI: ania.ledwon@morebananas.pl Tab. 1. Narzędzia i aplikacje pomocne przy tworzeniu video Narzędzia i aplikacje Możliwości wykorzystania BIteable Animoto Powtoon Proste w obsłudze programy online do tworzenia animacji i video Loopsie Tworzenie cinemagraphów Legend Unfold Piękne i efektywne Insta Stories Lumen5 Tworzenie video na podstawie tekstu Adobe Spark Video Darmowy ekosystem Adobe. Pozwala na obróbkę video. Intuicyjny i przydatny kreator Pexels Video Coverr Stocki z darmowymi klipami video Partner wydania: 11
BRANŻA EVENTOWA TO PRZEDE WSZYSTKIM RELACJE Pasja i chęć rozwoju skłoniły mnie do wyjścia z biura i bezpośredniego kontaktu z branżą. Stwierdziłam, że praca wyłącznie z poziomu biura ogranicza. // ROZMOWA Z KATARZYNĄ MICHALAK, KOORDYNATOREM DS. ORGANIZACJI IMPREZ W PROVIDENT POLSKA. // Partner wydania: 12 TWARZĄ W TWARZ
Jak zaczęła się Pani przygoda z eventami? Jako dwudziestolatka podjęłam pracę w agencji zajmującej się PR-em i eventami, gdzie pracowałam przez 5 lat. Tak naprawdę zajmowałam się koordynacją poszczególnych składowych eventu, takich jak dobór hostess czy koordynacja punktu rejestracji gości. Nieustannie towarzyszył mi głód rozwoju i wyzwań, ale miałam świadomość, że miejsce to w pewnym stopniu blokuje mój potencjał i nie rozwinę w nim skrzydeł. Postanowiłam przejść na drugą stronę barykady i zajęłam się realizacją eventów po stronie klienta końcowego. Była to i jest do dzisiaj firma Provident, w której pracuję od ponad 15 lat. Zajmuję się komunikacją wewnętrzną, a ściślej koordynacją imprez. Provident od wielu lat dostrzega potencjał event marketingu, dlatego nie narzekam na brak pracy, a że eventy są niezwykle dynamiczne, nieustannie jestem zaskakiwana nowymi rozwiązaniami technologicznymi czy trendami. W naszym portoflio mamy przede wszystkim cykliczne eventy, które ewaluowały na przestrzeni lat. Bazujecie Państwo na eventach cyklicznych. Które z nich zrealizowaliście w 2018 r.? Gdzie znajdował się punkt ciężkości tych wydarzeń? Ubiegły rok rozpoczęliśmy coroczną konferencją dla najlepszych pracowników, której przygotowania trwały trzy miesiące. Uwaga została skupiona na merytorycznej prezentacji biznesowej oraz ciekawej oprawie artystycznej. Nawiązaliśmy współpracę z artystką, która wykonała pokaz rysowania piaskiem, oparty na scenariuszu bajki, napisanym na potrzeby naszej firmy. Zwracam na to uwagę, ponieważ pokaz spotkał się z ogromnym zaciekawieniem gości, co potwierdza, że często nie trzeba wiele, żeby pozytywnie zaskoczyć czy nawet zachwycić. Nasza firma realizuje również system motywacyjny, w którym nagrodą są kwartalne wyjazdy dla całego zespołu. Jest to typowa integracja, będąca celem samym w sobie. Staramy się nie powielać schematów i za każdym razem proponujemy uczestnikom nowe rozwiązania. Podczas eventów korzystamy z mówców motywacyjnych, nie tylko biznesowych, ale także ludzi z pasją. Taką osobą jest Karolina Pilarczyk, drifterka, która podczas jednego przemówienia „kupiła” wszystkich gości eventu. Od 8 lat organizujemy mikołajki dla dzieci naszych pracowników. Impreza nietypowa, bo odbywająca się w naszym biurze, które w tym dniu zamienia się w teatr i salę warsztatową. Najciekawsze