Partner wydania: ABC kalkulacji budżetu na event Planowanie eventu powinno rozpocząć się od określenia budżetu. Nierzadkie są sytuacje, kiedy agencja dostaje brief bez wskazanych środków na jego realizację. Jest to niewłaściwe z dwóch powodów. Po pierwsze, szkoda czasu na prezentowanie Ferrari, jeśli klienta stać jedynie na małego Fiata. Po drugie, nieograniczony z pozoru budżet może prowadzić do maksymalizowania wydatków, a to z kolei prosta droga do tego, żeby klient przy okazji następnego wydarzenia zapukał do drzwi innej agencji. Jasne określenie, na co nas stać, to oszczędność czasu dla obu stron i motywacja, żeby szukać kompromisów i najlepszych rozwiązań, satysfakcjonujących obie strony. Określ budżet i zaplanuj rezerwę Rezerwa w budżecie jest równie ważna jak marketing. Dlatego w briefie lepiej podać nieco niższy budżet, niż faktycznie się nim dysponuje, na wypadek gdyby powstały dodatkowe, nieprzewidziane wydatki. W procesie planowania imprezy może się np. okazać, że pojawiła się możliwość zakupu nośników reklamowych po okazyjnej cenie, a my nie możemy z tego skorzystać albo kosztorys powykonawczy agencji powiększył się o nieprzewidziane pozycje. Podczas planowania wydarzenia wszystkie wydatki powinno podzielić się na szczegółowe kategorie. Atrakcje, upominki, catering, a potem dodać do tego ok. 10% rezerwy – to jest szacunkowy koszt naszego eventu. Obok zakładanych wydatków powinna pojawić się rubryka kosztów rzeczywistych, która będzie uzupełniana o poniesione koszty. Kolejna rzecz, jaką należy założyć, to oczekiwany dochód z wydarzenia, czyli zyski z biletów, profity od sponsorów, przychody z cateringu czy sprzedaży upominków. W dobrze zaplanowanym budżecie oczekiwane przychody znacznie przewyższają wydatki – to chyba oczywiste, bo cel każdego wydarzenia stanowi przecież osiągnięcie potencjalnie zakładanego dochodu. Jeśli jest odwrotnie bądź kwoty są zbliżone, musimy przeanalizować, na czym da się oszczędzić, ewentualnie z czego możemy zrezygnować. Oszacuj koszty wynajęcia lokalizacji Udało się – znalazłeś idealną lokalizację dla swojego wydarzenia, która spełnia wymogi dźwiękowe i oświetleniowe, a do tego ma łatwy dojazd, pojemny parking i pomieści wszystkich gości, którzy zdecydują się odwiedzić Twoje progi. Dobrze, gdy organizowana przez nas impreza jest wyjątkowa – takie wydarzenia na długo pozostaną w pamięci gości. A gdy pozostawimy po sobie miłe wspomnienie, droga do kolejnego sukcesu stoi przed nami otworem. Niemniej pamiętaj, aby nakreślając ramy budżetu przewidzianego na wydarzenie, nie zapominać o kosztach stałych, bez których organizacja eventu nie ma racji bytu. Nakreślanie budżetu zacznij chociażby od kosztów najmu – przy dużych wydarzeniach mogą pochłonąć jego lwią część. W tym celu warto spotkać się z właścicielem bądź managerem obiektu, w którym planujesz zorganizować wydarzenie. Ustalenie wszystkich jego szczegółów – czy obiekt ma własną firmę cateringową, z usług której będziesz zmuszony korzystać, czy parking dla gości będzie dodatkowo płatny, po czyjej stronie są koszty sprzątania itd. – uprości organizację i z pewnością przyczyni się do zminimalizowania ryzyka, jakie wiąże się z organizacją imprezy masowej. Wynajęcie obiektu na event to zazwyczaj nie cena jednostkowa, ale szereg dodatkowych kosztów! Tekst: Angelika Borysiak Z artykułu dowiesz się: Jak oszacować koszty swojego wydarzenia. Dlaczego ważne jest zaplanowanie odpowiedniej rezerwy pieniężnej. Na co zwrócić uwagę przy zamawianiu cateringu. Czy zmiany w planowaniu wpływają na efekt finalny przedsięwzięcia. W co lokujesz swoje pieniądze, decydując się na organizację eventu. Czym jest odpowiednia optymalizacja wydatków. 4 Temat numeru
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==