TEMAT NUMERU: ABC kalkulacji budżetu na event NR 2(3)/2017 marzec-kwiecień 2017 468903 ISSN 2543-4004 Magazyn dostępny wyłącznie w prenumeracie Partner wydania: DESTYNACJE EVENTOWe INNOWACJE I TECHNOLOGIE PRZEGLĄD PRAWNY WIADOMOŚCI Z BRANŻY KNOW-HOW ORGANIZATORA Okiem eksperta TWARZĄ W TWARZ MARKETING
powierzchnia [m2] ustawienie teatralne bankiet zasiadany (okrągłe stoły) ustawienie kawiarniane bankiet stojący ustawienie klubowe wymiary [m] szer.* dług.* wys. SALA PRZEZNACZENIE SALI bankiet zasiadany, konferencja, pokaz mody, koncert SALA WIDOWISKOWA PALLADIUM 580 650 400 500 900 1500 14 x 35 x 9 bankiet stojący, przestrzeń ekspozycyjna, recepcja, przestrzeń dla cateringu FOYER 750 25 x 30 x 9 zaplecze cateringowe, backstage, garderoby, przestrzeń dla techniki, przestrzeń do przechowania case-ów ZAPLECZE TECHNICZNE 470 x x x x x 14 x 35 x 9 powierzchnia [m2] ustawienie teatralne bankiet zasiadany (okrągłe stoły) ustawienie kawiarniane bankiet stojący ustawienie klubowe wymiary [m] szer.* dług.* wys. SALA PRZEZNACZENIE SALI zdemontowanie ściany umożliwia połączenie obu klubów. Pozwala to na organizację wydarzeń dla grupy do 2000 uczestników lub rozszerzenie scenariusza wydarzenia dla 500 uczestników o dodatkowe atrakcje, np.: After Party w Klubie Hybrydy po części oficjalnej w Palladium PALLADIUM + HYBRYDY 2300 640 + 250 400 500 + 200 900 + 500 2000 x Działając od 2005 roku, Palladium trwale wpisało się na kulturalną mapę stolicy. Wraz z zakończeniem gruntownego remontu i adaptacji historycznego Kina Palladium miejsce to w krótkim czasie stało się bardzo popularną salą widowiskową. Inauguracja Palladium, mająca miejsce w lutym 2011 roku, wzbogaciła ofertę kulturalną Warszawy o nową, wyjątkową scenę. Palladium przejęło tytuł największej prywatnej sceny teatralnej w Polsce. Palladium w liczbach W ustawieniu teatralnym sala jest w stanie pomieścić 640 osób na widowni, dzięki czemu stanowi jedną z największych powierzchni widowiskowych w stolicy. Nad widownią znajduje się balkon, z którego jest bardzo dobry widok na scenę. Podczas koncertów klub może przyjąć 1500 gości. W ustawieniu bankietowym w zależności od średnicy stołów widownia pomieści do 500 osób (400 osób przed sceną plus 100 osób na balkonie) Palladium posiada demontowalną ścianę, umożliwiającą połączenie z Klubem Hybrydy. Pozwala to na organizację wydarzeń dla grupy 2000 uczestników lub rozszerzenie scenariusza wydarzenia o dodatkowe atrakcje, np.: After Party w Klubie Hybrydy po części oficjalnej w Palladium. Palladium to łącznie 1800 m2 przestrzeni umożliwiającej swobodną aranżację na potrzeby wszelkiego rodzaju wydarzeń. Palladium + Hybrydy to łącznie 2300 m2 przestrzeni w ścisłym centrum Warszawy. Architektura / historia Budynek został wzniesiony w 1935 roku według projektu architekta Edwarda Ebera z inicjatywy włoskiej Assicurazioni Generali Trieste. Podczas Powstania Warszawskiego w 1944 roku Biuro Informacji i Propagandy Komendy Głównej Armii Krajowej prezentowało w ówczesnym kinie Palladium trzy filmowe kroniki powstańcze. Budynek posiada 6 pięter. Na parterze znajdują się Palladium oraz 2 restauracje, w piwnicach zlokalizowany jest jeden z najbardziej rozpoznawalnych i jednocześnie najstarszych klubów: Klub Hybrydy. Nagłośnienie / Oświetlenie / Multimedia Palladium posiada na wyposażeniu profesjonalny system nagłośnieniowy, oświetleniowy oraz multimedialny. Nad oprawą wydarzeń czuwa zespół zawodowych realizatorów. Systemy są udostępniane zewnętrznym realizatorom na potrzeby danego wydarzenia.
—— www.facebook.pl/mckkatowice www.instagram.com/mckkatowice/ www.mckkatowice.pl —— www.facebook.pl/halaspodek www.instagram.com/spodekkatowice/ www.spodekkatowice.pl Międzynarodowe Centrum Kongresowe i Spodek, Katowice Wyjątkowe miejsce na wyjątkowe wydarzenie
Partner wydania: 18 Analityka marketingowa w branży eventowej // Rosnąca dynamicznie liczba kanałów komunikacji oraz możliwość gromadzenia danych wpływają na konieczność wykorzystywania w codziennych działaniach narzędzi analitycznych, które pozwolą na ocenę realizowanych wysyłek e-mailingowych, skuteczność prowadzonych kampanii w mediach społecznościowych czy analizę źródeł ruchu. Przybliżamy wybrane aspekty analityki marketingowej i możliwości jej zastosowania. Spis treści // Temat numeru // 04 ABC kalkulacji budżetu na event Okiem eksperta // 08 Większy event, większe ryzyko. Czy musimy robić Risk Assessment? Twarzą w twarz // 14 Dowiedz się, jak powinien wyglądać Twój sukces. Rozmowa z Ellingiem Hamso Marketing // 18 Analityka marketingowa w branży eventowej 22 Wideo na eventach – ważne przed rozpoczęciem, w trakcie i po zakończeniu Know-how organizatora // 24 Event w plenerze – jak zaplanować wydarzenie pod gołym niebem? 32 Design – wyróżnij swoje stanowisko targowe 35 Nowa przestrzeń konferencyjna w Zachodniopomorskiem 36 Jak uatrakcyjnić event za pomocą motoryzacji? 40 Digital Knowledge Village. Rozwijaj swój digitalowy biznes Destynacje eventowe // 42 Destynacje eventowe: Trójmiasto Technologie i innowacje // 48 Leia – technologia bliska hologramowi Przegląd prawny // 50 Dbaj o swoje – ochrona własności intelektualnej na imprezie Wiadomości z branży // 54 Relacja z Events Festival 2017 56 Nozbe Mobile Photo Trip – każdy spogląda na świat inaczej Zestawienie hoteli // 60 Obiekty promowane przez Event Management Polska Katalog firm // 64 Katalog firm Event Management Polska / Spis treści 2
