czas dostępny na montaże i demontaże, budżet na scenografię. Jeśli nie ma sprecyzowanej koncepcji, to bardzo pomocne są różnego rodzaju zdjęcia z inspiracjami. Jeśli już przebrniemy przez etap początkowy, czyli poznanie założeń i oczekiwań organizatora, przystępujemy do stworzenia koncepcji i wizualizacji. Tak, wizualizacja jest nieodzowna, bo opis nie zastąpi „widoku”. Nie wszyscy mają na tyle rozwiniętą wyobraźnię przestrzenną, aby na podstawie słów wyobrazić sobie nawet najbardziej sugestywny opis scenograficzny. Wizualizacja wymaga czasu. Zaangażowani w jej tworzenie są event designer (czasem zwany kreatywnym) oraz grafik. Gdy już powstanie, rozpoczynamy etapy jej kosztorysowania. KOSZTORYS Temat wydaje się najtrudniejszy, choć w rzeczywistości nie musi nim być. Nie ma znaczenia, czy budżet jest w wersji low cost, czy „na bogato”. Ważne jest, by oprawa była dostosowana do wydarzenia. Inaczej się planuje oprawę spotkania prasowego, kameralnej prezentacji produktu, a inaczej jubileuszu firmowego czy budowy dużego stoiska. Nawet mając niski budżet, można zaproponować świetne rozwiązania. Co jest najdroższe? Technologie… Ale czy naprawdę nasz event potrzebuje tylu gadżetów, by się wyróżnić? Czasem efekt WOW osiąga się rozwiązaniami w stylu „retro”, eko i zero waste. Gdy znamy wytyczne i budżet, to wiemy, na jakich materiałach mamy pracować, by stworzyć „ten efekt”. Mierz siły na zamiary – to powiedzenie wydawałoby się najrozsądniejszą radą. A kolejna brzmi: „zaufaj profesjonalistom”. Powiedz, jakimi zasobami dysponujesz, a zostanie dobrana koncepcja w Twoim budżecie. To ułatwi wszystkim pracę. WPADKI ZWANE FAKAPAMI Najczęściej biorą się z braku doświadczenia i wiedzy na tzw. etapie agencyjnym. Chodzi o to, że zanim koncepcja trafi do firmy scenograficznej do wyceny, jest już zaprezentowana organizatorowi (czytaj: klientowi). Ten ją akceptuje pełen entuzjazmu, ze wskazanym już założeniem budżetowym. Sztywne wytyczne trafiają na stół i… nagle okazuje się, że są o wiele bardziej kosztowne i nie mieszczą się w budżecie. Albo nie są możliwe do zrealizowania od strony technicznej, bo grafik zaproponował lewitujące elementy. Houston, mamy problem… Poważną wpadką jest także brak dogłębnej znajomości miejsca, w którym ma się odbyć event. Nie wierzmy liczbom i rysunkom na papierze/w mailu, nawet jeśli są to plany techniczne. Odwiedziny miejsca wydarzenia to absolutna konieczność. Należy poznać wszystkie atuty czy wady tej lokacji i to przy różnej pogodzie, porze dnia czy nocy. Czasem kilka chmur czy kilka godzin może robić różnicę. Warto upewnić się również w kwestiach dotyczących logistyki montażu i demontażu, przeszkodach w postaci schodów, wind, korytarzy i wąskich drzwi. Oczywiście większość hoteli powinna być przystosowana do realizacji eventów różnego typu, ale miejsca nietypowe – już nie. Bywa, że tak „banalna” rzecz jak instalacja elektryczna starej historycznej hali nie podoła mocy naszej scenografii, a otwory drzwiowe czy wąskie schody nie pozwolą na wprowadzenie do pomieszczenia elementów scenografii. MULTIMEDIA Dzięki rozwojowi technologii oraz potrzebie wrażeń eventy zmieniają swoje oblicze. Coraz więcej wydarzeń, nie tylko koncertowych, ale tych firmowych korzysta z bogatej oferty multimedialnej. Już nie wystarczy jeden ekran i jeden projektor, wymagania rosną, a klienci i uczestnicy oczekują spektakularnych efektów i nietuzinkowej, czasem futurystycznej scenografii. Na polskim rynku wiele firm technicznych ma w swoich zasobach bardzo nowoczesne rozwiązania (scenografia multimedialna, animacja 3D, mapping), które w połączeniu z tradycyjną scenografią dają wyjątkową, kreatywną i niezapomnianą oprawę. Jedyną przeszkodą jest fakt, że to nie tania sprawa. Pójście w kierunku tego typu scenografii może stać się również pułapką – bo gdy uczestnik eventu przeżyje raz zderzenie z takim WOW, to będzie chciał coraz więcej, a z drugiej strony, coraz mniej będzie go to zachwycało. Dlatego warto jest stosować umiar oraz mieszać style, jeśli np. nasz event jest cykliczny i co roku pojawia się podobny zestaw gości. Unikniemy wtedy zdania: „e, to już było”. Partner wydania: HOTEL ROBERT`S PORT LAKE RESORT & SPA 59
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==