z 30-dniowym wyprzedzeniem przed datą rozpoczęcia eventu. Często na zdobycie wszelkich pozwoleń i zezwoleń potrzeba nawet 90 dni. Nie warto wiec odkładać tego na ostatnią chwilę. Rekomenduję rozpoczęcie działań administracyjnych jeszcze wcześniej, zwłaszcza jeżeli organizację takiego wydarzenia planujemy po raz pierwszy. Wielokrotnie organizacja eventu plenerowego wpisuje się jednocześnie w formułę imprezy masowej, a to niesie za sobą szereg dodatkowych obowiązków, jakie musi spełnić organizator, głównie w kwestii bezpieczeństwa wydarzenia. W rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych imprezą taką jest impreza artystyczno- -rozrywkowa, masowa impreza sportowa, w tym mecz piłki nożnej. Imprezą masową w rozumieniu ustawy z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych jest również event artystyczny lub rozrywkowy, w którym może uczestniczyć nie mniej niż 500 osób (jeśli odbywa się w hali sportowej lub innym budynku) lub co najmniej 1000 osób (jeśli ma miejsce na stadionie lub innym obiekcie, w tym głównie na terenie otwartym). NIE IGNORUJ WARUNKÓW POGODOWYCH Event w plenerze to wydarzenie szczególne i należy zawsze pamiętać, że mamy do czynienia z otwartą przestrzenią, a warunki pogodowe potrafią spłatać figla, dlatego przy organizowaniu takiego eventu niezwykle ważne jest bezpieczeństwo. Odpowiedni plan wydarzenia, dobrze rozrysowany plan sytuacyjny eventu, czyli jego mapa, zaplecze gastronomiczne i sanitarne, zapotrzebowanie prądowe oraz jego moc i dostępność, agregaty, zabezpieczenie medyczne – to tylko niektóre elementy, które stanowią podstawę organizacji eventu w plenerze. Kluczową informacją już na etapie planowania wydarzenia, oprócz informacji, co chcemy zorganizować i w jaki sposób, będą odpowiedzi na pytania: dla kogo kierujemy event?, kiedy i gdzie planujemy go zorganizować? Polska to kraj, w którym warunki pogodowe bywają trudne do przewidzenia – w czerwcu mogą trafić się trwające nawet pół dnia oberwanie chmury i wichura, a w październiku temperatura +25°C, bezwietrzny dzień i piękne słońce. Pogoda bywa nieprzewidywalna, dlatego odpowiednie przygotowanie i wcześniejsza rezerwacja sprzętu uchronią organizatora przed niepotrzebnym stresem i niezadowoleniem uczestników. Warto zadbać tu o bezpieczny i atestowany sprzęt, który zagwarantują wyłącznie doświadczeni i profesjonalni dostawcy. JAK WYBRAĆ ODPOWIEDNIĄ HALĘ NAMIOTOWĄ? Jednym z głównych elementów, niezbędnych podczas eventu plenerowego, będą media (w tym prąd) i wszelka łączność oraz tymczasowe obiekty (profesjonalne hale namiotowe), które będą stanowiły m.in. zadaszenie dla uczestników na wypadek niepogody czy silnego słońca. Wpisując w wyszukiwarkę internetową hasło „hale namiotowe wynajem”, ukaże się nam wiele firm oferujących te konstrukcje. I tu trzeba wykazać się dużą ostrożnością przy porównywaniu ofert, ponieważ bardzo łatwo natrafić na nieodpowiednią firmę, która w efekcie końcowym nie spełni założonych oczekiwań i – co gorsza – dostarczy sprzęt niespełniający wymogów bezpieczeństwa. Jak wybrać dobrze? Jak wybrać bezpieczną konstrukcję? Jak uniknąć błędów, które mogą później być katastrofalne w skutkach? Profesjonalne agencje eventowe, które miały już możliwość organizacji niejednej imprezy w plenerze, wiedzą, na co zwracać uwagę podczas realizacji wydarzeń tego typu. Często też współpracują ze sprawdzonym i profesjonalnym dostawcą. Co jednak, gdy firmę, która dostarczy nam namioty i halę namiotową na event, wybieramy po raz pierwszy bądź mieliśmy nieprzyjemność korzystać z usług nierzetelnego partnera, który zamiast dostarczyć nam profesjonalną konstrukcję przywiózł coś, co zupełnie nie spełniało jakichkolwiek norm? Zacznijmy od weryfikacji firmy i jej oferty i zwróćmy uwagę na najważniejsze aspekty. KLUCZOWE KWESTIE PRZY WYBORZE HALI NAMIOTOWEJ: 1. WYMIARY Eventy plenerowe kojarzą nam się głównie z piknikami, festiwalami czy koncertami. Oczywiście to duży kawałek eventowego tortu, ale nie jedyny. Coraz prężniej rozwija się sektor plenerowych eventów VIP, czyli premier produktów, konferencji, a nawet ekskluzywnych bankietów. Organizatorzy poszukują przede wszystkim nietypowych, wręcz spektakularnych lokalizacji na event, miejsc ciekawych i inspirujących – daje to pole do wyobraźni i możliwość budowy nowych lokalizacji, np. rozstawiania hal namiotowych w praktycznie każdym miejscu na ziemi. Przygotowując się do wynajmu hali namiotowej, musimy zwrócić uwagę na kilka kwestii: Wymiary: przy przygotowaniu wydarzenia jednym z kluczowych danych jest wielkość przestrzeni. Podstawowe wymiary to długość i szerokość hali namiotowej, ale również wysokość w szczycie oraz wysokość ścian bocznych. Profesjonalne konstrukcje namiotowe zbudowane są z modułów 5 m. Szerokości hal namiotowych zaczynają się zatem od 5 m i kończą na jej wielokrotności, czyli np 10, 15, 20, 25 czy 30 itp. Rodzaj podłogi w hali: do każdego rodzaju podłoża powinno stosować się inny system podłogi. Na rynku rozróżniamy trzy rodzaje podłóg: podłogę z płyty na stalowej konstrukcji – stosowaną wszędzie tam, gdzie nie można kotwić się do podłoża (kostka, gres, beton asfalt); podłogę z desek – najczęściej spotykana i używana wszędzie tam, gdzie możemy kotwić się do podłożą (trawa, piach), często stosowana na piknikach; oraz trzeci rodzaj – podłoga kasetonowa – również wymagająca kotwienia do podłoża, ale ma dużo większą organizowanych w teatrach, operach, operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury i galeriach sztuki lub w innych podobnych obiektach, organizowanych w szkołach i placówkach oświatowych przez zarządzających tymi szkołami i placówkami, organizowanych w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży, sportowych organizowanych dla sportowców niepełnosprawnych, sportu powszechnego o charakterze rekreacji ruchowej, ogólnodostępnym i nieodpłatnym, organizowanych na terenie otwartym, zamkniętych organizowanych przez pracodawców dla ich pracowników – jeżeli rodzaj imprezy odpowiada przeznaczeniu obiektu lub terenu, gdzie ma się ona odbyć. Do imprez masowych nie zalicza się eventów: Partner wydania: 22 KNOW-HOW ORGANIZATORA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==