JAK ZAPLANOWAĆ PODRÓŻ SŁUŻBOWĄ? ZWRÓĆ UWAGĘ NA REGULACJE PRAWNE Z artykułu dowiesz się: Czym różni się podróż służbowa od oddelegowania. Kiedy pracownik może liczyć na zwrot kosztów. Jak rozliczyć czas pracy w podróży służbowej. W jaki sposób wyliczyć dietę w podróży krajowej i zagranicznej. Większość pracowników prędzej czy później odbywa podróż służbową. Czynność z pozoru prosta, jednak wiążąca się ze szczegółowymi regulacjami prawnymi. Każdy pracownik powinien mieć świadomość tych regulacji, tak by móc się do nich zastosować. Z kolei pracodawca dzięki ich znajomości nie narazi się na naruszenie prawa i związane z tym konsekwencje. Warto wiedzieć, że pracodawca nie ponosi wszystkich kosztów związanych z podróżą służbową, czyli pracownikowi również nie zostaną zwrócone wszystkie poniesione przez niego koszty. Inne reguły dotyczą podróży zagranicznych, a inne krajowych. Czym innym jest również oddelegowanie. Jedna z paremii rzymskich brzmi: Ignorantia iuris nocet (łac. „Nieznajomość prawa szkodzi”), postaram się więc przedstawić najistotniejsze kwestie związane ze wspomnianym tematem, tak by skutecznie uświadomić pracodawców i pracowników o przysługujących im prawach. PODRÓŻ SŁUŻBOWA – DEFINICJA Na początku należy odróżnić podróż służbową od oddelegowania. Poprzez oddelegowanie pracodawca zawiera z pracownikiem porozumienie, w oparciu o które ten ostatni będzie realizował pracę w miejscowości innej niż ta wskazana w umowie. Oddelegowanie nie może trwać dłużej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym. Wynika to wprost z art. 42 § 4 Kodeksu pracy: „Wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika”. W przypadku oddelegowania pracodawca nie ma obowiązku dokonania zwrotu kosztów pracownikowi. Oznacza to, że jeżeli takowe mu zwróci, to jest to już przychód pracownika, który podlegać będzie opodatkowaniu. Z kolei definicję podróży służbowej możemy poznać poprzez lekturę art. 775 § 1 Kodeksu pracy: „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową”. Wynika z tego wprost, że pracownikowi należy się zwrot kosztów podróży służbowej. Możemy też częściowo skonstruować definicję podróży służbowej. Cechuje ją m.in. wykonywanie zadań służbowych na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Inaczej zatem należy traktować spotkanie służbowe, które pracownik odbędzie w siedzibie klienta, a inaczej regularne dyżury w tym miejscu, np. realizację zawartego kontraktu i związaną z tym analizę dokumentów. Polecenie pracodawcy nie musi mieć konkretnej formy – może być ustne. Sugeruję jednak zachowanie co najmniej formy elektronicznej – wysłanie maila. Rekomenduję także sporządzenie oficjalnego polecenia w formie pisemnej, zawierającego szczegóły zadania. Polecenie powinno być podpisane przez pracodawcę oraz pracownika. Polecenie podróży służbowej powinno zawierać terminy wyjazdu i powrotu – daty i godziny. Należy uwzględnić również miejsce rozpoczęcia oraz cel podróży, środki transportu, z których pracownik może korzystać – pojazd służbowy, pojazd prywatny, pociągi, autobusy, komunikacja lotnicza (z określeniem klasy podróży). Nie można pominąć ewentualnych wypłaconych zaliczek. Tutaj warto wskazać, że pracownik może żądać wypłaty zaliczki przed rozpoczęciem podróży służbowej. Pamiętać należy, że pracownik – w szczególnych przypadkach – ma prawo odmówić przyjęcia polecenia podróży służbowej. Prawo odmowy dotyczy kobiety w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4. roku życia. W odróżnieniu od oddelegowania, które może trwać tak jednorazowo, jak i w ciągu roku kalendarzowego, podróż służbowa nie ma limitu czasu. Nie zgadzam się z poglądem, że podróż służbowa Tekst: Konrad Olczak Partner wydania: 58 PRZEGLĄD PRAWNY
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==