Partner wydania: Plenerowe bezpieczeństwo // Organizując imprezę, stajemy się odpowiedzialni za każdą osobę będącą naszym gościem, czyli uczestnika eventu, dlatego warto pomyśleć o ubezpieczeniu. Po co takie ubezpieczenie i co może się stać? Z doświadczenia wiem, że może stać się wszystko, zwłaszcza w sytuacji, gdy mamy do czynienia z czynnikiem ludzkim. Podczas plenerowego eventu mogą zajść nagłe sytuacje związane z nieszczęśliwym wypadkiem (np. poślizgnięcie się, przewrócenie o choćby wystający kabel), pogodą (jej nagła zmiana może wywołać impulsywne zachowanie uczestników i biegnięcie w stronie zadaszonych stoisk), awarią sprzętu (przepięcie, pożar). Tym ważniejsze jest skrupulatne podejście do tematu ubezpieczenia, jeśli wśród uczestników są dzieci, młodzież. Nawet jeśli nie wymaga się od nas przedstawienia ubezpieczenia, warto o nim pomyśleć i nie ryzykować ewentualnej wypłaty świadczeń z własnych funduszy. Co daje organizatorom ubezpieczenie plenerowej imprezy? Ochroną ubezpieczeniową objęte są szkody powstałe w miejscu, w którym odbywa się organizowany event. Zapisy polisy odpowiedzialności cywilnej rozszerzone zostają o szkody w mieniu lub na osobie, powstałe w związku z organizowaniem przez ubezpieczonego imprezy. Jeśli organizujemy kilka imprez w roku, optymalnym rozwiązaniem jest skorzystanie z polisy rocznej, która zapewni nam stałe poczucie bezpieczeństwa. Posiadanie takiego rodzaju ubezpieczenia jest o tyle istotne, że to towarzystwo ubezpieczeniowe pokryje straty, gdyby doszło do jakiegoś wypadku czy nieprzewidzianego zdarzenia. Kiedy organizujemy imprezę w plenerze, musimy zmierzyć się z czynnikami, na które nie mamy wpływu, jak np. pogodą. Jeśli nie będziemy mieli polisy, wszelkie powstałe w takich sytuacjach koszty (np. zwrot za bilety, gdy z powodu deszczu odwołamy imprezę), będziemy musieli pokryć z własnych środków. Często są to niemałe pieniądze, mogące w poważny sposób zaszkodzić naszej płynności finansowej. Ewa Jędrzejczyk ekspertka ds. ubezpieczeń, właścicielka Multiagencji Ubezpieczeniowej oraz marki Kobieta warta Poznania Wyobraźnia i zdrowy rozsądek // Największym wyzwaniem dla osób przygotowujących event plenerowy jest jego nieprzewidywalność, dlatego kluczowe okazują się w tym przypadku wizja lokalna, gruntowne przygotowanie, niepozostawianie niczego przypadkowi oraz zabezpieczanie się w każdym organizacyjnym aspekcie. Daje nam to gwarancję, że nic nam tej przygotowanej przez nas imprezy nie zakłóci. Przyglądając się realizacjom wielu eventów, widziałem sporo błędów wynikających przede wszystkim z niechlujności organizacyjnej i nieprzemyślanej logistyki, np. toitoie ustawione w zbyt dużej bliskości punktów gastronomicznych. Tego być może nie zauważą goście czy klient, ale eventowi fachowcy już tak. To przypadłość organizacyjna charakterystyczna dla małych agencji, dużym i poważnym raczej się już to nie zdarza. Zdecydowanie istotniejszą kwestią jest nieprzywiązywanie należytej wagi do bezpieczeństwa. Event plenerowy, szczególnie ten o statusie masowym, to impreza, w której uczestniczy duża liczba ludzi i może im się teoretycznie stać krzywda, więc trzeba zrobić wszystko, aby zapewnić im bezpieczeństwo. Należy działać zgodnie z tym, co przewiduje Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych. Niestety, ciągle zdarza się, że organizatorzy takich imprez ignorują zagrożenie, a to może skończyć się tragiczne. Dlatego tak istotne są wyobraźnia, zdrowy rozsądek i odpowiedzialność. Gwarantują to duże, doświadczone agencje. Usługi takich agencji są droższe, ale gwarantują jakość i bezpieczeństwo. Michał Atlas dyrektor zarządzający BraveAgency imprezy plenerowej powinniśmy skupić się na social media oraz, co najważniejsze, na zaproszeniach, które powinny dotrzeć do odpowiednich osób, które z pewnością na kocyku zrobią niejeden biznes – uważa Patryk Boro. Jak zatem właściwe podejść do organizacji eventu w plenerze, by odnieść sukces, zadowolić klientów, a przede wszystkim gości? Perfekcyjnie go zaplanować, poświęcić każdemu z etapów przygotowań należytą uwagę oraz przewidzieć wszelkie możliwe trudności i być na nie przygotowanym. – Organizacja każdego eventu, w tym także imprezy plenerowej, niesie za sobą kilka trudności. Przede wszystkim należy pamiętać o celu organizacji imprezy, budżecie, ustaleniu liczby uczestników, wyznaczeniu terminu, określeniu czasu trwania eventu, wyborze właściwego miejsca imprezy, rezerwacji tego miejsca, przygotowaniu listy i weryfikacji obecności uczestników, przygotowaniu projektu i druku materiałów promocyjnych, w tym zaproszeń, banerów itp., zaplanowaniu agendy części merytorycznej, opracowaniu i rozesłaniu materiałów prasowych/medialnych, zapewnieniu odpowiedniego zaplecza technicznego, wykonaniu testów np. nagłośnienia, oświetlenia itp. – podsumowuje Robert Stefanowicz, executive event manager, właściciel agencji reklamowej i eventowej RDS Consulting, współwłaściciel agencji fotograficznej SARA STUDIO, fotograf. Namiot bankietowy Marine Hotel ***** na plaży w Kołobrzegu 30 know-how organizatora
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==