EVENTY PLENEROWE – JAK ZAPLANOWAĆ WYDARZENIE NA OTWARTYM TERENIE? Żegnamy zimę i z niecierpliwością wypatrujemy wiosny. Spragnieni słońca i świeżego powietrza oraz natury i zieleni nie możemy doczekać się, aż zimowa aura opuści nas na dobre. Nadchodzi sezon letni, a wraz z nim prawdziwy boom na eventy plenerowe, które dominują w ciepłych miesiącach. Pikniki, koncerty, imprezy integracyjne, ale również wszelakie wydarzenia sportowe i muzyczne to tylko niektóre formy eventów plenerowych. EVENT W PLENERZE JAKO NARZĘDZIE PROMOCJI Jedną z najbardziej popularnych form eventu plenerowego są pikniki firmowe, organizowane najczęściej na terenie zielonym, przynależnym do danej firmy, a w przypadku braku takiego obszaru – na specjalnie wynajętym terenie zewnętrznym. Jednym z głównych celów tego wydarzenia jest integracja pracowników, często rozszerzona poprzez uczestnictwo w tym wydarzeniu rodzin. Cele, jakie mają być spełnione przy organizacji tego wydarzenia, to m.in.: dobra zabawa, relaks, możliwość skosztowania smacznego jedzenia, zawiązywanie więzi rodzinnych i ukazanie pozytywnej strony korporacji oraz jej zaangażowania i troski wobec pracowników. Pikniki pracownicze najczęściej odbywają się w czerwcu, kiedy gwarancja dobrej pogody teoretycznie jest największa, ale wiele z nich jest realizowanych również w drugiej połowie maja oraz bezpośrednio po wakacjach. Event ten trwa zazwyczaj jeden dzień i oprócz szerokich atrakcji plenerowych, w tym konkurencji sportowych, artystycznych czy kulinarnych, charakteryzuje się obecnością gwiazd, zwykle popularnego zespołu muzycznego wieńczącego wydarzenie. Kolejną formą często organizowanych eventów plenerowych są wszelkiego rodzaju koncerty i festiwale, czyli wydarzenia muzyczne. Najczęściej odbywają się na dużych, otwartych przestrzeniach, tak by m.in. scena była widoczna dla każdego uczestnika wydarzenia. Event ten z założenia ma dostarczać pozytywnych emocji, przybliżać kulturę, być rozrywką, ale coraz częściej staje się także sposobem promocji firm, będących partnerami lub sponsorami wydarzenia, co ma przełożenie na tworzenie brandowanych stref lub wplatanie w nazwę imprezy sponsora głównego. Określone cele biznesowe są możliwe do zrealizowania dzięki pozytywnym muzycznym konotacjom, szerokim zasięgom i docieraniu do rzeszy odbiorców, co kształtuje wizerunek marki, będącej sponsorem głównym. Analizując ROI z wydarzeń, obecnie ten rodzaj eventu ma jeden z lepszych wskaźników. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku eventów sportowych, jak np. biegi typu maraton, czy eventów sportowo-rekreacyjnych, promujących zdrowy tryb życia lub popularyzujących daną dyscyplinę sportową. Tego rodzaju wydarzenia, oprócz dotarcia do szerokiego grona odbiorców, charakteryzuje również często ogromne wsparcie medialne oraz społecznościowe, a co za tym idzie – przełożenie na jeszcze większą promocję eventu i marki, która go wspiera. To doskonałe narzędzie promocji produktów oraz wzmocnienie pozytywnego wizerunku firmy. I o ile z marketingowego i biznesowego punktu widzenia dostrzec możemy wiele korzyści związanych z organizacją tego typu eventu, to należy również być przygotowanym na szereg trudności, które są do pokonania przy jego organizacji. Całość usprawni zlecenie organizacji eventu plenerowego profesjonalnej agencji eventowej, która ma w swoim portfolio niejedno tego typu wydarzenie. Oprócz wszelkich formalności niezbędnych do możliwości organizacji eventu w plenerze agencja zadba o szereg innych elementów, takich jak dobór odpowiednich dostawców usług, budowę programu wydarzenia, zabezpieczenie oraz sprawną logistykę przedsięwzięcia. ZAPLANUJ WYDARZENIE Organizację eventu plenerowego należy rozpocząć od określenia jego celu i formy oraz zdefiniowania grupy docelowej. Jednym z kluczowych elementów planowania wydarzenia plenerowego będzie wybór lokalizacji. O ile przy pikniku, koncercie czy festiwalu mówimy raczej o tej samej przestrzeni, o tyle w przypadku biegów musimy być przygotowani na bardzo rozbudowaną logistykę, zamknięcie części przestrzeni publicznych, w tym przede wszystkim części dróg. Na to potrzebne są zezwolenia, a dokumenty należy złożyć minimum Z artykułu dowiesz się: W jaki sposób firmy wykorzystują eventy plenerowe jako narzędzie promocji. Od czego zacząć planowanie wydarzenia plenerowego. Które eventy podlegają pod ustawę o imprezach masowych. Co uwzględnić podczas wyboru hali namiotowej. Tekst: Anna Nowakowska Partner wydania: 21
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==