SCENARIUSZ IMPREZY – DYNAMICZNA AGENDA Kolejnym niezwykle istotnym elementem jest scenariusz. Zależnie od tego, ile nagród lub wyróżnień będzie wręczonych na naszym wydarzeniu, powinniśmy dostosować plan imprezy do oczekiwań zarówno osób nagradzanych, jak i pozostałej publiczności. Gala nie może się znudzić. Część zaproszonych gości pojawi się na scenie i to właśnie na ten moment będą czekać cały wieczór. Lecz część uczestników pozostanie na widowni, to oni mogą się łatwo rozproszyć. Projektując scenariusz imprezy, pamiętajmy, żeby zainteresować wszystkich obecnych. Kluczem do osiągnięcia tego może być dynamiczna agenda wydarzenia, która będzie budować napięcie. Tworzenie historii na scenie, gra wizualizacjami, słowami – to wszystko pomoże nam podtrzymać poziom napięcia wśród widowni. PROWADZĄCY – DIALOG Z GOŚĆMI Niezwykle ważny jest też wybór odpowiedniego konferansjera całej imprezy. Przed prowadzącym stoi niezwykle trudne zadanie oczarowania publiczności. Nasz konferansjer powinien być odpowiednio zbriefowany, tak żeby poczuł atmosferę imprezy i wiedział dokładnie, przed jaką publicznością będzie występować. Ostatecznie to on lub ona będzie prowadzić dialog z gośćmi imprezy, zaprosi gości na scenę, poinformuje o agendzie wydarzenia. Warto postawić na sprawdzoną osobę, która potrafi zaangażować publiczność, wpleść element rozrywkowy do naszego wydarzenia. TWORZENIE HISTORII I WSPOMNIEŃ Pamiętajmy, że nasze wydarzenie musi wyglądać doskonale – we wspomnieniach gości i na zdjęciach z eventu. Confetti dopasowane kolorystycznie do key visual klienta, interesująca ścianka do robienia pamiątkowych zdjęć – to wszystko pomoże nam stworzyć galę, która zapadnie w pamięci na długo. Projektując idealną galę, musimy po części myśleć jak nasz przyszły gość. Gdzie chciałbym zrobić sobie zdjęcie? W jakim świetle wypadnę najlepiej? Czy z końca sali będę widzieć scenę? Czy będzie mi wygodnie? Owszem, czasem trudno wczuć się w rolę uczestnika imprezy, ale dzięki temu uda nam się stworzyć wspaniałe wspomnienia. VENUE – MIEJSCE IDEALNE To właśnie wnętrze może nadać naszej gali charakteru. Podczas organizacji gal firmowych event manager bardzo często ma już z góry narzucone miejsce, w którym wydarzenie ma się odbyć. Oczywiście im ładniejsza i otwarta przestrzennie jest nasza lokalizacja, tym łatwiej będzie nam zbudować interesującą scenerię. Jeśli jednak trafimy na surowe wnętrze, możemy je odmienić nie tylko dekoracjami, ale i światłem, ekranami czy ogólnie techniką. Miejsce powinno być również dostosowane do ilości zaproszonych gości oraz planu przebiegu imprezy. Nie ma nic gorszego niż ogromna sala, na której bawi się kilkadziesiąt osób lub niewielka restauracja, do której próbujemy zmieścić 200 gości. CZAS – ILE TRWA GALA? Projektując galę, powinniśmy pamiętać, że nasi goście będą czekać nie tylko na swoje wystąpienie na scenie, ale i na nieoficjalną część imprezy. Cała gala nie powinna trwać zbyt długo. Oczywiście, zależy to od liczby nagród i wyróżnień, które zamierzamy wręczyć podczas naszej gali. Jeśli na scenie ma pojawić się wiele osób, dynamiczny scenariusz może nam ułatwić zadanie i skrócić czas całego wydarzenia. Część gal jest przerywana – czy to na przerwę, czy z powodu wystąpienia. To nie zawsze jest dobry pomysł, bo rozciąga to wydarzenie w czasie. Najważniejsze jest jednak podtrzymanie zainteresowania gości. Jeśli jednak nasza impreza będzie miała przerywnik, pamiętajmy o tym, żeby on również był niezwykle interesujący. NA CO UWAŻAĆ? Gala to specyficzne wydarzenie, które zmienia się wraz z nastrojami gości. Z jednej strony musimy trzymać się scenariusza, żeby zdążyć z każdym elementem imprezy. Z drugiej – wydarzenie to jest tworzone również przez uczestników i to od nich będzie zależeć klimat i atmosfera na scenie, ale także czas jej trwania. Zarówno event manager, jak i prowadzący będą musieli uważnie obserwować publiczność, by w razie potrzeby zmodyfikować przebieg imprezy tak, by podtrzymać zainteresowanie gości. Aby przygotować się na każdą ewentualność, koniecznie zróbmy próbę przed samym wydarzeniem. Sprawdźmy nazwiska gości, którzy mają pojawić się na scenie, rozmiary uniformów dla hostess, kolejność dyplomów, nagród czy wystąpień. Bądźmy też przygotowani na najbardziej niespodziewany obrót spraw. Doświadczona agencja eventowa będzie w stanie doradzić najlepsze miejsce, scenariusz i pomoże zbudować napięcie intrygujące publiczność. Wsparcie sprawdzonych ludzi podczas organizacji tego typu wydarzeń może okazać się nieocenione. EWA WIĄCEK // project manager w endorfina events Przygodę z eventami rozpoczęła w 2011 r. w endorfina events jako business development manager. Po roku postanowiła rozpocząć przygodę z produkcją. Pracowała jako freelancer, później wróciła do działu produkcji. Pracowała z takimi klientami, jak T-Mobile, Credit Agricole, PZU, Adamed, Samsung, Facebook, Lafarge, Coca-Cola, Wyborowa Pernod Ricard. NAPISZ DO AUTORKI: e.wiacek@endorfina.eu Partner wydania: HOTEL ROBERT`S PORT LAKE RESORT & SPA 5
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==