jest to, że co roku zastanawiam się, czy zmienić charakter tej imprezy i nie przenieść jej w miejsce specjalne dla dzieci. Przeprowadzam w tym celu research wśród pracowników, ale spotykam się z opiniami, że ich pociechy już pół roku przed mikołajkami pytają, kiedy odbędzie się impreza w miejscu pracy mamy czy taty. Również w grudniu zrealizowaliśmy event wyjątkowy – wyjątkowy, bo w Muzeum Narodowym. Galę dla naszych dostawców i partnerów biznesowych zorganizowaliśmy w holu głównym, a goście mieli możliwość zwiedzenia wystaw w towarzystwie wykwalifikowanych przewodników. Przyznam, ze stresowałam się tym wydarzeniem, jednak efekty przerosły moje najśmielsze oczekiwania. Event w Muzeum z racji wielu obostrzeń to nie lada wyzwanie. Jak wyglądały Pani doświadczenia ze współpracy z obiektem tego typu? Muzeum to twardy negocjator i warunki umowy, takie jak maksymalna wysokość dźwięku czy nasycenie światła, nie podlegają dyskusji. Obsługa Muzeum wyszła jednak naprzeciw moim oczekiwaniom i współpraca przebiegła pomyślnie. Okazało się, że elastyczność rozwiązań leży tak naprawdę w gestii pracowników i jeżeli obsłudze danego obiektu zależy na zadowoleniu klienta, potrafi znaleźć odpowiednie rozwiązania. Ku mojemu zaskoczeniu byliśmy w stanie oświetlić Muzeum Narodowe w naszych firmowych kolorach. Efekt był zachwycający. Ma Pani wieloletnie doświadczenie zawodowe, więc mogła zaobserwować zmiany, jakie zaszły w event marketingu na przestrzeni lat. Jakie wnioski nasuwają się Pani na myśl? Zauważam inny punkt spojrzenia na event – zarówno na poziomie rynkowym, jak i w ramach naszej organizacji. Zmienił się przede wszystkim charakter imprez. Kiedyś organizowaliśmy konferencje dla dwóch tysięcy osób, aktualnie dla pięciuset najlepszych pracowników. Nie liczy się skala, a jakość wydarzenia. Kilka lat temu kładło się nacisk na oprawę artystyczną Rozmawiała: Kinga Walczyk Katarzyna Michalak koordynator ds. organizacji imprez w Provident Polska Pierwsze kroki zawodowe stawiała w agencji zajmującej się PR-em i eventami. Następnie przeszła na drugą stronę barykady i od 15 lat organizuje wydarzenia specjalne i zajmuje się komunikacją wewnętrzną w firmie Provident Polska. Jest odpowiedzialna za kompleksową realizację projektu – od powstania pomysłu i budżetowani, przez realizację, aż po rozliczenie. Większość eventów wykonuje sama, jednak przy realizacji dużych wydarzeń koordynuje współpracę z agencjami eventowymi. Najbardziej lubi skomplikowane eventy, będące prawdziwym wyzwaniem – gale i konferencje dla ponad 2000 osób – jednak w międzyczasie zajmuje się także tymi mniejszymi. Uwielbia czytać, szczególnie kryminały, i rozwiązywać zagadki, dlatego dodatkowo ukończyła kryminalistykę i prawo dowodowe na Uniwersytecie Warszawskim. Muzeum to twardy negocjator i warunki umowy, takie jak maksymalna wysokość dźwięku czy nasycenie światła, nie podlegają dyskusji. Obsługa Muzeum wyszła jednak naprzeciw moim oczekiwaniom i współpraca przebiegła pomyślnie. Okazało się, że elastyczność rozwiązań leży tak naprawdę w gestii pracowników i jeżeli obsłudze danego obiektu zależy na zadowoleniu klienta, potrafi znaleźć odpowiednie rozwiązania. Partner wydania: 13
