Partner wydania: Moda w plenerze // Bardzo ciekawą formą plenerowego eventu jest piknik modowy. Sporo tego typu imprez organizowanych jest zarówno we Francji, jak i w Polsce. Porównując te odbywające się we Francji z polskimi, dostrzegam pewne różnice, wynikające głównie z innej mentalności oraz faktu, że kontakty międzyludzkie i biznesowe wyglądają we Francji nieco inaczej. Różnice te dotyczą również kwestii organizacji. Przede wszystkim sam porządek takiego pikniku jest inny. Dla Francuzów bardzo ważny jest serwowany na początku aperitif, podczas którego wszyscy się zapoznają i wymieniają kontaktami. Później następuje część oficjalna, czyli powitanie, podawane są wówczas nazwiska zaproszonych, hostessy wskazują miejsca gościom, a nawet ich zaprowadzają na dane miejsce. Specjalni goście obdarowywani są suwenirami i zaczyna się pokaz mody. Po nim symboliczna lampka szampana, podczas której wszyscy ci, którzy nie zdążyli, wymieniają się kontaktami oraz robione są pamiątkowe zdjęcia. W Polsce niby jest podobnie, jednak nie mamy jeszcze takiego doświadczenia w organizacji tego typu imprez i bardzo często dochodzi do potknięć oraz gaf towarzyskich – ktoś pomyli nazwisko czy nazwę firmy, zdarza się, że nie rozpoznaje się gości itd. To oczywiście jest niedopuszczalne, ale niestety często to obserwuję. Agnès Wuyam właścicielka francuskiej marki Agnès Wuyam, Polka mieszkająca od ponad 20 lat we Francji. Jej projekty nosiły m.in. Juliette Binoche, Sharon Stone, Beata Kozidrak czy Wiktoria Gasiewska Czas pikniku // Piknik to jedna z moich ulubionych form eventów plenerowych, która z roku na rok staje się w Polsce coraz popularniejsza. Nie jestem jednak zwolennikiem pikników otwartych dla wszystkich, ponieważ według mnie nasze społeczeństwo nie dorosło jeszcze do takich inicjatyw. O czym organizator pikniku powinien pamiętać? Wybierając miejsce, musimy być pewni jednego: że nawet gdy zaskoczy nas pogoda, to jesteśmy przygotowani i mamy plan awaryjny, który pozwoli na to, żeby impreza odbyła się bez uszczerbku na jej strukturze i bez naruszania jej planu. Ponadto musimy zwracać uwagę na dojazd gości, położenie w otoczeniu flory i fauny, dostęp do toalet, łazienek oraz bieżącej wody. Pamiętam, że zdarzyło mi się przygotowywać koncert w sferze piknikowej poznańskiej Malty. Była to impreza zamknięta sektora spożywczego, na której brak było działających toalet, w związku z czym goście musieli załatwiać swoje potrzeby na łonie natury! Organizując wiele eventów zewnętrznych, byłem świadkiem naprawdę dziwnych sytuacji, bardzo często zdarzało mi się obserwować buszujące po trawniku panie w szpilkach – zapewne z braku właściwej informacji. Nie możemy zapomnieć o poinformowaniu gości o obowiązującym podczas imprezy dress codzie. Warunki przyrody łączą się często również z brakiem dostępu do prądu. Odpowiednie agregaty, sprzęt audio to z pewnością punkty, których nie powinno zabraknąć w naszym piknikowym notatniku. Patryk Boro publicysta (PR), producent pokazów mody, eventów biznesowych i luksusowych na całym świecie, zajmuje się PR-em marek premium, producent filmowy i telewizyjny Należy dobrze przemyśleć obecność alkoholu i sprawdzić, czy firma cateringowa ma koncesję na jego sprzedaż – podpowiada Bartłomiej Tomczak. Trudności pogodowe Event plenerowy to impreza o podwyższonym ryzyku. – Podczas organizacji wydarzeń musimy być przygotowani na każdą sytuację. Zarówno czynniki niesprzyjające, np. nagła ulewa czy prawie 40-stopniowy upał, jak i dużo bardziej poważne sytuacje kryzysowe nie mogą być dla nas zaskoczeniem. Dlatego też przed każdym eventem w ramach zespołu produkcyjnego omawiamy i analizujemy potencjalne sytuacje kryzysowe, opracowujemy scenariusze działania w wypadku ich wystąpienia oraz wyznaczamy „zespół szybkiego reagowania”, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie tych scenariuszy. Na tej podstawie powstaje manual kryzysowy, zawierający wszystkie omówione sytuacje, plan działania w razie ich wystąpienia, listę kontaktową do osób decyzyjnych po stronie klienta i agencji oraz ekspertów z poszczególnych obszarów, których ekspertyza może być potrzebna. Jeśli natomiast chodzi o polskie warunki pogodowe, to nawet organizując imprezę plenerową latem, musimy mieć przygotowany plan B. Doskonałym i dość popularnym rozwiązaniem jest konstruowanie przestrzeni imprezy tak, aby część powierzchni była zadaszona. Takie rozwiązanie zastosowaliśmy w strefie BACARDI podczas Open’er Festival i dzięki temu nawet ulewa nie przeszkodziła uczestnikom w znakomitej zabawie – mówi Krzysztof Migas. – Pogoda to niestety najmniej przewidywalna kwestia. Dobry event planuje się na kilka miesięcy wcześniej i żadne prognozy nie zapewnią nas w 100%, że będzie zgodnie z naszym oczekiwaniem. Oczywiście warto wybrać okres letni, gdzie prawdopodobieństwo ładnej pogody będzie większe. Idealnie jest jednak mieć plan B, zarówno na wypadek upałów, jak i deszczu. Świetny pomysł stanowi skorzystanie z namiotów eventowych, najlepiej klimatyzowanych, jeśli budżet na to pozwala. Warto zadbać o wystarczającą ilość wody dla obsługi na wypadek upałów albo gorącej herbaty w przypadku zimna – podpowiada Bartłomiej Tomczak. Na koniec właściwa informacja. Dobrze zaplanowany i przygotowany event plenerowy potrzebuje również promocji, która przyciągnie zainteresowanych imprezą gości. – W przypadku zamkniętej 28 know-how organizatora
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==