To właśnie na dotarciu do studentów zależało nam najbardziej, więc zanim przedstawiliśmy klientowi propozycje, zdecydowaliśmy się przeprowadzić krótką sondę na uczelniach, z którymi współpracowaliśmy. Pytaliśmy o to, czego potrzebuje dzisiejszy student, z jakich przyborów korzysta i co lubi robić, także w czasie wolnym. Uzyskana odpowiedź była prosta: student potrzebuje kawy, a najlepiej w fajnym kubku! Dlatego wspólnie z klientem stworzyliśmy kubki termiczne ze specjalnym, chwytliwym tekstem: „Jeśli możesz to przeczytać, to znaczy, że jesteś za blisko mojej kawy”. Student korzysta głównie z tabletu lub telefonu, więc z pewnością przyda mu się czyścik – oczywiście w kształtach i kolorystyce projektu. Przygotowaliśmy także lunch boxy w dwóch odsłonach i serię piłeczek antystresowych. Rzeczywiście, wszystkie gadżety cieszyły się nie tylko dużą popularnością w miejscach, gdzie odbywały się eventy, ale – co satysfakcjonowało najbardziej – spełniały swoje zadanie. PRZEWIDUJ, ZASKAKUJ, PRZYCIĄGAJ Poza odbiorcami i motywem przewodnim duże znaczenie ma okazja, z jakiej wydarzenie się odbywa. W przypadku eventów otwartych, stoisk targowych czy stref festiwalowych gifty stanowią dodatkową atrakcję. Dlatego istotne jest, by wyróżnić się pomysłem i odpowiedzieć na pojawiające się potrzeby uczestników wydarzenia. Tu dobrym przykładem są letnie festiwale, na których uczestnicy często ubierają się dość lekko, mając nadzieję na dobrą pogodę. Gdy jednak ta zawiedzie, a z nieba zacznie padać deszcz, giftem „must have” są jednorazowe płaszcze przeciwdeszczowe. Strefa, która będzie je rozdawała, będzie cieszyć się dużym zainteresowaniem i zdecydowanie zyska w oczach festiwalowiczów. Proste rozwiązanie, a jednocześnie bardzo skuteczne. Wyróżnić się z tłumu można także poprzez samą formę wręczania giftów. Rok temu organizowaliśmy strefę marki sloggi na Open’er Festival. W tym przypadku naszemu klientowi zależało na aktywizacji osób odwiedzających przestrzeń. Podążając za tą myślą, co godzinę z wielkiej procy wypuszczaliśmy w powietrze piłeczki z numerkami, które następnie można było wymienić na festiwalowy gadżet (kolorowa, składana, podróżna szczotka do włosów), a także na produkty klienta. Forma była na tyle interesująca, że z dnia na dzień przybywało osób oczekujących na kolejne wystrzały z procy! Z POMYSŁEM NA OGRANICZONY BUDŻET And last but not least – budżet. Ręcznie zdobiony fartuch kraftowy? Brandowany głośnik bezprzewodowy? Pozłacane zawieszki lub spinki do mankietów, produkowane na zamówienie według dedykowanego projektu? Jak najbardziej. Należy jednak zadać sobie pytania: jak duży jest to koszt oraz jaki jest czas produkcji? Znając widełki cenowe, jakie możemy przeznaczyć na upominek, jesteśmy w stanie zawęzić nasze poszukiwania. Przy organizacji spotkań na kilkaset uczestników, nawet najtańsze gifty pożerają lwią część budżetu. W tym wypadku bardzo ważne są patent, pomysł i otwarty umysł podczas researchu, tak by „nie polecieć sztampą” w postaci przywołanych na wstępie długopisów, smyczy czy breloczków. Zresztą same smycze z brandingiem przy większości eventów stały się już elementem obowiązkowym przy okazji produkowania identyfikatorów dla gości i nie stanowią już formy podarunku samego w sobie. Po sprawdzeniu wszystkich tych elementów upewnijmy się, jaki jest czas produkcji i przesyłki upominków dla gości, żeby nie okazało się, że przekracza on czas, jaki pozostał nam do eventu. Warto również uprzedzić o tym klienta i ostudzić jego zapał, gdyby na dwa tygodnie przed wydarzeniem poprosił nas o upominki produkowane na zamówienie. Chociaż, jak powszechnie wiadomo, załatwianie rzeczy niemożliwych to jedna z supermocy event managerów. Po raz kolejny potwierdza się teza, że małe rzeczy składają się na dużą całość i mają ogromne znaczenie. Tworząc oferty przetargowe, nie należy zostawiać tematu giftpacków na koniec, gdyż czasem to one mogą zaważyć o decyzji klienta, a ten często oczekuje od nas rozwiązań oryginalnych i niestandardowych, wpisujących się w jego brief. Z drugiej strony należy pamiętać o odbiorcy, który coraz częściej jest świadomy – docenia upominek, jeśli rzeczywiście jest przemyślany i rozumie, że stanowi on fragment szerszej opowieści, którą mu przedstawiamy. KLAUDIA NAKULSKA // Z endorfina events związana od 2015 r., gdzie jako producent ma na koncie realizacje dla takich klientów, jak: Coca-Cola, Facebook, Credit Agricole, Samsung, TK MAXX czy też różne brandy z portfolio Pernod Ricard (Wyborowa 30/90). Obecnie odgrywa rolę lidera jednego z czterech zespołów producenckich. Doświadczenie w branży eventowej zdobywała, realizując jedno z największych wydarzeń eventowych w Polsce. Wśród projektów, w które była zaangażowana, znalazły się m.in.: Orange Warsaw Festival (2013-2015), Reebok Fitness Camp, Bal Nocy Letniej Fundacji TVN, Gala Rozdania Nagród PRB. Ukończyła Kulturoznawstwo na Uniwersytecie Gdańskim oraz Animację kultury i Organizację wydarzeń kulturalnych – specjalizację Instytutu Kultury Polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. NAPISZ DO AUTORKI: k.nakulska@endorfina.eu Partner wydania: 20 KNOW-HOW ORGANIZATORA
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==