Partner wydania: eventy możemy dzielić dowolnie, na rentowne i nierentowne, trudne i łatwe organizacyjnie, skierowane do B2B lub B2C, duże i małe itd. Rzecz jasna marzeniem wielu organizatorów eventu jest to, by event był duży, odpowiednio wypromowany, doskonale skalkulowany i zorganizowany, bardzo rentowny oraz by żadnemu z uczestników wydarzenia uśmiech nie schodził z twarzy. To wszystko naprawdę jest możliwe, choć faktycznie dość trudne. W swojej karierze zawodowej mam kilkanaście eventów na 200+ uczestników i muszę powiedzieć, że wszystkie zostały pozytywnie ocenione (na minimum 4,5 w 6-stopniowej skali oceny). Mimo to wciąż patrzę na nie krytycznie i wiem, że daleko im było do doskonałości. Cały czas w tyle głowy mam to, że w branży tak dynamicznej jak MICE należy się kształcić, kształcić i jeszcze raz kształcić. Wciąż zmieniające się trendy zmuszają nas do ciągłego śledzenia dynamiki branży, a marketing i social media, tak bardzo ze sobą powiązane, wręcz wywierają presję nieustannego podążania za nowinkami, którymi możemy się posłużyć, by jeszcze lepiej promować nasze wydarzenia. W marcowym wydaniu „Event Management Polska” przygotowaliśmy dla Państwa kolejną porcję solidnej wiedzy. Od tego wydania zaczynając, każdy artykuł w magazynie zawiera informację, czego możecie się z niego dowiedzieć. Wszystko po to, by było jeszcze bardziej narzędziowo. Pozwalam sobie polecić Państwa uwadze kilka tekstów. Przede wszystkim ten autorstwa Angeliki Borysiak, w którym autorka przedstawia ABC kalkulacji budżetu na event, bo przecież odpowiednio skalkulowane wydarzenie oszczędzi nam stresu organizacyjnego i pozytywnie wpłynie na jego rentowność. Do tego tekst Dagmary Platy-Alf o analityce marketingowej w branży eventowej oraz artykuł Sławomira Wróblewskiego o Risk Assesment. Mógłbym wymieniać dalej, ale… przecież za chwilę sami Państwo przeczytają je wszystkie, więc pozostaje mi życzyć owocnej lektury! Maciej Podgórski redaktor naczelny „Event Management Polska” Drodzy Czytelnicy, ADRES REDAKCJI / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 / www.biznes-hotel.pl // REDAKTOR naczelny / Maciej Podgórski / tel. (61) 66 83 153 / maciej.podgorski@forum-media.pl // REDAKTOR prowadzącA / Ewa Karczewska / tel. (61) 66 55 742 / ewa.karczewska@forum-media.pl // REDAKCJA / Maria Ledeman / tel. (61) 66 83 175 / maria.ledeman@forum-media.pl // Reklama / Dominika Gąsiorowska / (61) 66 55 885 / dominika.gasiorowska@forum-media.pl / Filip Wójcik / (61) 66 55 199 // STALI WSPÓŁPRACOWNICY / Beata Anna Święcicka, Sebastian Surendra, Maciej Karczewski, Krzysztof Kogut, Sławomir Wróblewski, Dagmara Plata-Alf // RADA MERYTORYCZNA / Sławomir Wróblewski, Dagmara Plata-Alf, Dariusz Ogrodnik // PROMOCJA / Ewa Antkiewicz / tel. (61) 66 55 762 / ewa.antkiewicz@forum-media.pl // PRENUMERATA / Ewelina Angrot / tel. (61) 66 83 167 / ewelina.angrot@forum-media.pl // REDAKTOR TECHNICZNY / Piotr Korytowski // DRUK / Poligrafia Janusz Nowak Sp. z o.o. // OKŁADKA / Hotel Narvil Conference & Spa ****, ul. Czesława Miłosza 14A, 05-140 Serock // SERWIS ZDJĘCIOWY / Fotolia // WYDAWCA / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 // PREZES ZARZĄDU / Magdalena Balanicka // Redakcja nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega sobie prawo do skrótów i redakcyjnego opracowania tekstów przyjętych do druku. // www.forum-media.pl // Copyright do wydania / Forum Media Polska Sp. z o.o. 32 Design – wyróżnij swoje stanowisko targowe // Rocznie na terenie Europy odbywają się setki imprez targowych. W tych większych uczestniczy nawet 3000 wystawców i 250 000 zwiedzających. Oznacza to, że działy marketingu różnych firm zachodzą w głowę, jak dobrze zaprezentować swoją działalność. Kluczem do sukcesu może się okazać design stoiska, ale co to oznacza w praktyce? 3
Partner wydania: ABC kalkulacji budżetu na event Planowanie eventu powinno rozpocząć się od określenia budżetu. Nierzadkie są sytuacje, kiedy agencja dostaje brief bez wskazanych środków na jego realizację. Jest to niewłaściwe z dwóch powodów. Po pierwsze, szkoda czasu na prezentowanie Ferrari, jeśli klienta stać jedynie na małego Fiata. Po drugie, nieograniczony z pozoru budżet może prowadzić do maksymalizowania wydatków, a to z kolei prosta droga do tego, żeby klient przy okazji następnego wydarzenia zapukał do drzwi innej agencji. Jasne określenie, na co nas stać, to oszczędność czasu dla obu stron i motywacja, żeby szukać kompromisów i najlepszych rozwiązań, satysfakcjonujących obie strony. Określ budżet i zaplanuj rezerwę Rezerwa w budżecie jest równie ważna jak marketing. Dlatego w briefie lepiej podać nieco niższy budżet, niż faktycznie się nim dysponuje, na wypadek gdyby powstały dodatkowe, nieprzewidziane wydatki. W procesie planowania imprezy może się np. okazać, że pojawiła się możliwość zakupu nośników reklamowych po okazyjnej cenie, a my nie możemy z tego skorzystać albo kosztorys powykonawczy agencji powiększył się o nieprzewidziane pozycje. Podczas planowania wydarzenia wszystkie wydatki powinno podzielić się na szczegółowe kategorie. Atrakcje, upominki, catering, a potem dodać do tego ok. 10% rezerwy – to jest szacunkowy koszt naszego eventu. Obok zakładanych wydatków powinna pojawić się rubryka kosztów rzeczywistych, która będzie uzupełniana o poniesione koszty. Kolejna rzecz, jaką należy założyć, to oczekiwany dochód z wydarzenia, czyli zyski z biletów, profity od sponsorów, przychody z cateringu czy sprzedaży upominków. W dobrze zaplanowanym budżecie oczekiwane przychody znacznie przewyższają wydatki – to chyba oczywiste, bo cel każdego wydarzenia stanowi przecież osiągnięcie potencjalnie zakładanego dochodu. Jeśli jest odwrotnie bądź kwoty są zbliżone, musimy przeanalizować, na czym da się oszczędzić, ewentualnie z czego możemy zrezygnować. Oszacuj koszty wynajęcia lokalizacji Udało się – znalazłeś idealną lokalizację dla swojego wydarzenia, która spełnia wymogi dźwiękowe i oświetleniowe, a do tego ma łatwy dojazd, pojemny parking i pomieści wszystkich gości, którzy zdecydują się odwiedzić Twoje progi. Dobrze, gdy organizowana przez nas impreza jest wyjątkowa – takie wydarzenia na długo pozostaną w pamięci gości. A gdy pozostawimy po sobie miłe wspomnienie, droga do kolejnego sukcesu stoi przed nami otworem. Niemniej pamiętaj, aby nakreślając ramy budżetu przewidzianego na wydarzenie, nie zapominać o kosztach stałych, bez których organizacja eventu nie ma racji bytu. Nakreślanie budżetu zacznij chociażby od kosztów najmu – przy dużych wydarzeniach mogą pochłonąć jego lwią część. W tym celu warto spotkać się z właścicielem bądź managerem obiektu, w którym planujesz zorganizować wydarzenie. Ustalenie wszystkich jego szczegółów – czy obiekt ma własną firmę cateringową, z usług której będziesz zmuszony korzystać, czy parking dla gości będzie dodatkowo płatny, po czyjej stronie są koszty sprzątania itd. – uprości organizację i z pewnością przyczyni się do zminimalizowania ryzyka, jakie wiąże się z organizacją imprezy masowej. Wynajęcie obiektu na event to zazwyczaj nie cena jednostkowa, ale szereg dodatkowych kosztów! Tekst: Angelika Borysiak Z artykułu dowiesz się: Jak oszacować koszty swojego wydarzenia. Dlaczego ważne jest zaplanowanie odpowiedniej rezerwy pieniężnej. Na co zwrócić uwagę przy zamawianiu cateringu. Czy zmiany w planowaniu wpływają na efekt finalny przedsięwzięcia. W co lokujesz swoje pieniądze, decydując się na organizację eventu. Czym jest odpowiednia optymalizacja wydatków. 4 Temat numeru
