NR 2(15)/2019 MARZEC-KWIECIEŃ 2019 468915 ISSN 2543-4004 Magazyn dostępny wyłącznie w prenumeracie DESTYNACJE EVENTOWE TECHNOLOGIE I INNOWACJE PRZEGLĄD PRAWNY WIADOMOŚCI Z BRANŻY KNOW-HOW ORGANIZATORA OKIEM EKSPERTA TWARZĄ W TWARZ MARKETING I PROMOCJA TEMAT NUMERU: Największe obiekty hotelowe i konferencyjne w Polsce PARTNER WYDANIA:
NOWOSC - HOLISTIC MICE NOWY WYMIAR TWOJEGO SPOTKANIA , , , , NOWOSC - HOLISTIC MICE NOWY WYMIAR TWOJEGO SPOTKANIA , , OWOSC - HOLISTIC MICE OWY WYMIAR TWOJEGO SPOTKANIA , , - HOLISTIC MICE AR TWOJEGO SPOTKANIA
ubieramy outdoor Szukasz unikalnego miejsca na event? Chcesz zachwycić gości i osiągnąć sukces? Namioty „z efektem Wow”! Namioty stretch idealne na: imprezy firmowe wydarzenia kulturalne festiwale i festyny imprezy sportowe fi lmy wielkie otwarcia śluby i wesela prywatne przyjęcia eventy małe, duże i bardzo duże Poznaj namioty stretch RHI sprzedawane i wynajmowane przez RHI UKOO. Wybór UKOO to gwarancja: najwyższej jakości namiotów stretch współpracy i wsparcia w procesie projektowania wydarzenia (pomagamy w kreacji, doradzamy optymalne konfiguracje, robimy projekty techniczne i wizualizacje) szerokiego wyboru akcesoriów montażowych i dekoracyjnych szybkiej i pewnej dostawy bezpieczeństwa namiotów oraz przebiegu ich instalacji dostępności floty namiotowej o powierzchni ponad 3000 m2 UKOO POLAND ul. Krasińskiego 108 05-080 Izabelin tel. +48 601 449 999 tel. +48 22 212 10 30 e-mail: info@ukoo.pl www.ukoo.pl
OKIEM EKSPERTA // 04 Najciekawsze eventy masowe ostatnich lat – wydarzenia zasługujące na szczególną uwagę 07 Szkolenia dla event managera – dowiedz się, jak zadbać o swój rozwój TWARZĄ W TWARZ // 10 Przez komunikację do zarządzania MARKETING I PROMOCJA // 14 Jak promować eventy przez social media i content marketing? KNOW-HOW ORGANIZATORA // 18 Jak dobrać odpowiedni giftpack? Postaw na przemyślane upominki 21 Eventy plenerowe – jak zaplanować wydarzenie na otwartym terenie? 26 Konferancjer jest przewodnikiem TEMAT NUMERU // 29 15. urodziny Dobrego Hotelu! DESTYNACJE EVENTOWE // 41 Kameralne obiekty na szkolenia i konferencje – dowiedz się, gdzie zorganizować niszowe spotkanie 48 Toruń otwarty na eventy – poznaj możliwości historycznego miasta 52 Świętujemy nasz piętnastoletni sukces 54 Holistic mice – nowy wymiar Twojego spotkania TECHNOLOGIE I INNOWACJE // 55 Rozszerz rzecztywistość swojego eventu PRZEGLĄD PRAWNY // 58 Jak zaplanować podróż służbową? Zwróć uwagę na regulacje prawne WIADOMOŚCI Z BRANŻY // 61 Czas na felieton: E-ewolucja KATALOG FIRM // 64 Katalog firm 14 JAK PROMOWAĆ EVENTY PRZEZ SOCIAL MEDIA I CONTENT MARKETING? // Nowe wydarzenia w social media pojawiają się jak grzyby po deszczu: marki wykorzystują je nie tylko do promowania wydarzeń w offline, ale i pewnego rodzaju akcji w online. Media społecznościowe zdecydowanie ułatwiły promocje eventów w sieci, czyniąc je dostępnymi dla każdego marketera. To także pułapka – ta intuicyjność tworzenia wydarzeń sprawiła, że dotychczasowe metody ich promocji wcale nie muszą być efektywne. Jak zatem wykorzystać możliwości content marketingu i social media na tyle, by eventy cieszyły się powodzeniem? Spis treści // Partner wydania: 2 EVENT MANAGEMENT POLSKA / Spis treści
ADRES REDAKCJI / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 / www.eventmanagement.pl // REDAKTOR PROWADZĄCA / Kinga Walczyk / tel. 793 787 176 / kinga.walczyk@forum-media.pl // REKLAMA / Małgorzata Sieradzka / tel. (61) 66 55 884 / malgorzata.sieradzka@forum-media.pl // PROJECT MANAGER / Anna Kołodziej / anna.kolodziej@forum-media.pl // STALI WSPÓŁPRACOWNICY / Marta Chmielewska, Anna Ledwoń, Anna Nowakowska, Dariusz Ogrodnik // PRENUMERATA / Ewelina Angrot / tel. (61) 66 83 167 / ewelina.angrot@forum-media.pl // REDAKTOR TECHNICZNY / Piotr Korytowski // DRUK / PAW DRUK // OKŁADKA / Hotel Europa Starachowice, ul. Radomska 76a, 27-200 Starachowice, www.europa-hotel.pl // SERWIS ZDJĘCIOWY / Adobe Stock, Shutterstock // WYDAWCA / Forum Media Polska Sp. z o.o. / ul. Polska 13 / 60-595 Poznań / tel. (61) 66 83 153 / fax (61) 66 55 806 // PREZES ZARZĄDU / Magdalena Balanicka // Redakcja nie zwraca materiałów niezamówionych oraz zastrzega sobie prawo do skrótów i redakcyjnego opracowania tekstów przyjętych do druku. // www.forum-media.pl // Copyright do wydania / FORUM MEDIA POLSKA Sp. z o.o. w Waszych rękach nasze drugie wspólne wydanie magazynu „Event Management Polska”. Wspólne, ponieważ to Wy dostarczacie nam inspiracji, motywacji i wiary w to, że ta praca ma sens. Piszemy o Was i dla Was, dlatego bardzo nas cieszy, gdy dzielicie się z nami swoimi przemyśleniami, opiniami i konstruktywnymi uwagami. Pomimo tego, że jesteśmy już po półmetku marca, chciałabym Wam oficjalnie podziękować za wszystkie twórcze dyskusje, które podjęliśmy podczas styczniowego Forum Branży Eventowej. Nie bez kozery wspominam o tym wydarzeniu, ponieważ jestem pełna podziwu dla jego organizatorki, Agnieszki Huszczyńskiej, która zaledwie w ciągu kilku lat (pierwsza edycja FBE odbyła się w 2016 r.) wykreowała pionierską markę, a co najważniejsze – zintegrowała branżę eventową. Z roku na rok spotykam się z coraz bardziej pochlebnymi opiniami na temat tych targów i podpisuję się pod nimi bez najmniejszego zawahania. Nie pozostaje nic innego, jak czekać na kolejną edycję, a że poprzeczka jest postawiona coraz wyżej, oczekiwaniom tym towarzyszą ciekawość i nuta ekscytacji, czyli to, co eventowcy lubią najbardziej. Ekscytację odczułam również podczas przygotowywania aktualnego wydania EMP, kiedy to przeprowadzałam wywiady z paniami Adrianną i Magdą oraz panem Adrianem. Zwróciłam uwagę na to, że wspomniana trójka wkłada wiele emocji i zaangażowania w swoją pracę, tak że aż miło słuchać ich wypowiedzi dotyczących życia zawodowego. Nie ukrywam, że momentami rozpierał mnie entuzjazm. Moja reakcja była odpowiedzią nie tylko na umiejętną autopromocję działań zawodowych tych rozmówców, ale przede wszystkim na to, że opowiedzieli oni o swoich doświadczeniach zawodowych w sposób naturalny, niewymuszony i ciekawy. Podejrzewam, że włożyli w to wiele serca, stąd moja taka, a nie inna reakcja. I właśnie o to chodzi – żebyśmy nawet w biznesie kierowali się zarówno głową, jak i sercem. Wtedy jest nadzieja nie tylko na pozyskanie nowych kontrahentów, ale także na to, że zostaniemy liderem, a inni zaufają nam i pójdą za nami. Kinga Walczyk redaktor prowadząca „Event Management Polska” Drodzy Czytelnicy, 41 KAMERALNE OBIEKTY NA SZKOLENIA I KONFERENCJE – DOWIEDZ SIĘ, GDZIE ZORGANIZOWAĆ NISZOWE SPOTKANIE/ Kameralne spotkania zyskują coraz większą popularność, a niewielkie wnętrza sprawiają wrażenie klimatycznych i pełnych spokoju. Nieduża konferencja w eleganckim lokalu może być równie wystawna jak bankiet dla 200 osób. Miejsce, w którym zorganizujemy wydarzenie, ma ogromne znaczenie i to bez względu na to, ilu gości będzie w nim uczestniczyć. Gdzie zatem przeprowadzić prywatną rozmowę z kontrahentami czy spotkanie firmowe w niewielkim gronie? Partner wydania: 3
