Partner wydania: zleceniodawcę imprezy, a także PCO – bezpośredni realizator i koordynator tego wydarzenia – musi umieć zidentyfikować potencjalne problemy prawne, określić środki zaradcze dla ograniczenia zagrożeń i ewentualnych roszczeń poszkodowanych oraz zarządzać ryzykiem związanym z imprezą. Ocena ryzyka i zarządzanie kryzysowe Faza planowania jest kluczowa dla oceny ryzyka przez organizatora imprezy. Do identyfikacji i oceny potencjalnych ryzyk powinno być włączonych jak najwięcej osób, by wszystkie potencjalne zagrożenia zostały szczegółowo przeanalizowane, ocenione pod względem prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu na imprezę. Poprzez taką identyfikację event manager może zbudować strategie redukowania zarówno możliwości ich wystąpienia, jak i ewentualnych skutków. Główne ryzyka przy organizacji imprez to: • finansowe (niewypłacalność, odwołanie imprezy, słaba frekwencja, zła gospodarka finansami), • niedojechanie osób występujących, zespołu lub brak dostawy zamówionych towarów, materiałów, • awaria sprzętu, • uszkodzenie lub utrata mienia, rzeczy wartościowych, • niewłaściwa ochrona, • zatrucia pokarmowe, • zagubione dzieci, • złamanie ciszy nocnej, konflikty z tytułu przekroczenia norm poziomu głośności, • tłum – większy niż spodziewany, • upał – ekstremalne zjawiska pogodowe, • sztuczne ognie. W literaturze zachodniej (Risk Management for Meetings and Events) podaje się podstawową listę kontrolną celów imprezy, tzw. elary considerations checklist: • Jaki jest cel Twojej imprezy? • Gdzie impreza będzie miała miejsce? • Kiedy będzie się odbywać? • Kto ma uczestniczyć, jak zamierzasz do nich dotrzeć? • Jakich zezwoleń potrzebujesz, aby zrealizować imprezę? • Jakich zasobów potrzebujesz, aby dobrze przeprowadzić imprezę? • Jaki będzie koszt imprezy? • Jakie są podstawowe ryzyka związane z imprezą? Przeprowadzenie analizy wystąpienia ryzyka przy planowanej imprezie powinno być naturalnym zadaniem każdego organizatora imprezy, a w szczególności każdego PCO. Oszacowanie ryzyka (Risk Assessment) powinno objąć wszelkie aspekty imprezy, a do najważniejszych należeć będą: • Wyjścia ewakuacyjne – czy są czytelnie oznakowane, oświetlone i wystarczająco duże dla ew. ewakuacji lub opuszczenia wydarzenia po imprezie. • Scena i barierki – wymagają szczegółowej, fachowej dokumentacji. • Zarządzanie tłumem wokół sceny. • Zapewnienie wystarczającej liczby urządzeń sanitarnych i punktów opieki medycznej. • Sprzedaż alkoholu. • Użycie licencjonowanych służb ochrony. • Komunikacja z uczestnikami imprezy. • Zagrożenie przegrzaniem, upadkiem, pożarem (jak minimalizować i likwidować). • System biletowania dla kontroli tłumu. Poniżej przykładowa lista kontrolna planowania imprezy: • Wejścia i wyjścia – liczba, lokalizacja, oznaczenia („Najkrótsza droga”!). • Centrum koordynacyjne imprezy. • Ogrodzenia/barierki, w tym zewnętrzne. • System biletowania (jeśli występuje). • Wejścia/wyjścia dla niepełnosprawnych, starszych, podjazdy dla nich i drogi, w tym wewnętrzne oznakowanie. • Parkingi służbowe (pracownicy, służby, partnerzy). • Miejsca podjazdu taksówek (wyznaczonych) i autokarów, miejsca ich parkowania (pullup). • Oznakowanie dojść do transportu publicznego. • Wyjścia awaryjne, dostęp dla służb pogotowia, miejsca ewakuacji, parkingi i dostęp dla pojazdów pomocy przy wypadkach, drogi dla nich. • Drogi tylko dla pieszych. • Kontrola głównego zasilania energii, wody, gazu oraz kabli elektrycznych (stan, zabezpieczenie, położenie, wysokość linii napowietrznych). • Oświetlenie – czy jest adekwatne (imprezy wieczorno-nocne). • Pojemniki na śmieci, w tym na odpady segregowane. • Stanowiska pierwszej pomocy (namioty, zasilanie, woda, lód, osłony). • Punkty zgłaszania dzieci zagubionych, biura rzeczy znalezionych. • Punkty gastronomiczne, uregulowanie sprzedaży alkoholu, oznaczenie, zabezpieczenie, woda pitna, mycie rąk, toalety. • Namioty, ławki, inne tymczasowe urządzenia – sprawdzenie autentyczności ich certyfika- tów. • System komunikatów PA – Public Address. • Hydranty i inne urządzenia przeciwpożarowe. • Stanowiska dla mediów, punkty informacyjne. • Miejsca zabezpieczenia towarów skonfiskowanych, niebezpiecznych. • Bezpieczne przechowywanie i rozliczanie gotówki. Tabela 1. Ocena Ryzyka (RiskAssessment) // Ryzyko Kto może być narażony? Czy ryzyko może być kontrolowane? Wszelkie działania dla opanowania ryzyka Wpisać zindentyfikowane ryzyka w kolumnie Wymienić zagrożone osoby i grupy Udzielić odpowiedzi do każdej pozycji Opisać ew. działania dla każdej pozycji Źródło: Organising Events Guide, North Hertfordshire District Council 10 Okiem eksperta
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==