Partner wydania: Oczaruj podniebienia gości Catering na eventach, jeśli nie jest obowiązkowy, to na pewno stanowi normę. Zanim wybierzesz firmę, sprawdź, jakie ma doświadczenie w tego typu przedsięwzięciach. Komunia na 30 osób to jednak nie to samo co event na 300 osób. Restauratorzy nie zawsze mają wyobraźnię, a nawet największe umiejętności osób pracujących w kuchni nie nadrobią braku odpowiedniego zaplecza gastronomicznego. Nie bójmy się także pytać o referencje. Kolejna istotna kwestia to menu. Nie zawsze firmy cateringowe do ceny oferowanych dań wliczają koszty obsługi. Nie każda firma też ją zapewnia, wtedy konieczne jest osobne wynajęcie kelnerów, którzy również będą dbać o podniebienie naszych gości. Bez względu na to, skąd będzie obsługa, ważna jest ich liczba – przy imprezach serwowanych jeden kelner nie powinien przypadać na więcej niż 10 osób. Przedłużające się oczekiwanie na posiłek (albo jego brak) może zepsuć nawet najciekawsze wydarzenie. W budżecie obowiązkowo powinny zostać przewidziane napiwki dla obsługi. Jest to zresztą doskonały motywator dla płynnego i szybkiego obsłużenia zgłodniałego klienta. Dania nie tylko muszą smakować, ale i wyglądać. W końcu jemy również oczami! Już dawno odeszły do lamusa czasy gulaszu podawanego w nierdzewnych bemarach! Zamiast tego coraz częściej na eventy zapraszani są znani i cenieni szefowi kuchni, dzięki którym zwykła kolacja urasta do rangi niesamowitego, kulinarnego doświadczenia. Coraz więcej osób jest też na dietach wykluczających pewne składniki, dlatego firma cateringowa musi być przygotowana na taką ewentualność już na etapie planowania menu. Potrawy bezglutenowe, dieta bezmięsna – każdy powinien znaleźć coś dla siebie. A jako że o gustach (podobno) się nie dyskutuje, szeroka i zróżnicowana karta dań z pewnością może zdziałać cuda. W cenę menu wlicza się koszt surowców zużytych do wyprodukowania dania. To tzw. food cost. Im bardziej wymyślne danie i droższe składniki, tym pozycja zostanie drożej wyceniona. Jeśli budżet jest odpowiednio wysoki, warto pokusić się o oryginalne przekąski. Catering nie tylko może, ale powinien być urozmaiceniem eventu, a nie jedynie subtelnym dodatkiem do niego. Przechadzający się pomiędzy gośćmi, schludnie ubrany kelner czy hostessa, potrafiący zainteresować oferowaną przez siebie przekąską, z pewnością wzbudzą pozytywne emocje podczas rozmowy stricte biznesowej, jak i swobodnej wymiany zdań. Pamiętaj, że oferowana przez współczesną gastronomię mnogość rozwiązań, jak choćby kuchnia molekularna czy dania przygotowywane techniką sous-vide, oczaruje nawet najbardziej wysublimowane gusta. Zadbaj więc o podniebienia swoich gości, a z pewnością zapamiętają Twoje wydarzenie na długo. W końcu „przez żołądek do serca” już dawno przestało być pustym frazesem. Plastyka eventu Odpowiednia oprawa w ogromnym stopniu wpływa na odbiór wydarzenia przez jego uczestników. Scenografia eventowa powinna być tłem dla motywu przewodniego, za jakim będzie podążało wydarzenie. Trendem ogólnoświatowym jest minimalizm, nie tylko w kwestii dekoracji, ale i materiałów graficznych. Zachowanie jednolitej reklama CENTRUM KONFERENCYJNE o pow. ponad 1500 m2 199 POKOI I APARTAMENTÓW 467 miejsc noclegowych Luksus w Sercu Podlasia 5
Partner wydania: kolorystyki na wszelkich materiałach – od zaproszeń, przez newslettery, aż po kolory kwiatów i strojów hostess – nada wydarzeniu elegancji i harmonii. Podobnie z zaproszeniami – czy konieczne jest umieszczanie kolorowych logotypów sponsorów i patronów? Jeśli nie ma takiego wymogu, można pokusić się o białe albo czarne logo – w zależności od pozostałych barw. Niech króluje przekonanie, że nic nie jest dziełem przypadku, a każdy kolejny element scenografii, stroju czy oświetlenia dopełnia wrażenia, że nic nie dzieje się bez przyczyny. Jeśli budżet na to pozwoli, warto pokusić się także o niestandardowe rozwiązania multimedialne. Potrafią one w dowolny sposób wykreować niemal każde wnętrze, a widza przenieść w świat fantazji. Najróżniejsze animacje wyświetlane na wielocalowych ekranach, rozszerzona rzeczywistość, a nawet mapping 3D – ogranicza nas, no może oprócz budżetu, tylko wyobraźnia. Bo w końcu naszym nadrzędnym celem powinno być wzbudzenia zainteresowania i wywołanie emocji. A to właśnie one pozostają najdłużej w pamięci. Nie wymyślna reklama, niebanalnie stworzone stoisko czy smaczna przekąska. One są jedynie półśrodkiem, dzięki któremu osiągniesz swój cel. Atrakcje z efektem „WOW” Pamiętaj, aby planując budżet wydarzenia, nie zapominać o honorariach dla artystów, opłatach dla wytwórni, za najem sprzętu, a także kosztów konferansjera i innych dodatkowych atrakcji – zespołów wspierających, pokazów czy koncertów. Nie mniej ważne są scenariusz atrakcji i kreatywność jego pomysłodawców. Zwykły koncert czy występ kabaretu już nie wystarczą. Goście oczekują emocji i efektu zaskoczenia. Drobne wydatki robią dużą sumę Niepozorne z wyglądu wydatki, jak druk ulotek czy identyfikatorów, pomnożone przez liczbę uczestników mogą dać całkiem sporą sumę, dlatego ich również nie wolno pominąć w budżecie. Podczas średniej wielkości eventu zużywane są potężne ilości papieru – zaproszenia, identyfikatory, ulotki z programem, oznakowanie imprezy, bannery. Rozwiązaniem tego problemu może być chociażby umowa barterowa z pobliską drukarnią. W zamian za reklamę podczas Twojego wydarzenia przedsiębiorcy są w stanie dać Ci produkt, za którego zapłata wcale nie należy do najniższych. I wilk syty, i owca cała. Mile widziane są ponadto drobne upominki dla gości. Tego typu gadżety mogą być też nośnikiem reklamowym i przypominać gościom o evencie jeszcze długo po jego zakończeniu. W zależności od rangi wydarzenia mogą to być długopisy, notatniki albo personalizowane bransoletki lub ręcznie wyszywane poszetki. Optymalizacja kosztów i nieprzewidziane wydatki Prędzej czy później na etapie większości planowanych działań pojawia się konieczność pewnych zmian. Istotne jest uświadomienie i sobie, i klientowi, że każda modyfikacja może wpłynąć na finalny efekt przedsięwzięcia. Im lepiej zaplanujemy budżet, tym zmian będzie mniej, ale zawsze warto mieć plan awaryjny. Gdybym miała wskazać najistotniejszy element eventu, to byłby to zaufany zespół. Pewne punkty w harmonogramie można zmienić, nie tracąc na jakości, ale są rzeczy, na których nie warto oszczędzać, bo w konsekwencji koszty, jakie przyjdzie nam ponieść za potknięcie, mogą być o wiele wyższe – od wizerunkowych po finansowe. Sprawdzone agencje i podwykonawcy mają zaplecze, którego mogą użyć w awaryjnej sytuacji, i doświadczenie pomagające im myśleć przyszłościowo i zapobiegać nieprzyjemnym sytuacjom. Idealnie skrojony budżet jest najważniejszym narzędziem pracy event managera. Pozwala na kontrolę wydatków i nakreślenie korelacji między poszczególnymi etapami wydarzenia, dzięki czemu poza oszczędnością czasu pozwala na oszczędność środków. Przykładowe rozplanowanie budżetu LOKALIZACJA • najem, • sprzątanie. 6 Temat numeru