czy multimedialną wydarzenia, a aktualnie na merytorykę. Dotyczy to chociażby prezentacji biznesowych, które w przeszłości były robione „na kolanie”, a dzisiaj są tworzone przy pomocy profesjonalnego studia graficznego, ponieważ nie dość, że mają dostarczać łatwo przyswajalnych treści, powinny również być przyjemne w odbiorze. Zmiany objęły także scenografię, na którą przeznaczamy coraz mniejsze budżety, ponieważ nie widzimy większego sensu inwestowania w elementy dekoracji jednorazowego użytku. Dekoracje zastępujemy grą świateł czy rozwiązaniami diodowymi. Zauważyłam też większą profesjonalizację obiektów, zarówno na poziomie obsługi, jak i rozwiązań technicznych, chociaż cały czas zdarzają się przypadki niewykwalifikowanej kadry bądź rozbieżności pomiędzy ofertą danego obiektu a stanem faktycznym. Zadziwiające jest to, że sytuacja dotyczy miejsc z wieloletnią działalnością. Nie mam pojęcia, z czego wynikają te zaniedbania. Realizuje Pani cykliczne wydarzenia dla wieloletnich pracowników, a więc osób, które prawdopodobnie widziały już wszystko. Czy udaje się jeszcze Pani zaskoczyć gości? To prawda, nie jest to łatwe wyzwanie. Średnia pracy w Providencie wynosi ponad 8 lat, co oznacza, że statystyczny pracownik uczestniczył już w 8 eventach danej kategorii. Zaskoczenie nowego pracownika, w szczególności takiego, który przeszedł w nasze struktury z mniejszej organizacji, nie wymaga specjalnego wysiłku. W przypadku doświadczonych pracowników nie jest to takie proste. Przede wszystkim staram się unikać sztampy i za każdym razem wprowadzać nowe elementy, „smaczki”. Większość organizowanych przeze mnie eventów to wydarzenia dla ponad pięciuset osób, a co za tym idzie – mam ograniczone możliwości wyboru obiektu i zapewnienia noclegów wszystkim gościom. Bywa, że kolejne eventy odbywają się w tych samych lokalizacjach, jednak staram się wtedy zaskoczyć gościa scenografią czy oprawą artystyczną. Dużą wagę przywiązuję do detali, ponieważ, jak się nie raz przekonałam, uwagę uczestników przykuwa często właśnie szczegół i to on zapada w pamięć. Przykładem może być nasza coroczna konferencja, na potrzeby której kreujemy hasła przewodnie. Zeszłoroczne motto brzmiało: „Razem możemy więcej” i stało się ono tak naprawdę motywem przewodnim wydarzenia. Kontynuację hasła uwzględniliśmy na opaskach dla gości, którzy na starcie eventu mogli wybrać sobie, na nich widniały napisy: „Razem możemy pójść na kawę”, „Razem możemy zatańczyć” etc. Oczywiście opaski to nie wszystko – hasła pojawiały się na każdym etapie wydarzenia. Nie zabrakło ich nawet w hotelowych pokojach czy łazienkach. Goście wydarzenia docenili koncept, a ich opinie dotyczące eventu, a zwłaszcza opasek, były bardzo pochlebne. A hasło „Razem możemy więcej” stało się motywem samym w sobie na cały rok. Co do opinii gości: w jaki sposób weryfikuje Pani te oceny? Jakie narzędzia ułatwiają Pani analizę skuteczności danego wydarzenia? Oczywiście każdy event ma inny cel i to na nim skupiam uwagę. W przypadku zwykłej integracji cel to dobra zabawa uczestników. Natomiast w przypadku konferencji sytuacja jest bardziej skomplikowana, ponieważ goście oczekują merytoryki, ale przekazanej w atrakcyjny