tolerancję na nierówności terenu oraz ze względu na swoją konstrukcję wytrzymuje duże obciążenia (można na nią np. wjechać samochodem). Przy wyborze rodzaju podłogi w hali namiotowej na event typu VIP zdecydowanie lepiej wybrać taką, którą będzie można pokryć wykładziną. Takie rozwiązanie w przypadku prestiżowych wydarzeń jest najbardziej estetyczne i jednocześnie bezpieczne. 2. RODZAJ POSZYCIA Wybierając namiot eventowy, mamy dowolność przy wyborze koloru ścian i sufitu. W ostatnim czasie sporym zainteresowaniem cieszą się przeźroczyste hale namiotowe, aczkolwiek zwolenników białych hal ubranych dodatkowo w materiał zwany draperią i podsufitką również nie brakuje. Często (np. przy organizacji konferencji w plenerze) stosuje się specjalne poszycie hali namiotowej w systemie block out, czyli specjalne wyciemnienie, blokujące przebicie się światła słonecznego. Odgrywa to bardzo ważną rolę przy wyświetlaniu w hali namiotowej prezentacji czy filmów. 3. BEZPIECZEŃSTWO KONSTRUKCJI Na rynku niestety roi się od namiotów bez atestów i certyfikatów, które tylko przypominają halę namiotową z zewnątrz, natomiast ich konstrukcja pozostawia wiele do życzenia. Często firmy przedstawiają jedynie certyfikat na niepalność poszycia, a nie jest to jedyny dokument, o którym należy pamiętać. Polskie prawo tego nie wymaga, ale warto przed wybraniem firmy namiotowej upewnić się, czy ta posiada projekty budowlane oferowanych konstrukcji. Na takich projektach widać, czy konstrukcja namiotu zbudowana jest z aluminiowych elementów o odpowiednim przekroju, czy z plastikowych rurek. 4. WIZJA LOKALNA Przed każdym eventem niezbędne jest wykonanie przez organizatora, najlepiej wraz z przedstawicielem firmy namiotowej, wizji lokalnej. Specjalista oceni m.in. położenie terenu, jego kąt nachylenia (często niewidoczny gołym okiem, a mający istotne znaczenie przy montażu hali), warunki panujące dookoła miejsca. Bardzo ważne jest również szczegółowe zwymiarowanie planowanej lokalizacji hali namiotowej. Krzewy, pomniki czy inne ciekawe eksponaty nie stanowią ograniczenia do postawienia hali namiotowej, gdyż mogą zostać wkomponowane i obudowane. Tu wszystko jest możliwe, a wiele ciekawych rozwiązań rodzi się właśnie podczas wizji lokalnych. 5. WYPOSAŻENIE DODATKOWE Gdy już mamy wybraną lokalizację oraz liczbę gości biorących udział w evencie, należy dopasować niezbędną przestrzeń namiotową. Wszystko oczywiście zależy od rodzaju usadzenia gości oraz dodatkowego sprzętu, który ma się w tej przestrzeni znaleźć. Najczęściej pomijaną lub traktowaną dość pobłażliwie kwestią jest strefa taneczna, która w przypadku bankietu VIP staje się bardzo ważną przestrzenią. Średnie założenia co do ilości parkietu tanecznego to 0,5 m² na osobę, chyba że wiemy, że nasi goście to wyjątkowo taneczna grupa – wówczas stosuje się nawet do 1 m²/osobę. Wybór rodzaju parkietu tanecznego również ma znaczenie, nie dość że estetyczne, to także pod względem bezpieczeństwa. Na rynku możemy spotkać propozycje rozłożenia linoleum jako parkietu tanecznego. Najlepszym i najbardziej bezpiecznym wyborem jest zastosowanie profesjonalnego modułowego parkietu tanecznego, a pozostałą przestrzeń w hali namiotowej pokryć wykładziną w dowolnie wybranym kolorze. Sezon na organizację eventów plenerowych, a tym samym wynajem hal namiotowych, wystartował z pełną parą. Z uwagi na ilość obostrzeń, zabezpieczeń i pozwoleń, to z pewnością jedne z trudniejszych eventów do realizacji. To wydarzenia, których bezpieczeństwo jest dokładnie analizowane i może być zakwestionowane z byle powodu. Mimo trudów i wielu wyzwań są to jednak eventy spektakularne i na długo zapadające w pamięć. Warto pamiętać, że bezpieczeństwo tego typu wydarzeń jest najważniejsze. Nie warto otaczać się tu bylejakością, szukać oszczędności czy rezygnować z części sprzętu. Plenerem rządzi żywioł, więc trzeba być przygotowanym na wszystko. ANNA NOWAKOWSKA // Od ponad 15 lat związana z branżą eventową i hotelarską. Inicjatorka założenia Stowarzyszenia Branży Eventowej w Polsce, w którym przez 9 lat sprawowała funkcję członka zarządu ds. edukacji. Twórca programu Studium Event Management na WZ UW. Wykładowca akademicki. Dyrektor programowa czterech konferencji Event Biznes. Autorka licznych publikacji eksperckich w prasie branżowej. Hotelarz. Od 2018 r. dyrektor sprzedaży i marketingu w RAJT Hale namiotowe. Ekspert z zakresu przystosowania obiektów dla branży eventowej. Konsultant z zakresu event marketingu, event managementu, MICE Venue managementu. Laureatka konkursu Tourism Trends Awards 2016. Nominowana do konkursu MP Power Awards 2017. Wyróżniona tytułem „Ekspert Hotel Meeting 2018”. Jurorka w konkursach Hotel z Pomysłem, Top Event FBE oraz Najlepsze wydarzenie lata – Brief. Członek Rady Etyki branży eventowej. Członek Stowarzyszenia Branży Eventowej i Kongresy w Polsce. Prowadzi blog www.strefaMICE.pl oraz świadczy usługi doradczo-szkoleniowe MICE & Venue Consulting. Autorka projektu Hotel MICE Manager oraz MICE Venue Management. NAPISZ DO AUTORKI: anna@strefamice.pl Partner wydania: 23
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==