Partner wydania: Angelika Borysiak // Autorka bloga angelikaborysiak.pl, specjalistka ds. marketingu i social media manager. Nieoceniona (ale doceniana!) w budowaniu strategii marki i prowadzeniu komunikacji internetowej. Prywatniu uwielbia swojego kota i zwiedzanie świata z plecakiem. reklama Hotel Kuźnia Napoleońska ul. Sochaczewska 5 96-515 Paprotnia Telefon +48 22 606 41 40 konferencje@kuzniahotel.pl www.kuzniahotel.pl Jedno miejsce, tak wiele możliwości CATERING • jedzenie i napoje, • alkohol, • obsługa kelnerska. TRANSPORT • przewóz uczestników i sprzętu, • dodatkowe wizyty na obiekcie. SCENOGRAFIA • elementy dekoracyjne – kwiaty, rzeźby, konstrukcje, oświetlenie, • dodatkowe elementy wyposażenia – meble, stanowisko rejestracji. MULTIMEDIA • oświetlenie, • nagłośnienie, • koszty produkcji materiałów wideo, • rider techniczny. DRUK MATERIAŁÓW • zaproszenia, • ulotki, plakaty, banery, • identyfikatory. UPOMINKI • koszt upominków, • koszt opakowań. ATRAKCJE • gwiazda wydarzenia, • animacje, • dodatkowe atrakcje, • ZAiKS, • konferansjer. REKLAMA • outdoor, • internet, radio itp. PRODUKCJA I KOSZTY OSOBOWE: • koszty agencji – succesfee, zakwaterowanie, • event manager, • koszty podwykonawców, • hostessy, • fotograf/kamerzysta. INNE • wszelkie inne wydatki, które nie mieszczą się w pozostałych kategoriach. Aby event był skuteczny, konieczna jest korelacja pomiędzy umiejętnościami i doświadczeniem organizatora a odpowiednim budżetem. Mimo że niski budżet zazwyczaj idzie w parze z niską skutecznością działań, to nawet duży budżet nie zagwarantuje udanej imprezy, jeśli my lub agencja nie wykażemy się kreatywnością i umiejętnością planowania. 7
Partner wydania: Większy event, większe ryzyko. Czy musimy robić Risk Assessment? Czytelniku, zamknij na chwilę oczy i wyobraź sobie pewną sytuację. Dzień po evencie przychodzi do Ciebie policjant, by sporządzić notatkę z wypadku, jaki miał wczoraj miejsce. Wszystko, co powiesz, może być dla Ciebie niewygodne, trudne, a nawet obciążające. W głowie masz gonitwę myśli: „czy to ja jestem za to odpowiedzialny?, jakie grożą mi konsekwencje?, co mam na swoją obronę?”. Nie jest ważne, co takiego się wydarzyło. W różnych przepisach znajdzie się wystarczająca liczba paragrafów, by zastosować je wobec winnego pożaru, kradzieży, uszkodzenia sprzętu, naruszenia cudzej własności, uszkodzenia ciała i – odpukać – śmierci. Policjanci, a później prokuratorzy wskazują ludzi zamieszanych, mniej albo bardziej, w daną sprawę. Eventy rzadko kiedy mają tylko jednego organizatora. Działamy zespołowo, skoncentrowani na promocji, gościach, artystach, technice, realizatorzy wymieniają się ze zleceniodawcami swoimi rolami, w zależności od pomysłów, okoliczności. Gdy pada pytanie: „Kto zamówił fajerwerki?” (od nich zapalił się dach sąsiada), wskazać można pewnie kilka osób: ktoś zamawiał, ale kto inny wymyślił, ktoś akceptował (na piśmie?, gdzie jest ten e-mail?), ktoś je rozlokował w konkretnym miejscu, ale ktoś inny poprzestawiał (nie przyznaje się teraz?, wziął nagle urlop?). Panika, wszyscy nabrali wody w usta. Dlaczego właśnie ja mam podpisać ten protokół? Gdy dochodzi do nieszczęścia, boleśnie odczuwamy starą prawdę, że sukces ma wielu ojców, a porażka jest sierotą. Zwykle nie brakowało osób do świętowania, ale gdzie one teraz są? Czy osobą odpowiedzialną zawsze będzie bezpośredni organizator wydarzenia? Niekoniecznie. W głośnej sprawie otrzęsin na jednej z bydgoskich uczelni w 2015 r., gdy wskutek paniki tłumu zginęły trzy osoby, zarzuty postawiono 20-letniej przewodniczącej samorządu (grozi jej do 8 lat więzienia) oraz rektorowi i prorektorowi. Wiele lat wcześniej – w 1994 r. – podczas koncertu rockowego w hali Stoczni Gdańskiej wybuchł pożar. Poparzonych lub stratowanych zostało blisko 300 osób, siedem z nich zmarło. Pożar najprawdopodobniej był wynikiem podpalenia, sprawcy nie udało się ustalić. Na ławie oskarżonych zasiedli organizatorzy imprezy oraz z racji niedopełnienia obowiązków komendant stoczniowej straży pożarnej i pracownik stoczni. Jeszcze inny przykład: w Katowicach w styczniu 2006 r. pod wpływem ciężaru śniegu zawaliła się hala targowa. Zginęło 65 osób, a ponad 140 zostało rannych. Współwłaściciel firmy, która zbudowała halę, po katastrofie próbował popełnić samobójstwo. Konstruktorom groziła kara do 12 lat więzienia. Podmiot (najczęściej) odpowiedzialny Od prawie 20 lat w polskiej branży spotkań rozwijają się specjalności zawodowe związane z poszczególnymi rodzajami wydarzeń. Najpierw na rynku wydzieliła się grupa wyspecjalizowanych biur obsługujących gości biznesowych. Profesjonalny Organizator Kongresów – Professional Congress Organiser (PCO) – to już dość powszechnie znany i coraz bardziej uznany w branży partner. W Polsce szacuje się ich liczbę na ok. 100 Tekst: Sławomir Wróblewski Z artykułu dowiesz się: Kto jest odpowiedzialny za negatywne skutki wydarzenia. Jak ocenić skalę potencjalnych zagrożeń i przeprowadzić analizę ryzyka. Czym grozi naruszenie zasad bezpieczeństwa na evencie. Jakie warunki musi spełnić zleceniodawca imprezy. Co kryje się pod nazwą early considerations checklist. 8 Okiem eksperta