NAJCIEKAWSZE EVENTY MASOWE OSTATNICH LAT – WYDARZENIA ZASŁUGUJĄCE NA SZCZEGÓLNĄ UWAGĘ Od lat obserwuję wydarzenia będące ogromnymi przedsięwzięciami, nie tylko pod kątem wizualnym, ale głównie organizacyjnym. Niniejszy artykuł zawiera opis, charakterystykę i „smaczki” największych przedsięwzięć eventowych, jakie odbyły się w Polsce w ostatnich latach. Oczywiście eventów masowych tego typu odbywa się rocznie w naszym kraju setki, o ile nie tysiące. Wystarczy uwzględnić fakt, że niemal w każdej miejscowości organizowane są dni miast, a przecież to też imprezy na dużą skalę. Pozwoliłem sobie jednak wyselekcjonować pojedyncze eventy, kierując się podczas wyboru charakterystyczną dla nich unikalnością i oryginalnością. NA WŁASNE OCZY – RAMMSTEIN WE WROCŁAWIU Zaczniemy od koncertu, w którym uczestniczyłem osobiście i przyznam, że było to prawdziwe show. O ile muzyka zespołu Rammstain nie należy do moich ulubionych, to to, co zobaczyłem na koncercie, podsumuję bardzo krótko – WOW! Nawet osobie z branży poszukującej inspiracji i kreatywnych rozwiązań na tego typu wydarzeniach może się zakręcić w głowie od nadmiaru bodźców. Największe wrażenie zrobiła na mnie synchronizacja multimediów, w tym światła z muzyką. Niemal każdy utwór realizowany był w innym ustawieniu pozycji świateł, ukazując wręcz obłędne detale. Artyści niemal nie rozmawiali z publicznością, a mimo to elementy zaskoczenia i teatralne wstawki wraz z pirotechniką skutecznie dopełniły całości. Jednak takie show wywołało też pewien niedosyt wśród eventowców: otóż prawdopodobnie większości z nas nie będzie dane zorganizowanie imprezy na taką skalę i z takim rozmachem. NA WIELKĄ SKALĘ – ŚWIATOWE DNI MŁODZIEŻY W KRAKOWIE Niemal trzy miliony uczestników – liczby mówią same za siebie. Organizacja wydarzenia na taką skalę rozpoczyna się już kilka lat wcześniej. Samo przygotowanie infrastruktury to kilka miesięcy prac. Oczywiście wszystko jest zależne od miejsca imprezy. Podczas ŚDM odwiedzili nas przedstawiciele niemal 200 krajów, których należało zakwaterować, skoordynować kwestie logistyczne etc. Blisko 40 tysięcy funkcjonariuszy różnych formacji pilnowało bezpieczeństwa zgromadzonych. Nie da się ukryć, że sam fakt skoordynowania tylu służb graniczy niemal z cudem. Nie obyło się jednak bez niedopatrzeń, które jednak mają prawo pojawić się przy eventach z takim rozmachem. Dziennikarze narzekali głównie na fakt, że platformy dla fotoreporterów były umieszczone w złym miejscu i zrobienie dobrego zdjęcia papieżowi było niemal niemożliwe. Brak Wi-Fi i długie kolejki do akredytacji wpłynęły negatywnie na wizerunek eventu, jednak pomimo tych niedociągnięć wydarzenie spotkało się z wysokimi ocenami gości i środowiska eventowego. TROCHĘ W CIENIU – THE WORLD GAMES WE WROCŁAWIU We Wrocławiu w 2017 r. odbyły się igrzyska sportów nieolimpijskich. 3500 sportowców z ponad 100 krajów zjechało do stolicy Dolnego Śląska. Dziesięciodniowa impreza przebiegła bez większych zakłóceń. Według statystyk ogólny zasięg wydarzenia wynosił ponad 400 mln widzów na całym świecie. Dzięki imprezie powstało dużo nowych obiektów sportowych, a wiele znanych miejsc zostało zmodernizowanych, dzięki czemu aktualnie służą mieszkańcom. Rodzima agencja Walk odpowiadała za przygotowanie i organizację ceremonii otwarcia i zrobiła to z klasą. Jednak ogólny odbiór igrzysk jest taki, że impreza nie wykorzystała swojego potencjału w kwestii promocji regionu, jak i samej Polski. Jedynie telewizja Polsat zdecydowała się na transmisję, a informacje w pozostałych mediach były wręcz lakoniczne. Sam fakt, że spora część mieszkańców nie do końca wiedziała, o co chodzi w tym wydarzeniu, jednoznacznie potwierdza potrzebę zadbania o odpowiednią promocję eventu i dobre dobranie grupy docelowej. Mimo kulejącej promocji na wiele dyscyplin bilety zostały wysprzedane niemal stuprocentowo. IEM, CZYLI KATOWICKI SPODEK GRA W GRY Wielu 30-latków, nie wspominając o osobach powyżej 40. roku życia, zastanawia się nad fenomenem tej imprezy. Tekst: Paweł Haberka Z artykułu dowiesz się: Które polskie eventy masowe ostatnich lat są warte uwagi. Co wpływa na sukces masowego eventu. Które z polskich festiwali cieszą się największym zainteresowaniem. Jak prezentują się statystyki dotyczące polskich imprez masowych. Partner wydania: 4 OKIEM EKSPERTA
Przyglądając się z boku, można zakwestionować zasadność imprezy, która polega wyłącznie na obserwacji osób grających w gry. Jednak obiektywnie należy stwierdzić, że jest to już swoista subkultura, którą tworzy duża grupa wręcz fanatycznych odbiorców tego wydarzenia. Bilety sprzedają się niemal od ręki. Sam fakt transmisji w głównych kanałach telewizyjnych świadczy o randze wydarzenia. Poza głównym punktem, jakim są niewątpliwie rozgrywki, warto zajrzeć na zaplecze tej imprezy. Wydawałoby się, że stoiska dla odwiedzających są reprezentowane głównie przez firmy z branży IT i gamingowej, a jednak takie marki jak E.Wedel również dostrzegły potencjał i pojawiły się na IEM. Warto zwrócić uwagę na spersonalizowane stoiska, przygotowywane wyłącznie pod to wydarzenie. A fakt, że pula nagród wynosi milion dolarów, dopełnia całości. Z każdym rokiem ranga tej imprezy wzrasta i można stwierdzić, że IEM staje się marką samą w sobie, rozpoznawalną nie tylko wśród zagorzałych graczy CS:GO, ale i na świecie. MARATONY – BIEGAĆ KAŻDY MOŻE Na terenie Polski, jak grzyby po deszczu, pojawiają się szeroko rozumiane imprezy biegowe. Jeden z pierwszych maratonów, jaki odbył się w Polsce, miał miejsce w 1966 r. Jednak ostatnie lata to zauważalna tendencja wzrostowa eventów tego typu. Największa polska impreza pod względem uczestników to Orlen Warsaw Maraton. Organizacja wydarzenia dla kilkudziesięciu tysięcy uczestników wymaga