Partner wydania: Dobry plan Przygotowanie eventu w plenerze nie jest łatwe. – Plenerowe wyzwania są uzależnione od rodzaju organizowanej imprezy. Czasami jest to skala wydarzenia, innym razem – duża liczba uczestników, którym trzeba umożliwić szybki i sprawny dostęp do terenu, na którym rozgrywa się główne show. Może to również być realizacja kilkugodzinnego wydarzenia w oparciu o minutowy scenariusz lub zapewnienie wysokiej jakości serwisu oraz cateringu, na terenie którego pierwotne przeznaczenie jest zupełnie inne. Jednak niezależnie od rodzaju wydarzenia priorytetem powinno być dla nas bezpieczeństwo uczestników i temu punktowi powinniśmy poświecić bardzo dużo uwagi podczas planowania imprezy – podpowiada Krzysztof Migas. No właśnie, plan jest tutaj najważniejszy. – Podstawą planowania eventów plenerowych jest oczywiście rozeznanie się w imprezach odbywających się w tym samym czasie w innych miejscach, czyli najprościej mówiąc badanie rynku, analiza tego, z jakim potencjalnym odbiorcą mamy do czynienia. Są to podstawy organizacji, do których musimy się ustosunkować. Oczywiście ważny czynnik stanowi tu również zawsze pogoda. Jest to zmienna, którą trzeba brać pod uwagę, ale na etapie planowania i tak zawsze będzie ona jeszcze niewiadomą – mówi Katarzyna Kaczyńska. Eventowy research podpowiada także Bartłomiej Tomczak, CEO Cube Promotion: – Przy planowaniu W toku przygotowań // Przygotowanie eventu plenerowego to spore wyzwanie. Wszystko zależy od celu i przeznaczenia takiej imprezy. Jeśli chodzi o wybór miejsca, najlepiej zaplanować go tam, gdzie dostępna jest pełna infrastruktura, np. niedaleko hotelu, firmy lub stadionu. Bardzo ważne są dobry dojazd oraz dostępność miejsc parkingowych. Dobrze jest dopasować miejsce do tematyki eventu, np. jeśli jest to impreza motoryzacyjna, idealne będą tor wyścigowy czy lotnisko. Przy planowaniu takiej imprezy miejsce musi spełniać wymogi bezpieczeństwa, należy prześledzić drogi dojazdowe, ewakuacyjne. Bezwzględnie trzeba sprawdzić, czy event, który planujemy, jest imprezą masową. Jeśli tak, to trzeba spełnić dodatkowe wymogi określone w ustawie o imprezach masowych (takich jak pozwolenia, liczba ochrony, karetka itp.). Tak naprawdę każdy event plenerowy powinien być uszyty na miarę pod określone oczekiwania klienta. Bartłomiej Tomczak CEO Cube Promotion Pogodowe dylematy // Pogoda jest w przypadku eventów w plenerze bardzo ważnym elementem. Nagła jej zmiana, pojawienie się deszczu lub wiatru mogą zniweczyć cały misterny plan, który z wielką pieczołowitością przygotowywaliśmy przez wiele tygodni czy miesięcy. Na taką okoliczność konieczne jest np. zapewnienie pomieszczeń backupowych. Eventy na otwartym powietrzu zwykle organizowane są w okresach wiosenno-letnich, ale pogoda zmienną jest i nagła burza lub deszcz mogą utrudnić czy wręcz uniemożliwić dalszy przebieg imprezy. Eventy plenerowe często organizowane są dla mieszkańców miasta, powiatu, gminy i mają charakter otwarty. Skala przedsięwzięcia znacząco utrudnia zatem zapewnienie backupowych pomieszczeń. Przykładem świetnie przygotowanej imprezy plenerowej jest event organizowany przez SPA HOTEL JAWOR w Jaworzu – turniej tenisowy gwiazd BESKID CUP. Miałem okazję wspierać organizację uroczystości pod kątem fotograficzno-medialnym i widziałem, jak profesjonalnie hotel zadbał o backupowe pomieszczenia właśnie na wypadek deszczu czy ulewy. Turniej ten rozgrywany jest na kortach tenisowych na terenie hotelu, a jego właściciele – Lidia i Andrzej Wawroszowie – dbają w równym stopniu o uczestników i o widownię, dlatego zawsze wynajęte są namioty tenisowe na wypadek deszczu, przygotowany jest również transport z siedziby hotelu do miejsca rozgrywek dla wszystkich uczestników eventu. Robert Stefanowicz executive event manager, właściciel agencji reklamowej i eventowej RDS Consulting, współwłaściciel agencji fotograficznej SARA STUDIO, fotograf dla nich odpowiednie atrakcje i zadbać o ich bezpieczeństwo. Zmagania z techniką Technika z całą pewnością stanowi wyzwanie. Co jest najważniejsze w tym aspekcie? – Dokumentacja, dokumentacja i jeszcze raz dokumentacja – victory loves preparation. Jest to kluczowy element produkcji każdego rodzaju wydarzenia i podstawowe narzędzie pracy event managera. Jej przygotowanie wiąże się z poznaniem możliwości technicznych terenu czy zastanych konstrukcji. W ten sposób poznajemy m.in. potencjał przestrzeni, ale też określamy możliwe zagrożenia. To właśnie podczas tworzenia dokumentacji weryfikujemy wszystkie założenia eventu oraz zaczynamy budować plan działania – uważa Krzysztof Migas. – W przypadku nagłośnienia, oświetlenia i multimediów podpowiadałbym korzystanie z usług profesjonalnej firmy, która odpowiednio dobierze parametry techniczne do organizowanych przez nas atrakcji. Warto zwrócić uwagę na zapotrzebowanie na prąd, potrzebny zarówno do nagłośnienia, oświetlenia i multimediów, jaki i do pleneru warto sprawdzić, czy w pobliżu nie odbywają się podobne imprezy, które mogą spowodować mniejszą frekwencje, nie dotyczy to eventów firmowych. Warto też sprawdzić liczbę atrakcji, aby uczestnicy dobrze się bawili. Nie należy rzecz jasna zapominać o dzieciach. Jeśli pojawią się one na evencie, wtedy trzeba przygotować Fot. J&R Stefanowicz SARA STUDIO 26 know-how organizatora
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==