Kolejny punkt stanowi powtórzenie wszystkich zagadnień wydarzenia, o których wspomnieliśmy już w ogłoszeniu. Nie zapominajmy, że czas pracy animatorów lub hostess może się różnić od czasu trwania samej imprezy. Warto zaznaczyć, jeżeli taki fakt może mieć miejsce, że istnieje opcja wydłużenia czasu pracy. W przypadku animatorów należy podać grupy wiekowe dzieci, z jakimi będziemy mieli okazję pracować. Idąc dalej, należy dokładnie opisać zakres obowiązków i tu nie wystarczy wymienić czynności do wykonania, ale należy wytłumaczyć ich cel. Bardzo dobrze będzie, jeżeli wskażemy potencjalne zagrożenia i nieprzewidziane sytuacje, jakie mogą się pojawić podczas pracy. Strój, jeżeli nie jest dostarczany przez organizatora, powinien być dokładnie sprecyzowany. Każdy event manager w trakcie poszukiwań hostess z pewnością doświadczył, że dla wielu osób czarna sukienka jest pojęciem względnym, dlatego warto jasno określić długość, fason etc. Tu można śmiało posłużyć się konkretnymi przykładami zdjęć z internetu, dołączając je do briefu. Kontakty do koordynatorów i potencjalne miejsce odebrania pracowników powinny być elementem kończącym brief i zostać wręcz wytłuszczone. Bardzo często osoba poszukująca animatora i prowadząca rozmowy z kandydatami już podczas samego wydarzenia zajmuje się zupełnie czym innym i nie ma czasu na odbieranie telefonu, a tym bardziej nie jest w stanie odpowiadać na wiadomości wysyłane za pośrednictwem social mediów. Dobrze skonstruowany brief powinien być konkretny i czytelny. Należy unikać zbyt długiego rozpisywania się i zawierania wiedzy nieprzydatnej danej osobie. Informacje powinny być wysłane minimum na 7 dni przed wydarzeniem. Jest to termin, który daje nam pewne zabezpieczenie czasowe na wypadek, gdyby jednak ktoś po analizie wiadomości rozmyśli się i zrezygnował ze zlecenia. Finałem działań zawsze powinien być telefon kontrolny wykonany ponownie do wybranych osób z pytaniem, czy wszystko jest jasne, i wręcz dopytanie o szczegóły zawarte w naszej informacji. Da nam to bardzo duże prawdopodobieństwo, że w dniu wydarzenia nie będziemy dosłownie biegali po obiekcie i szukali „zagubionych owiec”, czyli naszych hostess bądź animatorek. Warto też wspomnieć o rzeczy, która wydaje się oczywista, ale w trakcie pracy często się o tym zapomina, czyli by nasi usługobiorcy ograniczyli korzystanie z telefonów do minimum lub wręcz nie robili tego na widoku. PROBLEMY ZWIĄZANE Z POSZUKIWANIAMI HOSTESS I ANIMATOREK Wydawałoby się, że znalezienie i przekazanie informacji dla hostess i animatorek jest proste i bardzo szybkie. Post, kontakt, krótka informacja i już. Jest to jednak dość skomplikowany i zajmujący sporo czasu proces. Każdy doświadczony koordynator lub event manager wie bowiem, że im więcej pracy włoży przed eventem, tym mniej jej będzie miał podczas samego wydarzenia. Pamiętajmy, że osoby pracujące w charakterze hostess czy animatorek są bardzo różne i czasami nasze oczekiwania mogą być mocno wygórowane względem ich kompetencji i zaangażowania. Jeżeli wyrazimy swoje niezadowolenie w trakcie eventu, pracownik może obrazić się i podziękować za współpracę. Poszukiwanie odpowiednich hostess i animatorek jest często trudniejsze niż znalezienie podwykonawcy na event. Zdarza się, że na nasze ogłoszenie odpowiedzą setki osób, a innym razem odzew jest niemal zerowy. Można metaforycznie porównać te działania do poruszania się po polu minowym – zagrożenia i zaskakujące sytuacje mogą pojawić się bardzo niespodziewanie. W zależności od skali wydarzenia warto dokładnie przemyśleć, czy jednak lepszą opcją nie będzie zdecydowanie się na współpracę z profesjonalną agencją hostess lub zawodowcami od animacji. Ci drudzy często posiadają bogate zaplecze sprzętowe, które zaoszczędzi nasz cenny czas (np. na wyjazd do sklepu po bloki rysunkowe i kredki). Na każdym etapie przekazywania informacji warto być konkretnym, precyzyjnym i stanowczym. Zleceniobiorcy wówczas podchodzą do tematu z większym profesjonalizmem. Wiedzą, że wydarzenie, w którym uczestniczą, jest czymś ważnym i muszą bardzo mocno się starać, ponieważ są obserwowani przez zawodowców. Każda osoba zajmująca się rekrutacją hostess i animatorek z czasem wyrabia sobie sprawdzone metody pozyskiwania odpowiednich osób. Doświadczeni eventowcy mają swoje własne bazy potencjalnych kandydatów i mogą szybciej z tego grona wybrać odpowiednie osoby na stanowisko hostessy lub animatora. PAWEŁ HABERKA // właściciel agencji eventowej PowerEvents W branży od 12 lat. Wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu oraz Studium Event Management w Warszawie. Prelegent na wielu ogólnopolskich konferencjach. Autor wielu wypowiedzi eksperckich oraz artykułów ukazujących się na bieżąco w magazynach branżowych oraz innych mediach. Ma za sobą ponad 800 realizacji wydarzeń eventowych dla największych światowych firm. W agencji jest odpowiedzialny za produkcję eventów oraz koncepcje kreatywne projektów i produkcję. NAPISZ DO AUTORA: pawel@powerevents.pl Partner wydania: HOTEL ROBERT`S PORT LAKE RESORT & SPA 32 KNOW-HOW ORGANIZATORA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==