absolutnego profesjonalizmu, dlatego polecam każdemu obecnemu i przyszłemu event managerowi zostanie wolontariuszem i podejrzenie tak rozbudowanego eventu od zaplecza. Biegi coraz częściej związane są z biznesem i życiem zawodowym, a firmy ochoczo wystawiają swoich reprezentantów. Tak właśnie z roku na rok rozwija się Poland Business Run, czyli sport połączony z działaniami charytatywnymi. Inicjatywy oddolne tego typu realizują bardzo różne cele i są organizowane niemal na masową skalę na terenie całego kraju. Właściwie powoli zaczynają zastępować standardowe koncerty charytatywne. Z pewnością pod kątem zdrowotnym opłaca się to obydwu stronom. FESTIWALE – MUZYKA, WOLNOŚĆ I WAKACJE Co roku w Polsce organizowanych jest minimum kilkadziesiąt festiwali, zróżnicowanych pod względem muzycznym, dostosowanych do gustów niemalże każdego odbiorcy. Jednak z całą pewnością top 3 to: Open’er, Pol’and’Rock (dawny Przystanek Woodstock) oraz Sunrise Festival. Ten pierwszy tworzony jest od kilkunastu lat przez Alter Art i zapisał się na stałe w kalendarzu polskich głównych festiwali, które warto odwiedzić. Kilkudniowa impreza przyciągnęła w 2018 r. blisko 140 tys. uczestników, co jak na imprezę organizowaną poza centralną częścią kraju stanowi imponujący wynik. Jest to jednak również wypadkowa kilkunastoletniej ciężkiej pracy organizatora, mającego na celu stworzenie wydarzenia kojarzonego przez większość Polaków. Przeglądając line-upy z poprzednich lat, ewidentnie widać, że nie jest to wydarzenie nastawione co roku na jedną znaną gwiazdę i support, a na konkretną porcję nazwisk, takich jak: Noel Gallagher (ex-Oasis), Nick Cave, Artic Monkeys. Warto odnotować, że pod kątem organizacyjnym Alter Art ciągle dąży do perfekcji i wyciąga wnioski na kolejne lata. Festiwalu Pol’and’Rock nikomu nie trzeba przedstawiać. Setki tysięcy uczestników każdego roku potwierdzają mocną pozycję wydarzenia na festiwalowej mapie Polski. Jest to jeden z niewielu nieobiletowanych mass eventów na terenie Europy, dlatego tak wiele znanych marek przygotowuje swoje strefy podczas wydarzenia. Na przykład do stałych punktów imprezy przeszło Wielkie Koło (diabelski młyn), znajdujące się co roku w strefie Allegro. W branży niemal już jako legenda krąży opowieść o firmie Trias, dostawcy multimediów na ówczesny przystanek Woodstock, której pracownicy podjeżdżali ze swoimi agregatami prądotwórczymi na stację benzynową i opróżniali dystrybutory do ostatniej kropli benzyny, tak by móc w pełni zasilić agregaty i korzystać z nich podczas imprezy. Wydarzenie Sunrise Festival skierowane jest do określonej grupy odbiorców. W odróżnieniu od Openera i Pol’and’Rocka buduje swoją markę na wyjątkowo spektakularnej oprawie wizualnej. Scenografia trzech scen jest wręcz nie z tej ziemi i w żadnym wypadku nie przypomina typowych scen znanych wszystkim z innych eventów. Tutaj kluczowe znaczenie ma klimat, a co za tym idzie – bardzo duży nacisk kładziony jest właśnie na aspekt wizualny. Oczywiście nie tylko to, co ładnie wygląda, przyciągnie rzesze uczestników. Przede wszystkim liczy się muzyka. Wystarczy spojrzeć na poprzedni rok i takich artystów, jak Alesso, DJ Snake, Timmy Trumpet, Gromee, Felix Jaehn, Don Diablo, czy kulminacyjne show legendarnego duetu ze Szwecji – Axwella i Ingrosso. Koneserzy muzyki tego typu nie potrzebują nic więcej, co jak widać wpływa na bardzo wysoką frekwencję, czyli 80-tysięczną widownię. ONE MAN/BAND SHOW – WIELKIE NAZWISKA NAD WISŁĄ Wielu z Was z pewnością nie pamięta czasów, kiedy nasz kraj był bardzo Open’er Festival w Gdyni / www.opener.pl / Alter Art. / Radosław Kazimierczak Partner wydania: 5
szeroko omijany przez uznawane na całym świecie zespoły czy topowych artystów. Najbliższym Polsce miastem, w którym odbywała się większość eventów w ramach tras koncertowych, była Praga. Nieliczne gwiazdy decydowały się w latach 90. nasz kraj odwiedzić i zagrać regularne koncerty, a wśród nich warto wspomnieć Michaela Jacksona. Zapewne niektórzy z Was pamiętają jeszcze cykl imprez „Inwazja Mocy”, organizowanych przez radio RMF FM, gdzie na finalnym koncercie Scorpions bawiło się blisko milion ludzi? Dziś czasy się zmieniły i z pewnością infrastruktura, w tym stadiony, ułatwiła i otworzyła drzwi do organizacji dużych koncertów. Polska jest stałym punktem odwiedzin artystów niemal podczas każdej światowej trasy koncertowej. Kulminacją tych zmian jest fakt, że „chłopak z gitarą” wyprzedaje PGE Narodowy na dwie noce, niemal od ręki. Mowa oczywiście o Edzie Sheeranie. Wymienianie wszystkich artystów, którzy odwiedzili nasz kraj w ostatnich latach, nie ma większego sensu. Warto jednak odnotować, kogo ze światowych sław jeszcze u nas nie było. O ile się nie mylę, jedynie Bruce Springsteen jest brakującym ogniwem łączącym Polskę z resztą topowego świata muzycznego. KOMERCYJNIE – AGENCJE EVENTOWE POKAZUJĄ KLASĘ Wyselekcjonowanie kilku wyjątkowych realizacji z ostatnich lat jest niemal niewykonalne i może być nieobiektywne. Są jednak wydarzenia, które z pewnością będą docenione przez każdego branżowca. Wśród nich warto wymienić 25-lecie firmy Inter Cars na PGE Narodowym, które z pewnością należy wyróżnić za rozbudowany program rozrywkowy. Jako smaczek można dodać, że występ zespołu Roxette, gwiazdy imprezy, był ich ostatnim koncertem w Europie. Pod kątem koncepcji genialny event to H&M Królestwo, stworzony przez Endorfina Events. Wiele osób obserwujących branżę MICE wyczekuje wydarzenia, które za każdym razem dostarcza wielu pozytywnych emocji, czyli Bestsellery Empiku, za które odpowiada Allegro Agency. Duży nacisk na oryginalność, podczas teoretycznie nieskomplikowanego wydarzenia typu gala wręczenia nagród, powoduje, że nie da się pomiąć tego wydarzenia w zestawieniu. Z pewnością jest wiele innych wydarzeń komercyjnych, które powinny znaleźć się w tym zestawieniu – pod kątem ciekawostek, technologii i kreacji – jednak przedstawione powyżej wyjątkowo zapadły w mojej pamięci. EVENTY MASOWE – STATYSTYKI W momencie przygotowywania artykułu nie były gotowe jeszcze statystyki GUS za rok 2018 dotyczące eventów masowych. Jednak warte przytoczenia są konkretne wartości za rok 2017. Z pewnością daje to pełniejszy obraz, jak wiele wydarzeń odbywa się w naszym kraju. W 2017 r. zorganizowano 6,9 tys. imprez masowych, o 0,4 tys. więcej w porównaniu z 2016 r. (wzrost o 6,1%). Imprezy masowe zgromadziły łącznie 26,2 