Cateringowy prapoczątek to oczywiście rozmowa z klientem. – Rozpoczynamy przede wszystkim od szczegółowej analizy oczekiwań klienta. Dokładnie sprecyzowany cel, jaki przed eventem stawiają sami organizatorzy, pomaga nam w przygotowaniu odpowiedniej oprawy cateringowej. Za każdym razem dopasowujemy naszą ofertę do potrzeb klienta i jego realizacji. Musimy wiedzieć, czy catering ma stanowić główny przedmiot eventu, czyli być elementem artystycznym, czy ma raczej odgrywać rolę drugoplanową. Bardzo często spotykamy się jednak z realizacjami, podczas których catering ma pozostać na długo w pamięci uczestników i naszym zadaniem jest przygotowanie oryginalnego i nowoczesnego menu i podanie go w formie kulinarnego show. Oczywiście konieczna jest także analiza struktury gości oraz miejsca, w którym odbywa się event, szczególnie pod względem technicznym i logistycznym – tłumaczy Michał Kozak, dyrektor generalny MCC Mazurkas & Mazurkas Catering 360°. Podobnie uważa Eliza Kozica, Sales Director Concordia.– Istotne, aby już na etapie planowania eventu precyzyjnie rozpoznać potrzeby jego organizatora, najdokładniej zaplanować nie tylko menu w wersji dedykowanej tematowi spotkania, ale też obsługi i właściwej prezentacji.– Ważnym elementem jest sprecyzowanie oczekiwań gości, czy ma to być impreza krótka, czy raczej kilkugodzinny bankiet. Ważne jest określenie rodzaju gościa cateringowego, np. czy na imprezie będzie więcej kobiet czy mężczyzn. Przy mniejszych, bardziej spersonalizowanych przyjęciach warto dowiedzieć się, jakie są upodobania kulinarne gości oraz czy trzeba przygotować jakieś potrawy zgodnie z określoną dietą, np. bezglutenową czy wysokobiałkową – tłumaczy Mariusz Tkaczyk, specjalista ds. gastronomii w sieci Qubus Hotel.
Idealne menu eventowe
Od czego zaczynamy? – Czynników mających wpływ na menu czy formę podania jest bardzo wiele. Musimy uwzględnić, czy impreza jest na stojąco, czy na siedząco, czy podajemy alkohol, czy odbywa się na powietrzu, czy w hali. Nie ma idealnej metody – trzeba być elastycznym, by móc zawsze sprostać stawianym nam oczekiwaniom – mówi Artur Bąk, Revolta Food. – Potrawy cateringowe komponowane są w dużej mierze na życzenie gościa. Ich rodzaj dopasowany jest często do tematyki i kształtu imprezy. Przy cateringach świątecznych większość firm stawia np. na tradycyjne polskie potrawy. Bardzo modne i popularne stają się tzw. fingerfoodsy. Są to małe przekąski, minidania, które można jeść bez użycia sztućców i talerzy. Ich wielkość waha się pomiędzy 20 a 40 ml. Finger food bardzo dobrze sprawdza się na bankietach i koktajlach. W Qubus Hotel w ofercie finger food proponujemy ponad 60 minipotraw. Często o pomyśle na potrawy cateringowe decyduje też pora roku. W lecie wiele eventów i przyjęć okolicznościowych odbywa się na świeżym powietrzu, dlatego warto w swojej ofercie cateringowej zaproponować menu grillowe. W naszych hotelach jest to opcja chętnie wybierana przez firmy, w związku z tym posiadamy kilka mobilnych, dużych grillów, w których można też piec i wędzić potrawy. W tego typu cateringu bardzo ważnym elementem wpływającym na smak potraw jest drewno, jakiego używamy podczas rozpalania grilla. Świetnie sprawdza się drewno bukowe i wiśniowe. W ofercie cateringu grillowego powinny znaleźć się oczywiście mięsa, takie jak karkówka, steki, ale także np. odpowiednie sosy, pieczone ziemniaki, świeże sałaty i grillowane desery. Bardzo efektownym elementem cateringowym jest tzw. stacja bufetowa połączona z live cookingiem – mówi Mariusz Tkaczyk.