sposób. Narzędziem, które ułatwia mi pracę, zarówno na poziomie planowania, jak i analizy zrealizowanego wydarzenia, jest nasz firmowy intranet. Nie ukrywam, że poniekąd dostosowałam go do własnych potrzeb. Narzędzie to umożliwia tworzenie specjalnych stron poświęconych wydarzeniu. Świetnym rozwiązaniem jest także możliwość samodzielnej rezerwacji pokoi hotelowych. W przypadku 1600 pracowników, zaproszonych na wydarzenie, ma to sens, ponieważ gdybym musiała samodzielnie pytać wszystkich, z kim chcieliby współdzielić Natomiast w przypadku konferencji sytuacja jest bardziej skomplikowana, ponieważ goście oczekują merytoryki, ale przekazanej w atrakcyjny sposób. Narzędziem, które ułatwia mi pracę, zarówno na poziomie planowania, jak i analizy zrealizowanego wydarzenia, jest nasz firmowy Intranet. Nie ukrywam, że poniekąd dostosowałam go do własnych potrzeb. Narzędzie to umożliwia tworzenie specjalnych stron poświęconych wydarzeniu. Foto: Robert A. Szarapka dla MeetingPlanner.pl Partner wydania: 14 TWARZĄ W TWARZ
pokój, straciłabym na to zbyt wiele czasu i energii. Intranet daje również możliwość tworzenia ankiet satysfakcji z eventu. Oczywiście każdorazowo omawiam wyniki badań z zarządem oraz staram się wcielać w życie uwagi uczestników. Ponadto po każdym dużym wydarzeniu pracownicy wyrażają swoje opinie i sugestie w ankiecie, dzięki czemu mamy informacje od szerszej i mocno zróżnicowanej grupy docelowej. Jest Pani wyrazistą postacią, a Pani obecność w branży nie pozostaje niezauważona. Skąd ta otwartość na aktywny udział w rozwoju branży? Nie jest to przecież częsta praktyka wśród przedstawicieli klientów końcowych. Branża eventowa to przede wszystkim relacje. Myślę, że to pasja i chęć rozwoju skłoniły mnie do wyjścia z biura i bezpośredniego kontaktu z branżą. Stwierdziłam, że praca wyłącznie z poziomu biura ogranicza. Prawdopodobnie zbyt dużo by mi umykało, a przecież zależy mi na tym, by każdy realizowany przeze mnie event był wyjątkowy. Rynek dynamicznie się rozwija. Dostępne są dla nas zupełnie inne narzędzia niż piętnaście lat temu. Uważam, że event manager siedzący w zamknięciu nie może być dobrym ekspertem w branży, ponieważ bierna postawa stoi w sprzeczności ze specyfiką tej pracy. Dzięki bezpośredniemu budowaniu relacji nawiązuję trwałe kontakty, dzięki czemu mam wsparcie na każdym etapie realizacji projektu. Jeżeli mam jakiś problem, wiem, do kogo zadzwonić i podpytać o sprawdzone rozwiązania. Kiedyś nie wiedziałam, jak wstawić samochód na pierwsze piętro w hotelu. Wykonałam telefon do znajomej z branży samochodowej, która w ekspresowym tempie podpowiedziała gdzie, jak i z czyją pomocą to zorganizować. Oczywiście mogłabym poszukiwać sugestii w internecie, ale czy udałoby mi się znaleźć rzetelne informacje? Kilka lat temu zaczęłam uczestniczyć w spotkaniach wyjazdowych dla przedstawicieli branży eventowej. Podczas takich spotkań mam okazję nawiązania bezpośrednich relacji z dostawcami, co uważam za niezastąpioną okazję zweryfikowania oferty rynkowej. Co najważniejsze, każdorazowo nawiązuję długotrwałe relacje z bardzo ciekawymi i pomocnymi ludźmi. Od kilku lat zasiadam w jury konkursu MP Power Awards, co również uważam