mln uczestników, o 1,8 mln więcej w porównaniu z 2016 r. (wzrost o 7,2%). Najwięcej imprez masowych odbyło się w woj. śląskim (760). Najwięcej osób uczestniczyło w imprezach masowych w woj. mazowieckim (3,9 mln) i śląskim (3,6 mln). Zdecydowana większość uczestników brała udział w płatnych imprezach masowych (78,0% ogółu). W woj. śląskim, mazowieckim, wielkopolskim i dolnośląskim odbyło się 40,8% wszystkich imprez masowych. Do najbardziej popularnych imprez masowych w 2017 r. należały imprezy sportowe (51,6%), które zgromadziły 15,3 mln osób. Prawie wszyscy uczestnicy biorący udział w imprezach sportowych brali udział w imprezach płatnych (96,9%). Dużą popularnością cieszyły się również imprezy artystyczno-rozrywkowe (47,3% ogólnej liczby imprez), w których uczestniczyło 10,8 mln osób. Spośród imprez artystyczno-rozrywkowych najczęściej organizowane były koncerty (59,1%), imprezy łączone (12,8%), festiwale (7,2%). Zaprezentowane powyżej przykłady masowych eventów są dowodem na dynamiczny rozwój branży MICE. Nie da się zaprzeczyć, że Polska jest traktowana jak równorzędny partner do organizacji wielkich wydarzeń. Co jednak najważniejsze, udaje nam się sprostać wszystkim oczekiwaniom i wywołać pozytywne odczucia wśród uczestników. Co roku odbywa się wiele plebiscytów i konkursów na najlepsze eventy minionego roku. Wniosek płynący już z samych nominacji nasuwa się jeden: jeszcze nie osiągnęliśmy „sufitu”. Jeżeli tylko nadarza się okazja na uwolnienie swojej kreacji, to potrafimy zaskoczyć i wbić w fotel zainteresowanych. Oby tak dalej. PAWEŁ HABERKA // właściciel agencji eventowej PowerEvents W branży od 12 lat. Wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu. Prelegent na wielu ogólnopolskich konferencjach branżowych. Autor liczych wypowiedzi eksperckich oraz artykułów ukazujących się na bieżąco w magazynach branżowych oraz innych mediach. Ma za sobą ponad 800 realizacji wydarzeń eventowych dla największych światowych firm, m.in. z branży energetycznej, usługowej, produkcyjnej i elektronicznej. W agencji jest odpowiedzialny za produkcję eventów oraz koncepcje kreatywne projektów. NAPISZ DO AUTORA: pawel@powerevents.pl Partner wydania: 6 OKIEM EKSPERTA
Kariera w eventach jest jak sztuka – trzeba nieustannie rozwijać wszystkie potrzebne predyspozycje, aby zaowocowała twórczością, która na długo pozostanie w sercach odbiorców. To wyjątkowa i zarazem nietypowa branża. Tutaj nie wystarczą jedna umiejętność i nabyta wiedza, aby sprawnie wykonywać swoją pracę. Każdy, kto zajmuje się event marketingiem i event managementem, powinien posiadać szereg kompetencji, cech i umiejętności, aby odnaleźć się w tej profesji pełnej nie tylko kreatywnego myślenia, ale i precyzji oraz wytrwałości. Na rynku jest coraz więcej dostępnych inicjatyw edukacyjnych: konferencje, szkolenia, studia. Zainteresowany wybiera odpowiednią dla siebie drogę w zależności od tego, jaki ma cel, zasób czasu i budżet. KARIERA OD ZERA CZY ROZWÓJ DOŚWIADCZONYCH? Dla kogo właściwie są szkolenia – dla młodych i głodnych wiedzy czy dla obeznanych w branży? Okazuje się, że szkolenia mogą być wartością dla niemal każdej grupy! Ludzie, którzy szukają siebie i dopiero co rozpoczęli karierę, mogą poprzez szkolenia odkryć, co chcą robić w życiu, i rozwinąć swoje kompetencje. Dla świeżo upieczonych absolwentów uczelni wyższych szkolenie może być zupełnie odmienną formą edukacji. Doświadczenia nabyte podczas szkolenia otwierają oczy młodym ludziom oraz inspirują. Studenci czy junior event managerowie bardzo często dzięki szkoleniu decydują, jaką drogą chcą podążać. Ukierunkowani po spotkaniu z praktykiem dostają „motywacyjnego kopa” i chcą działać dalej! Co natomiast z ludźmi, którzy mają już doświadczenie? Powszechnie mówi się o tym, że doświadczonym event managerom szkolenia nie są potrzebne, bo przecież wiedzą wszystko, niemal wszystko w życiu już widzieli i wszędzie byli. Nie da się ukryć, że niektórzy bywają zblazowani i potrafią być pretensjonalni. Cierpią na „zmęczenie materiału”, bo przecież, jakby nie patrzeć, doświadczenie zmienia człowieka. Warto zauważyć jednak, że dla doświadczonego event managera udział w szkoleniu może być strzałem w dziesiątkę. Dlaczego? Dzięki tej formie edukacji może poszerzyć horyzonty, wyjść poza utarte schematy i rozwinąć skrzydła. Pozwala to także zniwelować ryzyko zawodowego wypalenia, które niestety po latach pracy jest zagrożeniem praktycznie w każdej profesji. ZA SUKCES SZKOLENIA ODPOWIADA TRENER Na profesjonalne szkolenie składa się kilka czynników: dobra strona merytoryczna, warsztaty, energia i atmosfera, która jest bardzo istotna podczas kilkugodzinnego przyswajania wiedzy. Niezwykle ważnym aspektem są umiejętności trenerskie osoby prowadzącej, co w większości jest bagatelizowane, bo zwykło się twierdzić, że praktyka jest równoznaczna z doświadczeniem. Ma to rację bytu, ale w przypadku produkcji eventów, a nie w uczeniu innych – niestety są to dwie różne kwestie. Od lat powtarzam, że nie jest sztuką stanąć przed grupą ludzi i opowiadać, jak się robi eventy krok po kroku. Sztuką jest SZKOLENIA DLA EVENT MANAGERA – DOWIEDZ SIĘ, JAK ZADBAĆ O SWÓJ ROZWÓJ Z artykułu dowiesz się: Jak wybrać odpowiednie szkolenie. Jaka odpowiedzialność spoczywa na trenerze. Czym powinien charakteryzować się skuteczny program szkoleniowy. Jakie problemy można rozwiązać podczas szkolenia. Czy certyfikat jest obligatoryjny. Tekst: Nina Żukowska Partner wydania: 7