Partner wydania: podmiotów pomocnych i kilkaset osób. Sukcesywnie postępuje proces dalszej zawodowej specjalizacji, stosownie do potrzeb danego segmentu rynku. Podróże motywacyjne obsługują tzw. Incentive Houses (agencje zajmujące się organizacją wyjazdów). Natomiast do obsługi eventów aspiruje bardzo wiele podmiotów, wśród których są i te nazywające siebie agencjami eventowymi, i agencje public relations, redakcje i wydawnictwa, fundacje, stowarzyszenia, struktury samorządów lokalnych, instytucje kulturalne i sportowe, uczelnie, szkoły, remizy strażackie i parafie, grupy nieformalne i osoby prywatne. Brak statusu firmowego wcale nie musi przekładać się na mniejszą skalę działania. W kwietniu 2013 r. krakowska studentka zamieściła na Facebooku otwarte zaproszenie na ognisko, przyszło na nie ponad 20 tys. osób. A że jeden z uczestników spadł ze skarpy i trafił do szpitala, wybuchła afera. Kobiecie postawiono zarzut zorganizowania bez zezwolenia imprezy masowej, za co grozi kara do 8 lat więzienia. Julia Rutherford Silvers, autorka książki Risk Management for Meetings and Events, przytacza obiegową opinię, że eventy to branża niezbyt skomplikowana, jak twierdzi: „Eventy to nie to samo co chirurgia mózgu”. Tymczasem owa pozorna prostota rodzi wiele niebezpieczeństw. Ich skala rośnie wraz z wielkością imprezy. Sprawy bezpieczeństwa, zwłaszcza proces oceny zagrożeń, jakie wielkie zgromadzenia za sobą pociągają, wymagają odpowiednio przygotowanych i doświadczonych ludzi. To właśnie ci specjaliści znają skomplikowaną materię organizacji, są wyczuleni na wszelkie detale, nie zbagatelizują potencjalnych trudności, jakie mogą wystąpić przy realizacji wydarzenia. Uwaga na obiekty-pułapki Powstawanie w Polsce nowych obiektów, przede wszystkim aren sportowych, zdolnych do recepcji wielkich imprez, niewątpliwie zdynamizowało, a nawet zrewolucjonizowało rynek eventów. Nadal otwierane są nowe obiekty dla potrzeb realizacji kongresów, targów i koncertów, zatem rynek będzie się rozwijać m.in. w kierunku umiędzynarodawiania. Powstające nowoczesne obiekty są z zasady wielofunkcyjne, nastawione na przyciąganie jak największej liczby imprez, najchętniej tych wielkich. To z jednej strony szansa rozwoju biznesu, generowania przychodów i zwiększania miejsc pracy, z drugiej – źródło potencjalnych zagrożeń dla uczestniczących w nich osób. Niestety, częstym zjawiskiem są nieczynne wyjścia ewakuacyjne. Zaplanowane przez architekta zgodnie z wymogami, ale jakże często blokowane przez jakiegoś pozbawionego wyobraźni pracownika obsługi gmachu. Drogi ewakuacyjne to wciąż pięta achillesowa wielu imprez. Podczas jednego z maratonów w stolicy karetka nie dojechała do omdlałego zawodnika, bo utknęła w tłumie. Zapewne już wszędzie istnieją systemy awaryjnego komunikowania (PA – Public Announcement/Public Address), jednak bardzo rzadko organizator imprezy zna sygnały dźwiękowe i ich znaczenie. Wiele do życzenia pozostawiają też komunikaty słowne nawołujące do ewakuacji (słyszałem kiedyś komunikat po angielsku, można było umrzeć, ale ze śmiechu). W Bukareszcie, w październiku 2015 r., doszło do pożaru klubu muzycznego. Zginęło 41 osób, ponad 100 trafiło do szpitali. Tragedia ujawniła proceder przymykania oka przez władze na wydawanie zgody na funkcjonowanie obiektów pomimo braku atestów bezpieczeństwa. Na ulice wyszły wielotysięczne demonstracje, w konsekwencji ze stanowiska ustąpił premier, a burmistrz dzielnicy trafił do aresztu. Sytuacje kryzysowe podczas imprez masowych Wielkie imprezy przyciągają uwagę mediów, które relacjonują wydarzenie z jej wszystkimi aspektami. Zarówno tymi dobrymi, jak i złymi. Każde naruszenie zasad bezpieczeństwa niesie ogrom negatywnych skutków dla wizerunku organizatora, a nawet kraju, w którym odbywa się event. Warto przypomnieć, że problem potencjalnego załamania wizerunku kraju był przedmiotem kongresu Światowej Organizacji Turystyki (UNWTO) w Stambule w 1997 r.). Była to próba zmierzenia się z kryzysem turystyki, jaki nastąpił po masakrze w Luksorze, gdzie terroryści zastrzelili 62 zagranicznych turystów. Imprezy, w tym masowe, łatwo stają się źródłem sytuacji kryzysowych. Gdy sprawy źle się potoczą, konsekwencje dla organizatora imprezy mogą być bardzo poważne. Na przykład w sierpniu 2011 r. w trakcie koncertu, który miał miejsce w amfiteatrze w amerykańskim Indianapolis, wiatr uderzył z szybkością 100 km/h. Na oczach wielu tysięcy osób scena zawaliła się na sektor VIP. Siedem osób zmarło, a ponad 40 zostało rannych. Wielkie imprezy przyciągają ludzi niezrównoważonych i terrorystów. W Bostonie w 2013 r. dwie bomby eksplodowały na zapchanych ulicach, w pobliżu miejsca finiszu maratonu. Dwie osoby zginęły, co najmniej 120 zosta- ło rannych. W Polsce nie mieliśmy dotąd aktów typowo terrorystycznych, proces globalizacji każe być na to niestety przygotowanym. Wielkie trudności mogą powstać także z błahych przyczyn. W wyniku zgromadzenia w jednym miejscu wielu tysięcy ludzi, np. na koncercie, zagrożona będzie łączność komórkowa. Brak dostatecznej przepustowości bazy komórkowej podczas koncertu The Rolling Stones na stadionie w Chorzowie pozbawił większość osób możliwości dzwonienia. Na szczęście świadoma sprawy obsługa techniczna posługiwała się tradycyjnymi walkie-talkie. Procedura zgłoszenia imprezy masowej W wielu krajach procedura akceptacji imprez, zwłaszcza masowych i sportowych, jest złożona i wieloetapowa. Proces udzielania zgody na przeprowadzenie imprezy, zajmujący minimum 3 miesiące, czasem 6 miesięcy, a nawet rok, ma na celu eliminowanie zagrożeń. Sprawy bezpieczeństwa są uregulowane w przepisach, w tym na szczeblu najwyższym, tzn. w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, ostatnio zmienionej 31 sierpnia 2011 r. (Dz. U. 2009, poz. 62). Jednak niektóre imprezy z zakresu turystyki biznesowej, również te wielkie, jak kongresy czy duże eventy firmowe, nie są objęte rygorami tej ustawy. Rodzi to potrzebę samodzielnego rozwiązywania przez organizatorów problemów bezpieczeństwa. Każdy eventplanner, czyli osoba reprezentująca 9