za zasługę wyjścia poza biuro. Co w Pani odczuciu jest największą bolączką branży? Zauważam wiele niedociągnięć we współpracy na linii klient – agencja eventowa. Mam tutaj na myśli przede wszystkim etap briefowania i otrzymywania propozycji od agencji. Zdarza mi się otrzymywać oferty od agencji z oznaczeniem „oferta szyta na miarę”. Od razu wydaje mi się to podejrzane i rzeczywiście analiza propozycji potwierdza moje obawy. Dochodzi do tak kuriozalnych sytuacji, że agencja nie zmieniła nawet nazwy firmy, czyli mam niezbity dowód, że dostałam dokładnie tę samą ofertę „szytą na miarę”, co inna firma. Po prostu agencja sprzedała identyczną propozycję kilku innym klientom i była przekonana, że my również ją kupimy. Najgorsze są sytuacje, gdy dokładnie podkreśliłam w briefie, jakie rozwiązania mnie nie interesują, natomiast oferta i tak je uwzględnia. Wracam do tych agencji z zaczepnym pytaniem, dlaczego sądzą, że zaproponowane przez nie rozwiązania są dla nas idealne. Jaką odpowiedź otrzymuję? „Bo u innych się sprawdza”. Ja jednak nie chciałabym być traktowana jak inni, lecz indywidualnie. Drażni mnie również naciąganie na koszty. Mam świadomość cen rynkowych i potrafię ocenić, czy zasugerowane koszty są zawyżone. Nie przeszkadza mi wyższa marża, ponieważ w takiej sytuacji agencja uczciwie przyznaje, jaki zarobek ją interesuje. Niestety, często bywa tak, ze marża jest na poziomie rynkowym, czyli 6-7%, ale wyszczególnione koszty nie są zgodne z rzeczywistymi cenami. Od pewnego czasu mamy wytypowane wybrane agencje eventowe do stałej współpracy, które każdorazowo briefujemy. Firmy te wygrały nasze przetargi i podpisaliśmy z nimi umowy ramowe. Jeżeli nie są one w stanie zaoferować tego, czego oczekuję, briefuję kolejne. Oceniam jednak tę współpracę dobrze, ponieważ wspomniane agencje znają moje oczekiwania, a ja jestem przekonana, że traktują mnie indywidualnie. Niestety, bolączką bywa również bezpośrednia współpraca z firmami dostawczymi. Korzystam z takich rozwiązań przy eventach mniej zaawansowanych logistycznie. Nie mam wtedy potrzeby współpracy z agencją eventową i rezygnuję z jej pośrednictwa. Moim zdaniem, wśród firm dostawczych brakuje profesjonalnych koordynatorów projektu albo chociażby osoby wyznaczonej do kontaktu z klientem. Bardzo często firmy te pracują w chaosie, bez osoby zajmującej się wyłącznie obsługą klienta, co niestety utrudnia współpracę. Pracuje Pani w Providencie już 15 lat, a nadal Pani opowiada o swojej pracy z pasją i zaangażowaniem. Jak to możliwe? Teoretycznie kilkanaście lat pracy w jednym miejscu może wydawać się pierwszym krokiem do wypalenia zawodowego, jednak rynek eventowy nieustannie ewoluuje, a wraz z nim zmieniają się koncepcje wydarzeń. W naszej branży nie ma mowy o stagnacji czy nudzie. Poza tym eventy to moja pasja. Kocham w nich właśnie tę różnorodność oraz brak przewidywalności. Nieustannie dostarczają mi adrenaliny. Jestem osobą wielozadaniową, więc doceniam szerokie spectrum obowiązków. Być może kogoś innego przerażałby taki charakter pracy, dla mnie jednak jest to spełnienie marzeń. Rynek dynamicznie się rozwija. Dostępne są dla nas zupełnie inne narzędzia niż piętnaście lat temu. Uważam, że event manager siedzący w zamknięciu nie może być dobrym ekspertem w branży, ponieważ bierna postawa stoi w sprzeczności ze specyfiką tej pracy. Dzięki bezpośredniemu budowaniu relacji nawiązuję trwałe kontakty, dzięki czemu mam wsparcie na każdym etapie realizacji projektu. Partner wydania: 15