wiedzę merytoryczną ubrać w taką formę warsztatową, w trakcie której ludzie wejdą w pewien proces myślenia. Doświadczą czegoś, przeanalizują, otrzymają wiedzę i wykorzystają ją w praktyce. Podczas szkolenia nie jesteśmy w stanie zasymulować realnej sytuacji. Nie towarzyszą nam takie okoliczności, jak presja czasu, strach o pozycję, stanowisko czy przychylność klienta – czyli aspekty, które w codziennej pracy mają wpływ na nasze działanie. Możemy jednak zmusić nasz mózg do analizowania pewnych aspektów organizacyjnych, zaangażować uczestników i – co najważniejsze – pozwolić kursantom wejść w samodzielny proces analizy i tworzenia. PRZYKŁAD Nie mając dużego doświadczenia w produkcji eventów czy kreacji, bardzo trudno jest wykreować spontaniczny pomysł na akcję eventową. Z tego powodu pokazanie case study i komunikat: „Macie teraz 10 minut, zastanówcie się, co byście zaproponowali klientowi?” nie jest dla uczestnika żadną wartością. Najpierw trzeba przygotować mózg kursanta do pracy kreatywnej, czyli wykonać przynajmniej jedno ćwiczenie, które obudzi jego umysł z marazmu codziennej percepcji i wprowadzi w stan myślenia abstrakcyjnego. Warto wykorzystać nietypowe ćwiczenia, dzięki którym można, w dalszej kolejności, wykreować nietuzinkowe koncepcje eventowe. Dzięki temu uczestnicy będą przygotowani do procesu kreatywnego, a dodatkowo poznają konkretną technikę, którą mogą zastosować w swoim zespole. Warto również dodatkowo pobudzić kreatywność uczestników poprzez zastosowanie kolejnej techniki stymulującej pracę mózgu. Dopiero gdy mamy pewność, że przeszliśmy pozytywnie proces pobudzania kreatywności, możemy zaznajomić kursantów z case study. Efektami powyższych działań są poznanie dwóch technik kreatywnych, rozgrzany mózg, efektywniejszy proces tworzenia. Niestety, wielu praktykom brakuje właśnie tych kompetencji nauczania, w efekcie czego uczestnik szkolenia usłyszy kilka ciekawych case study, wykona szereg ćwiczeń, które wydadzą mu się inspirujące, ale już po miesiącu od szkolenia niewiele będzie pamiętał, nie wspominając o wdrożeniu wiedzy w praktykę. PUNKTEM WYJŚCIA JEST WARTOŚCIOWY PROGRAM SZKOLENIOWY Kolejną istotną kwestię stanowi rozłożenie materiału na partie. Niestety, króluje mit, że im więcej punktów w programie szkoleniowym, tym lepiej. Przy takim podejściu organizatorów uczestnik szkolenia prawdopodobnie wyrzuci pieniądze w błoto. Zakres edukacji dotyczącej event marketingu i event managementu jest bardzo duży, nie wspominając o aspekcie kreacji czy prawa. Dlatego ważne jest, aby zdawać sobie sprawę, że jeżeli szkolenie ma być efektywne, obligatoryjny jest zapas czasu na teoretyczne przerobienie materiału i warsztaty. Nie ma drogi na skróty. Wiele lat temu, nie posiadając doświadczenia trenerskiego, również miałam mylne pojęcie o tworzeniu programów szkoleniowych. Po latach wiem, w czym zazwyczaj tkwi podstawowy błąd. Musimy pamiętać, że ludzie po 20 minutach przestają słuchać, a po dwóch godzinach (idealnie po półtorej) powinni odpocząć. Co więcej, po powrocie z przerwy nie powinniśmy od razu zaczynać materiału merytorycznego, tylko zastosować pięciominutowy energizer. Dopiero po podniesieniu poziomu energii i wytworzeniu zaangażowania możemy podać porcję materiału merytorycznego. Z pozoru może się to wydawać stratą czasu (też tak kiedyś myślałam), ale później okazuje się, że poprzez taką formę uczestnicy zapamiętują o wiele więcej i lepiej przyswajają informacje. Istotna jest świadomość, że zupełnie inaczej tworzy się szkolenie dla osób, które dotychczas nie miały styczności z eventami i stawiają pierwsze kroki w branży, a czego innego oczekują ludzie, którzy chcą usystematyzować swoją wiedzę i szukają inspiracji lub interesuje ich aspekt budowania strategii event marketingowej czy kreacji. A jeszcze inne oczekiwania będą miały osoby, które chcą nauczyć się pracy na dokumentach eventowych i zacząć wdrażać książkę produkcyjną w swojej codziennej pracy. Kolejnym etapem jest zdobywanie wiedzy już na bardziej specjalistycznych szkoleniach, dedykowanych tylko jednemu rodzajowi wydarzeń, np. organizacja wydarzeń masowych czy targowych. WYNIEŚMY COŚ, OPRÓCZ MATERIAŁÓW Dobre szkolenie zaoferuje wszystko, czego tak naprawdę potrzebuje event manager. Jednak warto pamiętać o tym, że podczas takiego szkolenia nie nauczysz się w 100%, jak tworzyć eventy czy jak zarządzać sytuacjami kryzysowymi. Nie oszukujmy się: szkolenie 8-godzinne po odliczeniu przerw trwa 6 godzin merytorycznych, więc nie jest to dużo, a materiału do przerobienia mnóstwo. Dlatego dobry trener wie, które tematy nadają się na umieszczenie jako pomoc w materiałach szkoleniowych, a które musimy przepracować na żywo w formie procesu. W trakcie szkoleń nie chodzi o to, aby podczas zajęć wszystko skrupulatnie notować i uczyć się na pamięć, jak w szkole. Oczywiście notatki są wskazane, ale jakościowe szkolenie powinno tak naprawdę pozostawić coś w głowie – inspirację, złotą myśl, dobrą radę, konkretną kompetencję. To powinno być „coś” przydatnego. PROBLEMY DO ROZWIĄZANIA Współpraca z kursantami i pomoc w rozwiązywaniu ich własnych problemów to także klucz do sukcesu, ponieważ wiele osób przychodzi na szkolenia z konkretnym problemem, który wymaga rozwiązania. Ludzie liczą, że osoba bardziej doświadczona lub po prostu z innym bagażem doświadczeń zawodowych przeanalizuje ich sytuację z innego punktu widzenia. Wiele osób zapisuje się na konkretne szkolenie, bo właśnie tego im brakuje i liczą na to, że uzyskają rozwiązanie, które będą mogli wdrożyć w swojej firmie. Przykładowo, jeśli na szkolenie z Tworzenia Ofert Eventowych przychodzi osoba, której słabszą stroną jest przygotowywanie takich prezentacji, to oczywiste, że będzie oczekiwała polepszenia kompetencji w tym zakresie. Jednak osoba ta może oczekiwać również tego, że prowadzący podpowie jej, jak dostosować konkretną ofertę do swojego klienta. Ludzie myślą w kategorii korzyści – idą gdzieś w konkretnym celu, z konkretnym zamiarem i chcą otrzymać konkretne rozwiązanie. Dlatego trener powinien traktować kursantów jak współpracowników, z którymi przepracowuje konkretne Partner wydania: 8 OKIEM EKSPERTA
tematy. To bardzo ważny proces pracy z uczestnikami, dlatego kolejnym ważnym aspektem są małe grupy szkoleniowe, czyli do 10 osób. Dzięki temu trener może podejść indywidualnie do każdej z osób, a kursanci są zadowoleni z przebiegu zajęć. DLACZEGO SZKOLENIA W EVENTACH SĄ TAK WAŻNE? Nie da się ukryć, że branża eventowa ewoluuje, zmieniają się trendy, potrzeby klientów, technologia rozwija się w ekspresowym tempie, dlatego szkolenia bywają gwarantem podążania za zmianami. Jako doświadczony trener eventowy widzę jeszcze inny, ważniejszy atut szkoleń. Często patrzymy na standardy rynku przez pryzmat 20-30 agencji eventowych, tych znanych, o których można poczytać w mediach. Na rynku znajdziemy jednak tysiące podmiotów, które organizują eventy, a u których standardem bywa brak strategii event marketingowej czy dokumentacji eventowej. Często jest to efekt nie braku profesjonalizmu, ale tego, że ci przedsiębiorcy nie mają skąd tej wiedzy pozyskać, dlatego w przypadku takich firm szkolenia są idealnym punktem wyjścia do poprawy wizerunku branżowego. Kolejnym argumentem przemawiającym za szkoleniami są nieporozumienia na linii klient – agencja, wynikające z