Partner wydania: zleceniodawcę imprezy, a także PCO – bezpośredni realizator i koordynator tego wydarzenia – musi umieć zidentyfikować potencjalne problemy prawne, określić środki zaradcze dla ograniczenia zagrożeń i ewentualnych roszczeń poszkodowanych oraz zarządzać ryzykiem związanym z imprezą. Ocena ryzyka i zarządzanie kryzysowe Faza planowania jest kluczowa dla oceny ryzyka przez organizatora imprezy. Do identyfikacji i oceny potencjalnych ryzyk powinno być włączonych jak najwięcej osób, by wszystkie potencjalne zagrożenia zostały szczegółowo przeanalizowane, ocenione pod względem prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu na imprezę. Poprzez taką identyfikację event manager może zbudować strategie redukowania zarówno możliwości ich wystąpienia, jak i ewentualnych skutków. Główne ryzyka przy organizacji imprez to: • finansowe (niewypłacalność, odwołanie imprezy, słaba frekwencja, zła gospodarka finansami), • niedojechanie osób występujących, zespołu lub brak dostawy zamówionych towarów, materiałów, • awaria sprzętu, • uszkodzenie lub utrata mienia, rzeczy wartościowych, • niewłaściwa ochrona, • zatrucia pokarmowe, • zagubione dzieci, • złamanie ciszy nocnej, konflikty z tytułu przekroczenia norm poziomu głośności, • tłum – większy niż spodziewany, • upał – ekstremalne zjawiska pogodowe, • sztuczne ognie. W literaturze zachodniej (Risk Management for Meetings and Events) podaje się podstawową listę kontrolną celów imprezy, tzw. elary considerations checklist: • Jaki jest cel Twojej imprezy? • Gdzie impreza będzie miała miejsce? • Kiedy będzie się odbywać? • Kto ma uczestniczyć, jak zamierzasz do nich dotrzeć? • Jakich zezwoleń potrzebujesz, aby zrealizować imprezę? • Jakich zasobów potrzebujesz, aby dobrze przeprowadzić imprezę? • Jaki będzie koszt imprezy? • Jakie są podstawowe ryzyka związane z imprezą? Przeprowadzenie analizy wystąpienia ryzyka przy planowanej imprezie powinno być naturalnym zadaniem każdego organizatora imprezy, a w szczególności każdego PCO. Oszacowanie ryzyka (Risk Assessment) powinno objąć wszelkie aspekty imprezy, a do najważniejszych należeć będą: • Wyjścia ewakuacyjne – czy są czytelnie oznakowane, oświetlone i wystarczająco duże dla ew. ewakuacji lub opuszczenia wydarzenia po imprezie. • Scena i barierki – wymagają szczegółowej, fachowej dokumentacji. • Zarządzanie tłumem wokół sceny. • Zapewnienie wystarczającej liczby urządzeń sanitarnych i punktów opieki medycznej. • Sprzedaż alkoholu. • Użycie licencjonowanych służb ochrony. • Komunikacja z uczestnikami imprezy. • Zagrożenie przegrzaniem, upadkiem, pożarem (jak minimalizować i likwidować). • System biletowania dla kontroli tłumu. Poniżej przykładowa lista kontrolna planowania imprezy: • Wejścia i wyjścia – liczba, lokalizacja, oznaczenia („Najkrótsza droga”!). • Centrum koordynacyjne imprezy. • Ogrodzenia/barierki, w tym zewnętrzne. • System biletowania (jeśli występuje). • Wejścia/wyjścia dla niepełnosprawnych, starszych, podjazdy dla nich i drogi, w tym wewnętrzne oznakowanie. • Parkingi służbowe (pracownicy, służby, partnerzy). • Miejsca podjazdu taksówek (wyznaczonych) i autokarów, miejsca ich parkowania (pullup). • Oznakowanie dojść do transportu publicznego. • Wyjścia awaryjne, dostęp dla służb pogotowia, miejsca ewakuacji, parkingi i dostęp dla pojazdów pomocy przy wypadkach, drogi dla nich. • Drogi tylko dla pieszych. • Kontrola głównego zasilania energii, wody, gazu oraz kabli elektrycznych (stan, zabezpieczenie, położenie, wysokość linii napowietrznych). • Oświetlenie – czy jest adekwatne (imprezy wieczorno-nocne). • Pojemniki na śmieci, w tym na odpady segregowane. • Stanowiska pierwszej pomocy (namioty, zasilanie, woda, lód, osłony). • Punkty zgłaszania dzieci zagubionych, biura rzeczy znalezionych. • Punkty gastronomiczne, uregulowanie sprzedaży alkoholu, oznaczenie, zabezpieczenie, woda pitna, mycie rąk, toalety. • Namioty, ławki, inne tymczasowe urządzenia – sprawdzenie autentyczności ich certyfika- tów. • System komunikatów PA – Public Address. • Hydranty i inne urządzenia przeciwpożarowe. • Stanowiska dla mediów, punkty informacyjne. • Miejsca zabezpieczenia towarów skonfiskowanych, niebezpiecznych. • Bezpieczne przechowywanie i rozliczanie gotówki. Tabela 1. Ocena Ryzyka (RiskAssessment) // Ryzyko Kto może być narażony? Czy ryzyko może być kontrolowane? Wszelkie działania dla opanowania ryzyka Wpisać zindentyfikowane ryzyka w kolumnie Wymienić zagrożone osoby i grupy Udzielić odpowiedzi do każdej pozycji Opisać ew. działania dla każdej pozycji Źródło: Organising Events Guide, North Hertfordshire District Council 10 Okiem eksperta
Partner wydania: • Zaplecze, pomieszczenia dla pracowników. • Generatory awaryjne prądu. • Lokalizacja sceny, ochrona terenu sceny, bariery, ogrodzenia. Proces analizy oceny ryzyk warto zapisać w formie tabelarycznej. Interesujące rozwiązanie znajdujemy w Wielkiej Brytanii, gdzie oddolnie wypracowano system regulujący kwestie bezpieczeństwa transportu uczestników imprez sportowych (Voluntary Guidelines Carriage of passengers to designated Sporting Events). Ów spis sprawdzonych rozwiązań i wynikających stąd zobowiązań przewoźnicy przyjęli na siebie dobrowolnie. System ten wsparły autorytetem władze Anglii i Walii, a potem innych regionów w Wielkiej Brytanii (The Good Practice Safety Guide, The UK Home Office). Główne założenia brytyjskich uregulowań przewozowych: • Firma transportowa przyjmująca zamówienie na przewóz kibiców zgłasza szacunkową liczbę pasażerów i liczbę autokarów wskazanemu oficerowi policji w docelowym miejscu, na minimum 48 godz. przed imprezą. • Autokary nie mogą zatrzymywać się w promieniu 10 mil od miejsca imprezy bez zezwolenia policji, a na trasie nie mogą się zatrzymywać w miejscach, gdzie sprzedawany jest alkohol (tylko na pełny posiłek i to za zgodą policji). • Autokary mogą przybywać na miejsce wydarzenia nie wcześniej niż 2 godziny przed imprezą, a odjechać muszą nie później niż 1 godzinę po jej zakończeniu. Nie można zabierać ani wypuszczać pasażerów w miejscach nieuzgodnionych z policją. • Napoje alkoholowe nie mogą być przewożone w tych środkach transportu. Z doświadczeń Profesjonalnego Organizatora Kongresów wynika, iż jedną z kluczowych kwestii dla pomyślnego zrealizowania imprezy jest koordynacja zarządzania. Umiejętność panowania nad całością imprezy przy całej jej złożoności i dynamice stanowi rzadką umiejętność, którą nie każdy człowiek posiada, tak jak nie każdy muzyk może być dyrygentem orkiestry i nie każdy twórca może być reżyserem np. przedstawienia w teatrze. Trzeba unikać sytuacji, w której organizator imprezy jest przeciążony obowiązkami, gdyż przy wystąpieniu trudności na jakimś odcinku nie będzie w stanie poświecić im dostatecznej uwagi, co może doprowadzić do sytuacji kryzysowej. Z drugiej strony, nadmierne zdecentralizowanie może stworzyć luki w systemie zarządzania, pojawią się obszary bez nadzoru i bez osób za nie odpowiedzialnych. Zapamiętaj Formułując najważniejsze aspekty zapewniania bezpieczeństwa wielkich imprez, wskazać należałoby następujące wnioski: • Imprezy, szczególnie