Na drodze każdego przedsiębiorcy oraz event managera w pewnym momencie pojawia się istotna kwestia, którą (niestety) na polskim rynku wciąż się bagatelizuje. Mam na myśli dokładną analizę konkurencji. Rzadko kiedy jest ona dobrze wykonywana, w szczególności przez start-upy i firmy, które mają poniżej 10 mln przychodu. Jeżeli znajdujesz się w którejś z ww. grup i przeznaczasz na analizę kilka – kilkadziesiąt godzin, to już prawdopodobnie jesteś kilka kroków dalej niż inni. Przygotowanie uproszczonej analizy konkurencji może bowiem zająć Ci zaledwie kilka bądź kilkadziesiąt godzin (tak, zaledwie, szczególnie w skali długoterminowej). A jest to proces niezwykle istotny, ponieważ dostarczy Ci kluczowych informacji, choćby na temat tego, w jaki sposób konkurencja pozyskuje nowych klientów. PIERWSZE KROKI ANALIZY KONKURENCJI Najlepszym sposobem na przeprowadzenie uproszczonej analizy konkurencji (jeżeli nie masz jeszcze niezbędnej specjalistycznej wiedzy analitycznej) jest stworzenie arkusza kalkulacyjnego (Excel, Google Sheets). Można zrobić to również w zeszycie, ale zakładam, że ma służyć to nie tylko ćwiczeniom, więc wszystko, co robisz, powinno być dostępne z poziomu dysku online, tak aby Twój zespół czy Twoi podwykonawcy mogli z tego dokumentu skorzystać. Co powinno się znajdować w analizie konkurencji i od czego zacząć? Powinieneś uświadomić sobie, że zależy Ci na kilku rzeczach. Przede wszystkim musisz dowiedzieć się, jak Twoja konkurencja pozyskuje klientów, rozmawia z nimi, utrzymuje ich i do nich dociera (jakich kanałów używa). Odpowiedzi na te pytania będą stanowić punkt wyjścia dobrze wykonanej analizy. Upewnij się więc, że tak zatytułowane kolumny znajdą się w Twoim arkuszu. ZDEFINIUJ TWOJĄ KONKURENCJĘ W pierwszej kolejności powinieneś określić, na jak bardzo konkurencyjnym rynku funkcjonujesz i zastanowić się, czy chcesz zbadać tylko swoją bezpośrednią konkurencję, czy również pośrednią. ANALIZA KONKURENCJI – ZRÓB TO PROFESJONALNIE I OSIĄGNIJ SUKCES Z artykułu dowiesz się: Od czego zacząć analizę konkurencji. Jak zdefiniować konkurencję. W jaki sposób wykorzystać wnioski z analizy. Tekst: Marek Piasek Partner wydania: 16 MARKETING I PROMOCJA
Jeżeli pracujesz np. w branży szkoleniowej, Twoją bezpośrednią konkurencją są inne organizacje zajmujące się szkoleniami, a Twoją konkurencją pośrednią będą wszelkie inne sposoby na podnoszenie kompetencji. W większości przypadków wystarczy Ci przeanalizowanie ok. 100 konkurentów na Twoim rynku. Jeżeli pracujesz na mało konkurencyjnym rynku, to prawdopodobnie wystarczy Ci zapoznanie się z ok. 25 różny- mi podmiotami. Im więcej środków chcesz przeznaczyć na prowadzenie kampanii marketingowej oraz na pozyskiwanie nowych klientów, tym dokładniej powinieneś przyjrzeć się swojej konkurencji. POSZUKUJ NOWYCH ROZWIĄZAŃ Jeżeli Twoja konkurencja kontaktuje się z klientami drogą elektroniczną, to