Partner wydania: • Zaplecze, pomieszczenia dla pracowników. • Generatory awaryjne prądu. • Lokalizacja sceny, ochrona terenu sceny, bariery, ogrodzenia. Proces analizy oceny ryzyk warto zapisać w formie tabelarycznej. Interesujące rozwiązanie znajdujemy w Wielkiej Brytanii, gdzie oddolnie wypracowano system regulujący kwestie bezpieczeństwa transportu uczestników imprez sportowych (Voluntary Guidelines Carriage of passengers to designated Sporting Events). Ów spis sprawdzonych rozwiązań i wynikających stąd zobowiązań przewoźnicy przyjęli na siebie dobrowolnie. System ten wsparły autorytetem władze Anglii i Walii, a potem innych regionów w Wielkiej Brytanii (The Good Practice Safety Guide, The UK Home Office). Główne założenia brytyjskich uregulowań przewozowych: • Firma transportowa przyjmująca zamówienie na przewóz kibiców zgłasza szacunkową liczbę pasażerów i liczbę autokarów wskazanemu oficerowi policji w docelowym miejscu, na minimum 48 godz. przed imprezą. • Autokary nie mogą zatrzymywać się w promieniu 10 mil od miejsca imprezy bez zezwolenia policji, a na trasie nie mogą się zatrzymywać w miejscach, gdzie sprzedawany jest alkohol (tylko na pełny posiłek i to za zgodą policji). • Autokary mogą przybywać na miejsce wydarzenia nie wcześniej niż 2 godziny przed imprezą, a odjechać muszą nie później niż 1 godzinę po jej zakończeniu. Nie można zabierać ani wypuszczać pasażerów w miejscach nieuzgodnionych z policją. • Napoje alkoholowe nie mogą być przewożone w tych środkach transportu. Z doświadczeń Profesjonalnego Organizatora Kongresów wynika, iż jedną z kluczowych kwestii dla pomyślnego zrealizowania imprezy jest koordynacja zarządzania. Umiejętność panowania nad całością imprezy przy całej jej złożoności i dynamice stanowi rzadką umiejętność, którą nie każdy człowiek posiada, tak jak nie każdy muzyk może być dyrygentem orkiestry i nie każdy twórca może być reżyserem np. przedstawienia w teatrze. Trzeba unikać sytuacji, w której organizator imprezy jest przeciążony obowiązkami, gdyż przy wystąpieniu trudności na jakimś odcinku nie będzie w stanie poświecić im dostatecznej uwagi, co może doprowadzić do sytuacji kryzysowej. Z drugiej strony, nadmierne zdecentralizowanie może stworzyć luki w systemie zarządzania, pojawią się obszary bez nadzoru i bez osób za nie odpowiedzialnych. Zapamiętaj Formułując najważniejsze aspekty zapewniania bezpieczeństwa wielkich imprez, wskazać należałoby następujące wnioski: • Imprezy, szczególnie wielkie, od kilkuset uczestników, planować należy z dużym wyprzedzeniem, nawet kilkuletnim. Planowanie powinno być maksymalnie szczegółowe – o powstawaniu zagrożeń decydują najczęściej drobne elementy. • Do współodpowiedzialności za powodzenie imprezy, w tym za sprawy bezpieczeństwa, zaangażować trzeba wszystkie działy i służby. • Nie można poprzestać na spełnieniu wymogów formalnych, obowiązkowych. Niezbędne jest wprowadzanie dodatkowych procedur, opartych na logice, zdrowym rozsądku, przewidywaniu ewentualnych scenariuszy rozwoju wypadków. • Zarządzanie imprezą wymaga zarówno licznego grona osób odpowiadających za poszczególne, przydzielone im zadania, jak i scentralizowanej koordynacji, pozwalającej na szybkie reagowanie w warunkach dynamicznie zmieniających się wydarzeń, czasem przebiegających równolegle z innymi. • Pomimo pozornej prostoty zadań organizacyjnych, przy planowaniu i realizacji imprez korzystać należy z dobrych praktyk oraz sprawdzonych rozwiązań, jakimi dysponują doświadczeni praktycy w firmach i partnerzy branżowi, np. PCO. Sławomir J. Wróblewski // Ekspert branży spotkań biznesowych, były attaché ds. kultury w Konsulacie RP w Chicago, dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Chicago, współzałożyciel Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, twórca Programu Ambasadorów Kongresów Polskich. Obecnie realizuje program naukowy w Kazachstanie. // Faza planowania jest kluczowa dla oceny ryzyka przez organizatora imprezy. Do identyfikacji i oceny potencjalnych ryzyk powinno być włączonych jak najwięcej osób, by wszystkie potencjalne zagrożenia zostały szczegółowo przeanalizowane, ocenione pod względem prawdopo- dobieństwa wystąpienia i wpływu na imprezę. // 12 Okiem eksperta
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==