wielkie, od kilkuset uczestników, planować należy z dużym wyprzedzeniem, nawet kilkuletnim. Planowanie powinno być maksymalnie szczegółowe – o powstawaniu zagrożeń decydują najczęściej drobne elementy. • Do współodpowiedzialności za powodzenie imprezy, w tym za sprawy bezpieczeństwa, zaangażować trzeba wszystkie działy i służby. • Nie można poprzestać na spełnieniu wymogów formalnych, obowiązkowych. Niezbędne jest wprowadzanie dodatkowych procedur, opartych na logice, zdrowym rozsądku, przewidywaniu ewentualnych scenariuszy rozwoju wypadków. • Zarządzanie imprezą wymaga zarówno licznego grona osób odpowiadających za poszczególne, przydzielone im zadania, jak i scentralizowanej koordynacji, pozwalającej na szybkie reagowanie w warunkach dynamicznie zmieniających się wydarzeń, czasem przebiegających równolegle z innymi. • Pomimo pozornej prostoty zadań organizacyjnych, przy planowaniu i realizacji imprez korzystać należy z dobrych praktyk oraz sprawdzonych rozwiązań, jakimi dysponują doświadczeni praktycy w firmach i partnerzy branżowi, np. PCO. Sławomir J. Wróblewski // Ekspert branży spotkań biznesowych, były attaché ds. kultury w Konsulacie RP w Chicago, dyrektor Polskiego Ośrodka Informacji Turystycznej w Chicago, współzałożyciel Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, twórca Programu Ambasadorów Kongresów Polskich. Obecnie realizuje program naukowy w Kazachstanie. // Faza planowania jest kluczowa dla oceny ryzyka przez organizatora imprezy. Do identyfikacji i oceny potencjalnych ryzyk powinno być włączonych jak najwięcej osób, by wszystkie potencjalne zagrożenia zostały szczegółowo przeanalizowane, ocenione pod względem prawdopo- dobieństwa wystąpienia i wpływu na imprezę. // 12 Okiem eksperta
Centrum Kultury Dwór Artusa Rynek Staromiejski 6, 87-100 Toruń www.artus.torun.pl więcej informacji: Sebastian Chojnacki, sebastian@artus.torun.pl +48 56 655 49 39 w. 28 Centrum Kultury Dwór Artusa – w centrum historycznego Torunia, pięć reprezentacyjnych sal oraz salka kinowa, znakomicie nadające się na organizację konferencji, uroczystych gali, koncertów, bankietów, spotkań, seminariów itp. Historyczny i niezwykle efektowny wystrój sal przeplata się z nowoczesnością i pełnym profesjonalizmem organizacji imprez.
Partner wydania: – Lubi Pan miejsce, w którym obecnie się znajduje? – Uwielbiam miasto, w którym jesteśmy w tym momencie. Toruń jest piękny. Nie słyszałem o nim nigdy wcześniej. Łatwo tu dojechać z wielu lotnisk, więc tym bardziej jestem bardzo szczęśliwy, że udało mi się tutaj dotrzeć. Nie mogę się doczekać wieczornego spaceru po mieście i wspólnej kolacji uczestników konferencji. Jestem podekscytowany tym, czym się tutaj zajmujemy. Mamy tu przedstawicieli pięciu różnych miast. Ludzie z różnych państw mają możliwość spotkania się tutaj bez konieczności uciążliwego podróżowania, co często stanowi komunikacyjną barierę. W przyszłości z pewnością częściej będziemy organizować konferencje hybrydowe. Bardzo się cieszę, że mogę uczestniczyć w początku czegoś, co w przyszłości na pewno stanie się trendem. – Co z technologią? W końcu podczas organizacji Multi City Meeting jest ona bardzo ważna, a istnieje ryzyko jej awarii. // Sposobów na zorganizowanie eventu wciąż przybywa. Do jednych z nich zdecydowanie należą nowatorskie konferencje hybrydowe, działające według formuły Multi City Meetings. Jednak czy niosą one za sobą dodatkowe zagrożenia i czy w świecie multikulturalizmu można dostrzec znaczące różnice w branży eventowej? Czy Polska jest silnym graczem rynkowym? Podczas tegorocznej FRESH Conference rozmawialiśmy ze specjalistą Event ROI, który przedstawia sposób na osiągnięcie sukcesu i obnaża zachowania dzisiejszych przedsiębiorstw. // Rozmawiała: Maria Ledeman Dowiedz się, jak powinien wyglądać Twój sukces Rozmowa z Ellingiem Hamso 14 Twarzą w twarz
Partner wydania: – Podczas konferencji nie używamy nowoczesnej technologii, ale starej. W trakcie trwania naszego spotkania wykorzystujemy oprogramowanie ogólnodostępne od wielu lat. Sprzęt ten działa bez żadnego zarzutu i można na nim zawsze polegać. Podczas takich spotkań, niezależnie czy są to pojedyncze miejsca, czy formuła Multi City, istnieje ryzyko, że nagle mikrofon przestanie działać, że będzie nieoczekiwana przerwa w dostawie prądu. Nie dostrzegam jednak w tym problemu. Wszystko, czego potrzebujemy podczas naszych spotkań, to dostępu do internetu. Dobre połączenie z siecią jest dla nas kluczowe. Za każdym razem próbuję przewidzieć problemy techniczne przed jakimś spotkaniem. Jestem zaskoczony tym, jak niewiele potencjalnych zagrożeń tego typu jestem w stanie znaleźć. – Konferencje hybrydowe pokazują bardzo wiele różnic pomiędzy krajami. Chociażby kulturowych. – Różnice te mogą być wadą, ale mogą równie dobrze przekształcić się w zalety. Państwa coraz bardziej upodabniają się do siebie i stają się jednolite. Polska i jej sąsiedzi są zbliżone do siebie kulturowo, ale inne niż np. Portugalia czy Dania. Jeśli organizujemy pojedyncze wydarzenie, w którym biorą udział ludzie z odmiennych pod wieloma względami krajów, mamy mieszankę kulturową. Gdy zgromadzimy tych wszystkich ludzi w jednej lokalizacji, to nie są oni jednak reprezentantami poszczególnych kultur, ale tworzą wielokulturową mieszankę. – To lepiej czy gorzej, gdy mamy tych wszystkich ludzi w tym samym miejscu? – Nie wiem. Byłem również na innej konferencji, w której brali udział przedstawiciele wielu miast. Byłem też w różnych zakątkach Europy i na evencie w USA. W Europie spotkałem wielu interesujących ludzi. Na przykład w Zurychu spotkałem bardzo wielu ludzi o silnej pozycji w branży, a pielęgnowanie znajomości z nimi przynosi mi wiele korzyści. W Stanach Zjednoczonych odbyłem wiele rozmów ze sporą liczbą osób, ale podczas licznych rozmów z nimi czułem, że nie poszerzam swoich horyzontów. Dlatego podsumowując: branie udziału w spotkaniach Multi City jest o wiele lepsze. Dodatkowo… w Zurychu mają lepsze wino niż w Ameryce. – W jakiej kondycji znajduje się obecnie rynek branży eventowej? – Zależy on od ogólnej sytuacji ekonomicznej, bo gdy ta jest słaba, to pierwsze, na czym firmy tną koszty, to organizacja eventów. Jeśli jakieś przedsiębiorstwo przechodzi kryzys, to na początku zaczyna oszczędzać na podróżach i spotkaniach biznesowych. Nie dotyczy to jednak Polski, ponieważ z tego, co wiem, Wasz rynek miał się bardzo