braku wiedzy na temat organizacji eventów po stronie klienta. Na przestrzeni lat można zauważyć, że klienci korporacyjni dostrzegają wartość branżowych inicjatyw edukacyjnych i coraz chętniej w nich uczestniczą. Na szkoleniu dowiadują się, jakim tokiem myślenia kieruje się agencja eventowa oraz ile pracy wymaga organizacja wydarzenia. W trakcie szkoleń prezentujemy nie tylko aspekty samej organizacji, ale również pracy nad strategią klienta. Zgłębiamy wątek psychologii tłumu, czyli zachowania uczestników wydarzeń, bezpieczeństwa i budżetów. Bywa, że podczas szkolenia, zanim przejdziemy do analizy trendów i technologii, musimy zrobić krok w tył i zacząć od uczenia standardów, dlatego jeszcze długa przeprawa przed nami. NETWORKING DODATKOWĄ WARTOŚCIĄ Nie ma nic lepszego niż nawiązywanie nowych kontaktów biznesowych i znajomości właśnie podczas szkoleń! W końcu zebrani w jednym miejscu ludzie z branży to wspaniała okazja do tego, aby porozmawiać o swoich działalnościach, biznesach, wymienić się doświadczeniami, kontaktami, a nawet nawiązać współpracę. W dodatku, jeśli na szkoleniu panuje pozytywna i sprzyjająca atmosfera, kontakty nawiązują się dosłownie same. Dużo prościej będzie w ten sposób poznać kogoś nowego. Często już podczas szkoleń uczestnicy rozmawiają o konkretnych warunkach współpracy. To dodatkowa wartość, którą niesie za sobą uczestnictwo w szkoleniach. NIE PRZYCHODŹ PO CERTYFIKAT Zastanawiającą kwestią są mity dotyczące certyfikatów. W Polsce zawód event managera nie jest w żaden sposób certyfikowany. Nie ma audytów programów szkoleniowych, badania jakości, efektywności czy poziomu prezentowanej wiedzy. Nie ma też instytucji oficjalnie certyfikujących event managerów. Dlatego te wszystkie szumnie nazywane certyfikacje, certyfikaty, numeracje czy hologramy nie stanowią oficjalnego potwierdzenia jakości edukacji, a są raczej zaświadczeniem o odbytym szkoleniu. Osoby zatrudniane w branży eventowej nie potrzebują zaświadczeń, certyfikatów, ukończonych studiów, a predyspozycji do zawodu i posiadanej wiedzy lub doświadczenia. Proces certyfikacji jest procesem kosztownym zarówno dla instytucji certyfikującej, jak i samego uczestnika, więc dopóki nie będzie on miał potwierdzenia jakości respektowanego przez branżę, nie będzie funkcjonował oficjalnie. Póki co certyfikat ze szkolenia stanowi miłą pamiątkę, która ma przypominać kursantowi: „Wdrażaj to, czego się nauczyłeś”. NINA ŻUKOWSKA // właścicielka agencji eventowej New Event Story Założycielka Świata Eventów. Pasjonatka komunikacji event marketingowej, praktyk w zakresie organizacji wydarzeń. Autorka Techniki Nauki Równoległej, która zwiększa efekty uczenia i rozwijania praktycznych umiejętności eventowych poprzez odpowiednie projektowanie ćwiczeń warsztatowych w trakcie szkoleń. Wprowadza innowacje w procesach nauczania o eventach. Partner merytoryczny praktycznego kierunku studiów podyplomowych dla event managerów na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. NAPISZ DO AUTORKI: n.zukowska@neweventstory.pl Partner wydania: 9
przemyślane relacje z klientami, czy współpracując z mediami. Warto zauważyć, że media branżowe również rozwinęły się na przestrzeni lat, a przede wszystkim wzrósł ich poziom, dzięki czemu trafia do nas o wiele więcej wartościowych informacji niż kiedyś. Rozwój komunikacji wewnątrz branży wpływa na to, że jej przedstawiciele są zainteresowani tym, co się dzieje dookoła, i coraz PRZEZ KOMUNIKACJĘ DO ZARZĄDZANIA Jak zaczęła się Pani przygoda z branżą eventową? Swoją przygodę z tą branżą rozpoczęłam z początkiem 2013 r., nawiązując współpracę z Rent Design jako zewnętrzny konsultant ds. PR i marketingu, czyli ogólnie mówiąc do spraw komunikacji. Rent Design była wtedy stosunkowo młodą marką, więc wspólnie stawialiśmy pierwsze eventowe kroki. Do współpracy zachęciło mnie nowatorskie podejście właścicieli firmy – Wiktora i Wojtka – którzy w pewnym stopniu zaskoczyli mnie propozycją współpracy. Sześć lat temu obsługa PR-owa firm z branży eventowej, tym bardziej wypożyczalni mebli, nie była standardem, w czym utwierdziłam się już podczas pierwszych kontaktów z mediami branżowymi. Okazało się, że byliśmy jedną z nielicznych firm, która ma w swoich szeregach PR-owca, dzięki czemu nie tylko ja uczyłam się branży, ale również branża uczyła się mnie. Cieszę się, że mogłam współtworzyć tę firmę oraz od samego początku odpowiadać za jej wizerunek, komunikację wewnętrzną oraz doradztwo biznesowe w generalnym ujęciu. Był to bardzo dobry punkt wyjścia do dalszego rozwoju w ramach struktur firmy i poszerzania moich działań o marketing i budowanie relacji z klientami. Moje skromne działania wsparte ciężką pracą i zaangażowaniem całego zespołu przełożyły się na to, że Rent Design jest dziś liderem polskich wypożyczalni mebli, co jest niezmiernie motywujące i dodające skrzydeł. A wraz z rozwojem firmy rozwinęła się Pani kariera… Dokładnie. Początkowo odpowiadałam wyłącznie za działania PR-owe. Następnie poszerzyliśmy współpracę o obsługę marketingową. Współpraca układała się z korzyścią dla obydwu stron, a przede wszystkim udało nam się zbudować relację opartą na szacunku, zaangażowaniu i zaufaniu. Właściciele firmy nie pozwalali, abym stała w miejscu, dając mi pole do poszerzania kompetencji, chociażby wtedy, gdy poprosili mnie o pomoc w koordynacji rekrutacji kolejnych pracowników. Z biegiem lat rozwinęliśmy firmę na tyle, że w 2017 r. zmieniliśmy magazyn na większy, a co za tym idzie – zwiększyły się możliwości logistyczne, czyli zakres usług oferowanych naszym klientom. Równocześnie poszerzyły się także struktury Renta. Był to moment, gdy szefowie firmy uznali, że to czas na utworzenie nowego stanowiska – dyrektora zarządzającego. Stwierdzili, że będę odpowiednią osobą do objęcia tej funkcji, co mnie ogromnie zaskoczyło. Kiedy pierwszy szok minął, poczułam, że jestem na to gotowa, oraz, że to jest „to miejsce i ten czas”, aby iść dalej z Rent Design. Jako jeden z pierwszych PR-owców w naszej branży miała Pani zapewne możliwość obserwacji pozostałych firm i ich podejścia do budowania wizerunku. Jak ocenia Pani rozwój rynku w tym zakresie? Analizując początki, muszę przyznać, że świadomość potrzeby zadbania o wizerunek zagościła w wielu firmach od niedawna. Odnoszę wrażenie, że udzieliliśmy w tym zakresie wartościowej lekcji naszej konkurencji. Gołym okiem da się zauważyć, że aktualnie firmy podwykonawcze podejmują skuteczne działania PR-owe, dbając o stronę wizualną materiałów marketingowych, budując Rozmawiała: Kinga Walczyk Adriana Szczeniowska dyrektor zarządzająca wypożyczalni mebli Rent Design, gdzie kieruje pracą wszystkich zespołów oraz odpowiada za wyniki finansowe i rozwój spółki. Wcześniej, w ramach struktur Rent Design, przez sześć lat była PR & marketing managerem firmy. Swoją karierę zawodową rozpoczęła w 2006 r. Doświadczenie zdobywała w cenionych na rynku agencjach public relations: 24/7 PR oraz sieciowej PLEON (obecnie Ketchum). Jest absolwentką Wydziału Dziennikarstwa i Nauk Politycznych Uniwersytetu Warszawskiego. ada@rentdesign.pl // ROZMOWA Z ADRIANĄ SZCZENIOWSKĄ, DYREKTOR ZARZĄDZAJĄCĄ RENT DESIGN. // Partner wydania: 10 TWARZĄ W TWARZ