Dobrze policzone
Kolejna niezwykle istotna sprawa w przypadku cateringu eventowego to liczenie. Rzeczą oczywistą jest to, że ilość wydawanego jedzenia musi być adekwatna do liczby gości. – Powinna być przygotowywana i kalkulowana z niewielką nadwyżką porcji w stosunku do liczby uczestników, aby wyeliminować ryzyko wyczerpania jedzenia zanim skorzystają z niego wszyscy uczestnicy. Przy wydarzeniach realizowanych w formule koktajlowej (na stojąco) warto pamiętać, że menu musi uwzględniać takie dania, które nie wymagają używania noża i są łatwe do zjedzenia na stojąco. Menu serwowane daje wszystkim te same szanse na smaczny posiłek i często podkreśla rangę spotkań, jednak wymaga zaangażowania większej przestrzeni oraz liczniejszej obsługi, co może mieć wpływ na koszty spotkania – zauważa Eliza Kozica.
Alkohol i spółka
Przygotowując event, nie można zapomnieć o alkoholach. W końcu na wielu imprezach, pomijając wszelkiego rodzaju konferencje, kongresy czy sympozja, trunki się pojawiają. W jaki sposób zaplanować alkoholowe menu? – Przede wszystkim należy pamiętać o różnorodności. Nie uderzajmy tylko w jeden segment smaków. Kierujmy się rozsądkiem, a nie górnolotnym myśleniem. Jeśli wino, to w trzech kolorach plus jeden/dwa inne alkohole. Jeśli dużo whisky, to nie dodawajmy kilku koniaków, brandy, armagnaców i jeszcze trzech rodzajów ginu i rumu. Różnorodność tak, ale najlepiej w określonych ramach. Nie podawajmy tylko słodkich, wielokolorowych cocktaili bądź wyłącznie molekularnych „wynalazków”. Dzielmy po równo smaki słodkie i wytrawne. Nie wprawiajmy w zakłopotanie uczestników spotkania. I nie wpadajmy w szał tworzenia podczas układania listy czy to cocktailowej, czy alkoholi czystych. Zawsze sprawdzą się 2–3 klasyki z alkoholi mocnych, dwa kolory win, jakieś „bąbelki”. To wystarczy. Najważniejsze to nie udziwniać i pozwolić, by wszystkim zajęła się obsługa. Często spotykam się z sytuacjami, gdzie podczas dużych eventów organizatorzy wymyślają dwa „welcome drinki” (najlepiej kilkuskładnikowe kompozycje), później kilkanaście cocktaili plus kilka win i dodatkowo selekcję alkoholi „na czysto”. Po co aż tyle? Nikomu nie zaimponujemy, wprowadzimy nerwową sytuację w barze, co wywoła niezadowolenie gości. Dlatego posłuchajmy naszego barmana, który z pewnością nie zaproponuje wódki z colą, ale zdecydowanie zabłyśnie, jeśli przygotuje ciekawego Toma Collinsa, intrygujące w smaku Dark’N’Stormy czy Whisky Sour – jednak bez białka z jajka. Trzy cocktaile, którymi zaimponujemy, a przygotowanie każdego z nich to kilkanaście sekund pracy. Idźmy zdecydowanie w stronę nowoczesnej prostoty na wysokiej jakości produktach a nie na marności tuszowanej olbrzymim wyborem nisko jakościowych „pewniaków” – podpowiada Adrian Nowakowski, WEG Invest (Whisky EmbassyGroup) oraz Squad Whisky. W jaki sposób podejść do ilości serwowanych trunków? – Zawsze pierwsze są alkohole lżejsze, później myślimy o czymś mocniejszym. Bardzo popularne marki – typu Jack Daniel’s – to jednak asortyment, który może być równie niezastąpiony jak polska wódka. Wszystko zależy jednak od charakteru imprezy. Aby dodatkowo wyróżnić trunek typu whisky single malt, powinien on występować w niewielkiej ilości. Jeśli mamy mówić o twardej matematyce – czysto hipotetycznie – to proporcja kształtowałaby się na poziome 12 butelek wina – 6 butelek alkoholi mocnych bądź cocktailowych – 1 butelka single malt bądź blended whisky – wskaqzuje Nowakowski.
Ważne aspekty
– Bardzo ważnym elementem podczas wydawania cateringu jest czas ekspedycji – czyli punktualność wydawania kolejnych potraw czy dań z określonych bloków kulinarnych. Bardzo ważne jest też to, aby wszystkie potrawy wydawane były w odpowiedniej temperaturze. Aby catering przebiegł sprawnie i profesjonalnie, warto zaplanować odpowiednią ilość obsługi oraz wziąć pod uwagę umiejętności personelu. Względy wizerunkowe również są ważne, zatem zadbać trzeba także o schludny wygląd pracowników obsługujących event – podpowiada Mariusz Tkaczyk.