dobrze przez ostatnie lata. Europa nie wychodzi z kryzysu, za to USA nabierają wiatru w żagle i obecnie wydają się liderem światowej ekonomii. Nie jestem w stanie przewidzieć, jak to się dalej potoczy. Rynek eventowy jest bardzo mocno związany z ekonomią, więc jeśli pytasz mnie o ogólną kondycję branży, to odpowiem tak: jeśli stan gospodarki się poprawi, to i branża eventowa odnotuje wzrost. Ale skupmy się również na drugiej stronie. W momencie ekonomicznego załamania spada lojalność konsumentów i trudniej jest zdobyć klienta. Każdy skupia się na zaoszczędzeniu kosztów, szuka czegoś tańszego. Walka staje się trudniejsza, a klienci przestają być przywiązani do marek. Przykładem jest chociażby to, że podczas recesji w Szwajcarii w roku 2008 firmy medyczne traciły klientów. – Co zrobiły w takiej sytuacji? – Coś przeciwnego niż inne przedsiębiorstwa w podobnych sytuacjach: zdecydowały się zwiększyć budżet na marketing o 40%, ponieważ to w czasie kryzysu ważne jest, by zawalczyć o klienta i jego lojalność. Należy wtedy organizować więcej wydarzeń, które mogą budować jego relacje z marką. W czasach kryzysu walka o klienta powinna być zdecydowanie bardziej większa. Powinniśmy spojrzeć naszym klientom prosto w twarz i powiedzieć: „Proszę, zobaczcie, co dla Was przygotowaliśmy”. reklama 15
Partner wydania: – Dlaczego więc przedsiębiorstwa rezygnują z organizacji eventów? – Jest tylko jedno możliwe wyjaśnienie: dzieje się tak, ponieważ w czasach kryzysu zmniejsza się przychód przedsiębiorstw. Właśnie dlatego nie chcą one inwestować w wydarzenia marketingowe, które nie będą zwiększać ich przychodu i przynosić im korzyści. W czasach kryzysu przychody firmy naturalnie się zmniejszają, więc jeśli miałaby ona zorganizować event, to taki, który z pewnością da im pewną korzyść i będzie im się opłacał. Przedsiębiorcy chcą konkretnie wiedzieć, jaki będzie zysk z wydarzenia, które przygotowują. Jeśli jesteśmy w stanie im zagwarantować, że event przyniesie pewny zysk – będą go organizować. Na co dzień zajmuję się mierzeniem efektywności eventów – ich zwrotem z inwestycji (Event ROI – Event Return on Investmen). Jeśli firmy mogłyby dostawać rzetelne dane na temat wymiernych korzyści, jakie przynoszą im eventy, wtedy z pewnością byłyby bardziej przekonane, by organizować wydarzenia nawet w dobie kryzysu. – Wspominał Pan wcześniej o USA. Jak wiele różnic można dostrzec pomiędzy Zachodem a naszym krajem? – Widzę o wiele mniej różnic, niż można sobie to wyobrazić. Dużo podróżuję i widzę, że rozwój w Polsce jest na bardzo podobnym poziomie. Zwiedziłem naprawdę wiele krajów i bez względu na to, czy jest jestem w Polsce, Niemczech, USA, Rosji, czy Turcji, mam podobne obserwacje. – Można więc powiedzieć, że Polska jest nowoczesnym państwem? – Niech nikomu nie przejdzie nawet przez myśl, że Polska jest zacofana w stosunku do innych krajów. Wbrew pozorom eventy w innych państwach wyglądają bardzo podobnie. Udało mi się bardzo dobrze poznać polską branżę spotkań. Ba, znam to państwo nawet lepiej niż większość państw europejskich. Uważam, że jesteście na takim samym poziomie rozwoju przemysłu, jesteście równie zaawansowani co inne kraje – nie umniejszajcie sobie. Z tego, co wiem, macie w Polsce przynajmniej cztery bądź pięć zrzeszeń przedsiębiorstw rynku eventowego. W moim kraju, Norwegii, nie ma ich w ogóle. Wydajecie wiele publikacji, a przynajmniej dwie, które znam, są wydaniami papierowymi. Macie globalnych liderów i eventowe autorytety, np. Sławomira Wróblewskiego czy Krzysztofa Celucha. Nie myślcie, że Polska nie jest wystarczająco zaawansowanym krajem! – Istnieje jakiś przepis na osiągnięcie sukcesu w branży event marketingu? – Na początku należy zacząć od zdefiniowania pojęcia sukces. Upewnij się, że Ty i Twój klient jesteście zgodni co do tego, co rozumiecie przez ten termin. Wspólnie określcie, co chcecie osiągnąć. Równie dobrze można to sprowadzić do stwierdzenia, że aby osiągnąć sukces, musisz mieć jasno określone i precyzyjnie mierzalne cele. Dowiedz się, jak Twój sukces powinien wyglądać. Ludzie nie zdają sobie sprawy, jak wiele eventów jest organizowanych bez jasno określonych planów. Trzeba mieć jasno określone wartości biznesowe i w jasny sposób zakomunikować to osobie, która projektuje content całego wydarzenia. Jeśli w sposób czytelny uda Ci się przekazać, co chcesz osiągnąć, wtedy dostaniesz to, czego chcesz: osiągniesz sukces. – Czyli wystarczy, że jasno sprecyzujemy nasze cele? – Jeśli wiesz, czego chcesz, to dopiero wtedy możesz zacząć tworzyć. Nie wiesz, czego oczekujesz od swojego wydarzenia? Jesteś skazany na porażkę. Zawsze gdy organizuję swoje eventy, staram się prosić o odpowiedni feedback w postaci arkusza z pytaniami. Wtedy wiem, jak jeszcze lepiej zorganizować kolejne wydarzenie i co warto zmienić w przyszłości. Zanim zabierzemy się za selekcję miejsca, będziemy wybierać odpowiednią lokalizację i ocenimy jej jakość, poczekajmy na feedback od uczestników poprzedniego eventu. Wtedy mamy pewność, że w przyszłości ludzie dadzą nam maksymalną liczbę punktów we wszystkich pytaniach i feedback będzie pozytywny. Na tym polega nasza praca. Jeśli event designer ma bardzo jasno sprecyzowane narzędzia do tworzenia, stworzy dużo lepszy event. To właśnie sukces. Jeśli nie wiesz, co chcesz zrobić, jeśli nie wiesz, gdzie zmierzasz, oddasz tę szansę komuś innemu. To jest kluczowa sprawa. Elling Hamso // Managing Partner w Event ROI Institute. Główny specjalista, który potrafi w precyzyjny sposób określić efektywność organizowanych eventów. Jako członek European Best Event Awards został uhonorowany wieloma nagrodami, a magazyn „Conference & Incentive Travel” umieścił go w rankingu 50 najistotniejszych ludzi branży spotkań w Zjednoczonym Królestwie. Wyróżniono go także w Holandii, gdzie został uznany trzecim z największych profesjonalistów rynku MICE. Elling Hamso od lat profesjonalnie zajmuje się tematem Event ROI i analizuje najnowsze tendencje rynkowe. Norweski specjalista ma również stopień doktora, który zdobył na Uniwersytecie w Manchesterze. // W momencie ekonomicznego załamania spada lojalność konsumentów i trudniej jest zdobyć klienta. Każdy skupia się na zaoszczędzeniu kosztów, szuka czegoś tańszego. Walka staje się trudniejsza, a klienci przestają być przywiązani do marek. // 16 Twarzą w twarz
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==