być może warto zastanowić się, czy zaoferowanie przez Ciebie możliwości kontaktu telefonicznego będzie wygodniejsze dla potencjalnych klientów. Być może klienci potrzebują takiej formy kontaktu. Zweryfikuj, czy Twoja konkurencja funkcjonuje w sieci? Jeżeli jej nie ma, to może to oznaczać dwie rzeczy: albo Twoi klienci nie chcą kupować przez internet, albo nikt im jeszcze tego nie umożliwił. Jeżeli nie mieli takiej możliwości, a Ty chcesz być pierwszą firmą, która wyjdzie z taką inicjatywą, podejmujesz ryzyko biznesowe. Jeżeli zaryzykujesz trafnie, z pewnością zyskasz, a tym samym rozwiniesz swój biznes. Jeżeli dopiero startujesz i masz niewielki budżet marketingowy, to nie opłaca Ci się być pionierem. Dużo łatwiej będzie Ci skopiować albo, używając ładniejszego słowa, „zmodelować” działania swojej konkurencji. Analizę wykonujesz po to, żeby zweryfikować, co działa, a co nie. WDRAŻANIE NOWYCH ROZWIĄZAŃ Jeżeli masz stronę internetową i wiesz, że Twoja konkurencja również nią dysponuje, możesz skorzystać z bardzo przydatnego narzędzia, którym jest Similarweb. Dzięki niemu jesteś w stanie zweryfikować źródło klientów na Twojej stronie. Innymi słowy, dowiesz się, w jaki sposób klienci odnaleźli Twoją stronę. Być może zostali przekierowani z innych 1. Nazwa firmy. 2. Adres strony internetowej. 3. Linki do mediów społecznościowych. 4. Liczba interakcji w mediach społecznościowych, np. jak dużo komentarzy otrzymują, kto komentuje (wejdź w komentarz i sprawdź, kim są te osoby, czym się zajmują, co ich interesuje itd.). 5. W jaki sposób konkurencja pozyskuje klientów? 6. Jak wygląda konstrukcja ich strony internetowej, czy jest przejrzysta? 7. Czy sprzedają bezpośrednio przez internet, czy dopiero po kontakcie telefonicznym? 8. Czy mają formularze kontaktowe, czy może zamieścili tylko numery telefonów lub preferują wyłącznie kontakt mailowy? 9. Cennik – jakie są ceny ich biletów oraz stawki dla sponsorów wydarzeń? 10. Z czym nam się kojarzy dana marka – subiektywna ocena. 11. Z czego są znani – subiektywna ocena. 12. Mocna strona danej marki. 13. Słaba strona danej marki. 14. Czy jest to podmiot o zasięgu krajowym, lokalnym, a może międzynarodowym? 15. Ocena stopnia konkurencyjności w stosunku do naszej marki: 1 – najmniej konkurencyjna, 10 – najbardziej konkurencyjna. 16. Ocena, czy dany podmiot potencjalnie może być naszym partnerem: 1 – największe prawdopodobieństwo, 10 – najmniejsze prawdopodobieństwo. 17. Hasło przewodnie, jakim komunikują organizowane przez siebie wydarzenia. 18. Blog – miejsce na wprowadzenie linka do strony głównej bloga lub informacji o jego braku. Co powinno się znaleźć w analizie konkurencji? Rys. 1. Zrzut z ekranu analizy konkurencji dla jednej z naszych marek Incredbots.com Jeżeli zaryzykujesz trafnie, z pewnością zyskasz, a tym samym rozwiniesz swój biznes. Jeżeli dopiero startujesz i masz niewielki budżet marketingowy, to nie opłaca Ci się być pionierem. Dużo łatwiej będzie Ci skopiować albo, używając ładniejszego słowa, „zmodelować” działania swojej konkurencji. Analizę wykonujesz po to, żeby zweryfikować, co działa, a co nie. Partner wydania: 17
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==