chętniej zasięgają tych informacji. To samo dotyczy wydarzeń branżowych, co widać na przykładzie targów. Jeszcze kilka lat temu udział w branżowych wydarzeniach targowych często był dla nas stratą czasu. Natomiast aktualnie obserwujemy fenomenalny rozwój Forum Branży Eventowej, podczas którego spotyka się coraz więcej firm i – co najważniejsze – przedsiębiorcy odczuwają potrzebę uczestnictwa w wydarzeniach tego typu. Jest to wynikiem wzrostu świadomości wśród przedstawicieli branży, co idzie w parze z coraz większą liczbą PR-owców czy marketingowców współpracujących z sektorem MICE. A co z firmami, które nie inwestują w działania PR-owe czy marketingowe? Przecież jest ich całkiem sporo w naszej branży. To prawda, kojarzę wiele firm, które nie widzą takiej potrzeby. Nie można odmówić im wysokich wyników sprzedażowych, pozycji na rynku, jednak poziom komunikowania pozostawia wiele do życzenia. Prawdopodobnie niektóre firmy tego nie potrzebują, ponieważ ich zyski i tak są na zadowalającym poziomie, a jakość produktów czy usług sama się broni, więc działania marketingowe wydają się zbędne. Jednak wychodzę z założenia, że nigdy nie jest tak dobrze, żeby nie mogło być lepiej. Jeżeli masz świetny produkt czy usługę, zainwestuj w działania komunikacyjne, a sam zobaczysz, jakie profity to przyniesie. Wydaje mi się, że potrzeba budowania wizerunku i świadomego komunikowania się z otoczeniem jest w dużym stopniu określona przez działania bezpośredniej konkurencji, czyli jeżeli żadna z konkurencyjnych firm nie stawia na PR, ja też nie muszę. Wszystko jest uzależnione od sektora i jeżeli firma X nie inwestuje w PR i działa w sektorze, w którym żadne z przedsiębiorstw nie praktykuje działań PR-owych, nie będzie odczuwać takiej potrzeby, a co więcej, może bardzo dobrze funkcjonować i osiągać wysokie zyski bez nakładów finansowych na marketing czy komunikację. Ale jeżeli już dojdzie do sytuacji, kiedy któraś z tych firm uzna, że wciela w życie budowanie wizerunku, a tym samym wyróżni się na tle konkurencji, pozostałe firmy będą musiały pójść w jej ślady. Inaczej istnieje ryzyko, że zostaną daleko w tyle. Wśród wypożyczalni mebli wyglądało to podobnie, ponieważ wcześniej teoretycznie nie było takiej potrzeby, ale gdy Rent Design zainicjował świadome i przemyślane działania PR-owe, konkurencja wzięła z nas przykład. Tak to działa w każdej branży, że konkurencja napędza i motywuje. Wspomniała Pani wcześniej o zwiększonym zainteresowaniu wydarzeniami targowymi. Państwo również wystawiacie się podczas takich wydarzeń. Jak ocenia Pani skuteczność inwestycji tego typu z punktu widzenia firmy podwykonawczej? Inwestycję tę należałoby oceniać dwutorowo, a przynajmniej my tak to robimy. Pierwszym wyznacznikiem jest typowy new business, czyli podczas wydarzeń tego typu rozglądamy się za nowymi klientami i próbujemy trafić do osób, które dotychczas nie miały okazji nas poznać. Drugi aspekt to utrzymywanie relacji z naszymi stałymi klientami. Najlepsze efekty przynosi nam Forum Branży Eventowej, dlatego właśnie na te targi postawiliśmy w tym roku i, jak się okazało, po raz kolejny zyskaliśmy na tym. Nasze stoisko było obsługiwane przez cztery osoby i proszę sobie wyobrazić, że bywały momenty, że nie byliśmy w stanie obsłużyć wszystkich zainteresowanych. Przy naszym stoisku ustawiały się kolejki osób chcących zapoznać się z ofertą. Wśród potencjalnych, nowych klientów spotkaliśmy osoby, które rzeczywiście były zainteresowane współpracą. Oczywiście natrafiliśmy również na naszych stałych klientów, którzy przyszli do nas czysto towarzysko, co uważamy za świetną okazję do podtrzymania relacji. Jak ocenia Pani ideę stowarzyszeń branżowych? Sama idea powstawania stowarzyszeń branżowych jest bardzo słuszna. Jestem za tym, żeby powstawały organizacje, które regulują współpracę pomiędzy różnymi podmiotami i normalizują zasady funkcjonowania w ramach branży. Popieram ideę powstania Rady Etyki Biznesu, której założeniem jest reakcja na sytuacje nieetyczne mające miejsce w branży. Przynależność do danego stowarzyszenia powinna być potwierdzeniem, że firma członkowska podpisuje się pod wszystkimi zasadami etycznymi, które przyświecają stowarzyszeniu. Nie postrzegam stowarzyszenia w aspektach marketingowych czy reklamowych, czyli jako sposobu promocji. Życzyłabym sobie, żeby członkostwo w stowarzyszeniu było odbierane bardziej ideowo niż czysto narzędziowo i aby każdy z członków stosował się do zasad. A to niestety działa różnie. Wydaje mi się, że potrzebujemy jeszcze trochę czasu, żeby do tego dojrzeć i nie jest to problem wyłącznie naszej branży, ale i każdej innej. W każdym biznesie zdarzają się sytuacje, które nie powinny mieć miejsca, ale niestety jest to element naszej codzienności. Ważne jest jednak to, żebyśmy my sami, prowadząc swój biznes, funkcjonowali w taki sposób, abyśmy każdego dnia po przebudzeniu mogli spojrzeć w lustro i powiedzieć: „Jestem ok. Chcę być fair i działać najlepiej jak potrafię”. Nigdy nie będzie idealnie, ponieważ każdy z nas popełnia błędy i jest postawiony często przed trudnymi decyzjami, jednak ważne, by działać zgodnie z własnym kodeksem etycznym. Jesteśmy pierwszą wypożyczalnią mebli, która dołączyła do Stowarzyszenia Branży Eventowej, ponieważ od początku rozumieliśmy tę ideę i chcieliśmy się pod nią podpisywać. Mieliśmy również swoje sugestie podczas powstawania „Kodeksu Dobrych Praktyk”. Myślę, że śmiało mogę stwierdzić, że od początku mieliśmy wpływ na rozwój tego stowarzyszenia, ponieważ zawsze chętnie wspieraliśmy SBE swoimi produktami i meblami przy organizacji wydarzeń branżowych i członkowskich. Z czasem wśród członków pojawiły się inne wypożyczalnie mebli i aktualnie wspólnymi siłami wspieramy tę ideę. Rok zaczął się owocnie i otrzymaliście Państwo dwa wyróżnienia. Kto i za co Państwa docenił? Otrzymaliśmy wyróżnienie w pierwszym w Polsce rankingu najdynamiczniej rozwijających się firm rodzinnych, zrealizowanym przez magazyn „Forbes” – Forum Firm Rodzinnych 2018. Była to bardzo miła niespodzianka, ponieważ nie zgłaszaliśmy swojej kandydatury. Kapituła konkursu analizowała wyniki finansowe spółek i na tej podstawie wytypowała zwycięzców rankingu. Zajęliśmy 41. miejsce na ponad 264 firmy w naszym województwie. Jest to wyróżnienie pozabranżowe, co jest dla nas szczególnie ważne, bo z reguły jesteśmy doceniani wyłącznie w ramach sektora MICE. Jak się jednak okazuje, nasze wyniki finansowe prezentują się Partner wydania: 11