Niezwykle ważny jest serwis. – Jakość serwisu powinna być jednak niezależna od formuły spotkania – zawsze sprawna i niezawodna. Należy zwrócić uwagę również na logistykę usług cateringowych i właściwe zaplanowanie miejsca cateringu względem pozostałych elementów wydarzenia. Podczas konferencji np. wskazane jest unikanie bliskości względem głównej sali, aby odgłosami przygotowania posiłku nie zakłócać prezentacji czy prelekcji. W przypadku bankietów wieczornych z kolei, strefa cateringowa powinna być łatwo dostępna dla gości, a jednocześnie rozmieszczona w taki sposób, by nie zakłócać przemieszczania się po sali oraz nie kolidować ze strefą taneczną czy występami artystycznymi – mówi Eliza Kozica. Na koniec komunikacja. – Najważniejszy aspekt to stała komunikacja z osobą zarządzającą eventem. Scenariusz imprezy bardzo często ulega zmianom, a dokładniej przesunięciom czasowym, dlatego kuchnia i obsługa musi na bieżąco reagować na sytuację na sali – mówi Michał Kozak.
Efekt końcowy
Aby efekt końcowy zachwycił naszego klienta oraz gości, należy oczywiście wystrzegać się błędów. W przypadku cateringu eventowego można popełnić wiele pomyłek. – Najczęściej to błędne założenia wynikające z przyzwyczajeń „kuchni domowej”. Przygotowanie cateringu dla 500 czy 1000 osób wymaga dużej przestrzeni, odpowiedniej infrastruktury i sprzętu oraz zaplanowania takiej ilości personelu do obsługi, aby sam proces serwowania dań przebiegał płynnie. Inne częste błędy to zła gospodarka czasowa dotycząca możliwości wykorzystania miejsca eventowego czy niedokładna wizja lokalna danej przestrzeni, która skutkuje tym, że mogą pojawić się nieprzewidziane wcześniej problemy techniczne czy logistyczne, co w efekcie wpływa na jakość realizacji cateringowej – zauważa Michał Kozak. – Niestety, często zapomina się o smaku. Nieważne. czy serwowana potrawa jest daniem głównym czy fingerfoodem – musi być smaczna. Nie wystarczy, że dobrze zaprezentujemy jakieś danie. Jeżeli będzie ono niesmaczne, klient na pewno tego nie zapomni – wskazuje Artur Bąk. By zadowolić klienta i eventowych gości, trzeba posiadać wiedzę, doświadczenie, świetny zespół i sporo się napracować. – Catering bywa niedocenianym obszarem podczas realizacji eventów, mimo że zarówno organizatorom, jak i uczestnikom imprez może dostarczyć równie silnych wrażeń co inne atrakcje. Potraktowany jako integralna część imprezy, odpowiednio zaprojektowana w odniesieniu do całości scenariusza, ma szansę zapewnić doskonały marketingowy wydźwięk wydarzenia. Ważne jednak, by partnerów świadczących usługi cateringowe włączyć w proces planowania eventu już na wczesnym etapie, co pozwoli uzyskać efekt synergii w kreowaniu pomysłów i tworzeniu scenariusza – podsumowuje Eliza Kozica.
Zaskoczenie i innowacja nie zawsze są potrzebne
Zaskoczyć konsumenta możemy, owszem, ale czy jest to potrzebne? Jeżeli już podejmiemy ryzyko, musimy być pewni, że wszystko pójdzie po naszej myśli. W tym zawodzie nie ma miejsca na nieplanowane improwizacje – za duże jest ryzyko, że coś może pójść nie tak. Nieszablonowe pomysły? To zdecydowanie dla amatorów mocnych wrażeń. Na pewno nie polecam ryzykować niesprawdzonych pomysłów na ważnych imprezach. Na wdrażanie innowacji zostawmy kameralne imprezy w gronie znajomych. Jeżeli tam się sprawdzą, możemy pomyśleć o zewnętrznych eventach. Usługa cateringu na eventy to niełatwa sprawa. Trzeba dysponować zgranym i niezawodnym zespołem, żeby sprostać wygórowanym oczekiwaniom klientów. W tej branży najważniejsza jest niezawodność – wystarczy jedna pomyłka, żeby z zawodowego szczytu spaść na dno.
Autor: Beata Anna-Święcicka