Partner wydania: kolorystyki na wszelkich materiałach – od zaproszeń, przez newslettery, aż po kolory kwiatów i strojów hostess – nada wydarzeniu elegancji i harmonii. Podobnie z zaproszeniami – czy konieczne jest umieszczanie kolorowych logotypów sponsorów i patronów? Jeśli nie ma takiego wymogu, można pokusić się o białe albo czarne logo – w zależności od pozostałych barw. Niech króluje przekonanie, że nic nie jest dziełem przypadku, a każdy kolejny element scenografii, stroju czy oświetlenia dopełnia wrażenia, że nic nie dzieje się bez przyczyny. Jeśli budżet na to pozwoli, warto pokusić się także o niestandardowe rozwiązania multimedialne. Potrafią one w dowolny sposób wykreować niemal każde wnętrze, a widza przenieść w świat fantazji. Najróżniejsze animacje wyświetlane na wielocalowych ekranach, rozszerzona rzeczywistość, a nawet mapping 3D – ogranicza nas, no może oprócz budżetu, tylko wyobraźnia. Bo w końcu naszym nadrzędnym celem powinno być wzbudzenia zainteresowania i wywołanie emocji. A to właśnie one pozostają najdłużej w pamięci. Nie wymyślna reklama, niebanalnie stworzone stoisko czy smaczna przekąska. One są jedynie półśrodkiem, dzięki któremu osiągniesz swój cel. Atrakcje z efektem „WOW” Pamiętaj, aby planując budżet wydarzenia, nie zapominać o honorariach dla artystów, opłatach dla wytwórni, za najem sprzętu, a także kosztów konferansjera i innych dodatkowych atrakcji – zespołów wspierających, pokazów czy koncertów. Nie mniej ważne są scenariusz atrakcji i kreatywność jego pomysłodawców. Zwykły koncert czy występ kabaretu już nie wystarczą. Goście oczekują emocji i efektu zaskoczenia. Drobne wydatki robią dużą sumę Niepozorne z wyglądu wydatki, jak druk ulotek czy identyfikatorów, pomnożone przez liczbę uczestników mogą dać całkiem sporą sumę, dlatego ich również nie wolno pominąć w budżecie. Podczas średniej wielkości eventu zużywane są potężne ilości papieru – zaproszenia, identyfikatory, ulotki z programem, oznakowanie imprezy, bannery. Rozwiązaniem tego problemu może być chociażby umowa barterowa z pobliską drukarnią. W zamian za reklamę podczas Twojego wydarzenia przedsiębiorcy są w stanie dać Ci produkt, za którego zapłata wcale nie należy do najniższych. I wilk syty, i owca cała. Mile widziane są ponadto drobne upominki dla gości. Tego typu gadżety mogą być też nośnikiem reklamowym i przypominać gościom o evencie jeszcze długo po jego zakończeniu. W zależności od rangi wydarzenia mogą to być długopisy, notatniki albo personalizowane bransoletki lub ręcznie wyszywane poszetki. Optymalizacja kosztów i nieprzewidziane wydatki Prędzej czy później na etapie większości planowanych działań pojawia się konieczność pewnych zmian. Istotne jest uświadomienie i sobie, i klientowi, że każda modyfikacja może wpłynąć na finalny efekt przedsięwzięcia. Im lepiej zaplanujemy budżet, tym zmian będzie mniej, ale zawsze warto mieć plan awaryjny. Gdybym miała wskazać najistotniejszy element eventu, to byłby to zaufany zespół. Pewne punkty w harmonogramie można zmienić, nie tracąc na jakości, ale są rzeczy, na których nie warto oszczędzać, bo w konsekwencji koszty, jakie przyjdzie nam ponieść za potknięcie, mogą być o wiele wyższe – od wizerunkowych po finansowe. Sprawdzone agencje i podwykonawcy mają zaplecze, którego mogą użyć w awaryjnej sytuacji, i doświadczenie pomagające im myśleć przyszłościowo i zapobiegać nieprzyjemnym sytuacjom. Idealnie skrojony budżet jest najważniejszym narzędziem pracy event managera. Pozwala na kontrolę wydatków i nakreślenie korelacji między poszczególnymi etapami wydarzenia, dzięki czemu poza oszczędnością czasu pozwala na oszczędność środków. Przykładowe rozplanowanie budżetu LOKALIZACJA • najem, • sprzątanie. 6 Temat numeru
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==