bardzo dobrze na tle pozostałych branż. Otrzymaliśmy również drugie wyróżnienie, tym razem branżowe, przyznawane przez naszych klientów, partnerów biznesowych i szeroko rozumianą branżę eventową. „Polecam nie Polecam” zorganizowało pierwszy w historii ranking wypożyczalni eventowych, w których zajęliśmy pierwsze miejsce zdecydowaną większością głosów, otrzymując zaszczytny tytuł „Polecani w eventach”. Niesamowicie nas cieszy, że mamy takie poparcie wśród branży. Wyróżnienia tego typu dodają skrzydeł i motywują do dalszego rozwoju. Z drugiej strony pokazują nam, że poprzeczka jest wysoko ustawiona i że nie możemy zwalniać, jeżeli chcemy utrzymać pozycję lidera. Co w takim razie trzeba robić, żeby utrzymać pozycję lidera? Jest to codzienna, ciężka praca i to na wielu poziomach. Jesteśmy dużą firmą składającą się z trzech działów: części magazynowej, logistycznej i biurowej. Cześć magazynowa, czyli ogromna hala i pracownicy, którzy wkładają całe serce w to, aby zadbać o najwyższy standard mebli, jakie oferujemy naszym klientom. Logistyka to nie tylko auta, ale przede wszystkim pracownicy i codzienna koordynacja ich pracy, tak by udało nam się dojechać wszędzie, gdzie życzą sobie nasi klienci. Biuro to natomiast świetny dział sprzedaży i administracji. Tak naprawdę non stop musimy zastanawiać się nad tym, co jeszcze możemy udoskonalić na każdym z tych poziomów. Zawsze pojawia się pytanie: „Co możemy zrobić lepiej?”. Myślę, że nie ma nic gorszego niż dojście w pewnym momencie do wniosku, że robi się wszystko najlepiej, dlatego cały czas poszukujemy nowych rozwiązań na udoskonalenie naszej oferty. Jeżeli uda nam się osiągnąć jakiś cel, podwyższamy poprzeczkę, stawiając sobie kolejny, jeszcze bardziej ambitny. Nie spoczywamy na laurach, dlatego z początkiem roku ruszyła nasza nowa marka Buy Design – skierowana nie tylko do branży eventowej. W ramach tej marki oferujemy zakup mebli. Jako wypożyczalnia eventowa zakupiliśmy bardzo dużo mebli przez te wszystkie lata. Aktualnie w magazynie mamy ich ok. 30 tys., a tym samym posiadamy doświadczenie we współpracy z polskimi i zagranicznymi producentami. Dotychczas wspieraliśmy wielu klientów w procesie zakupu mebli i stwierdziliśmy, że czas najwyższy unormować tę kwestię i pośredniczyć w tej sprzedaży na szeroką skalę. Jakie trendy obserwuje Pani, jeżeli chodzi o meble eventowe? W przypadku wypożyczalni mebli wygląda to tak, że kształtując naszą ofertę, kreujemy tym samym trendy. Staramy się pokazywać rozwiązania, których dotychczas nie było: wprowadzamy jakieś produkty i testujemy reakcję rynku. Jeżeli produkt zostanie przyjęty pozytywnie, rozwijamy ten koncept. Zauważyłam, że nasza branża dojrzała do produktów, na które jeszcze kilka lat temu nie była gotowa. Mam tutaj na myśli np. produkty jednej z naszych bardzo eleganckich, polskich marek, dzięki której oferujemy meble w złocie i o wysokim połysku. Mogłoby się wydawać, że meble tego typu znajdą miejsce wyłącznie na specyficznych wydarzeniach. Okazało się jednak, że eventowcy potrafią wykorzystać je na różne sposoby. Tutaj oczywiście największą rolę odgrywa kreatywność agencji eventowych, wykorzystujących nasze meble w tak nietypowych miejscach, że przerosło to nasze najśmielsze wyobrażenia. Zauważyłam, że aktualnie panuje trend mebli nadających domowy klimat. Królują również meble wykonane z naturalnych materiałów, czyli drewna i sklejki. Dotychczas stawiano na minimalizm, meble ultranowoczesne, skórzane kanapy. Aktualnie producenci wydarzeń idą w kierunku welurowych obić kanap czy dodatków typu lampy. Na czasie nieustannie są uniwersalne biel i czerń. To, co odchodzi do lamusa, to ekomeble, czyli palety i skrzynki. Nasi klienci coraz częściej komunikują nam, że to się już „przejadło”. Współpracujecie Państwo przede wszystkim z agencjami eventowymi. Jakie aspekty tej współpracy wymagają poprawy? Jest rzeczywiście kilka elementów, które pomogłyby nam w codziennej pracy. Pierwszy z nich to ograniczenie zmian w zamówieniach na ostatnią chwilę. Zdarza się, że jeszcze godzinę przed wyjazdem nasi pracownicy wymieniają lub dodają określone produkty z rezerwacji, albo co gorsza, nieoczekiwanie zmienia się godzina montażu. To powoduje spore komplikacje logistyczne po naszej stronie. Oczywiście rozumiemy specyfikę tej branży i jesteśmy świadomi, że takich sytuacji nie da się całkowicie wykluczyć, ale ich ograniczenie byłoby już sporym ułatwieniem. Warto byłoby również usprawnić kwestię potwierdzeń zleceń. Przygotowujemy bardzo dużo ofert dla agencji biorących udział w procesach przetargowych. Jako zespół charakteryzujący się bardzo prokliencką postawą, lojalnie rezerwujemy produkty i blokujemy ich sprzedaż. Niestety czasami po czasie okazuje się, że agencja od dłuższego czasu wie, że przetargu nie wygrała i meble nie będą jej potrzebne, ale niestety nie informuje nas o tym i nie odwołuje rezerwacji. Bardzo chcielibyśmy unikać takich sytuacji. Kończąc ten wątek chciałabym jednak zauważyć, co w naszej współpracy jest mega fajne. A jest to fakt, że nie tylko kreujemy trendy i edukujemy branżę jako wypożyczalnia, ale także codziennie uczymy się od naszych klientów i czerpiemy od nich bezcenną wiedzę o rynku, jego potrzebach i nowościach jakich oczekują. Tym samym klienci współtworzą naszą ofertę i mają realny wpływ na to, jak ewoluowała ona na przestrzeni tych wszystkich lat naszej działalności. Bardzo cenimy sobie ten szczery, indywidualny kontakt. Partner wydania: 12 TWARZĄ W TWARZ
RkJQdWJsaXNoZXIy MTMwMjc0Nw==