Eventy, a przynajmniej niektóre ich elementy, objęte są prawem autorskim (pomysł, scenariusz, nagranie, muzyka itp.). Organizator wydarzenia, aby nie narazić siebie na odpowiedzialność finansową, powinien mieć świadomość, jakie elementy o charakterze twórczym podlegają ochronie i w jaki sposób opłacić autorskie wykorzystywane takich utworów czy artystycznych wykonań w ramach eventu. Kwestie te w praktyce sprowadzają się do pytania, jak bezpiecznie zawrzeć umowę z artystami (muzycy, fotografowie, kamerzyści itd.) i jak można dochodzić swoich uprawnień, jeśli to prawo zostanie złamane. Aby na nie odpowiedzieć, na początku niezbędne jest posiadanie pewnej, nawet minimalnej wiedzy z zakresu Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W ramach eventu możemy mieć bowiem do czynienia z utworami i z artystycznymi wykonaniami. Warto pamiętać, że utwór to każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, utrwalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Ochrona przysługuje twórcy niezależnie od spełnienia jakichkolwiek formalności. Przykładem jest chociażby scenariusz eventu, który nie musi nosić znaku „copyright”, by podlegał ochronie w Polsce. Podczas imprez najczęściej obcować będziemy z utworami muzycznymi i słowno-muzycznymi, scenicznymi, sceniczno-muzycznymi, ale mogę też podać przykład mniej oczywistych utworów. To np. artystyczna dekoracja sali, o ile ma wskazany indywidualny charakter. Sam utwór muzyczny, nawet najlepszy, musi jednak podczas trwania wydarzenia żyć swoim życiem, by event miał sens. Potrzebujemy zatem artysty-wykonawcy. Tu pojawia się pojęcie artystyczne wykonanie. Ustawa mówi, iż każde artystyczne wykonanie utworu pozostaje pod ochroną niezależnie od jego przeznaczenia, wartości i sposobu wyrażenia i podaje przykłady artystycznych wykonań przez aktorów, wokalistów czy tancerzy oraz innych osób, które w sposób twórczy przyczyniają się do powstania dzieła. Z tej definicji wynika, iż nawet bardzo nieudany występ na evencie podlega ochronie prawnej.
Istotne jest również, że nie tylko artyści wykonują czy kreują utwory podczas eventu. Event manager także może stworzyć własne utwory, którym również przysługiwać będzie ochrona na podstawie prawa autorskiego. Sam event jako pewne wydarzenie czy jego idea, nie podlega ochronie, ale chronione są jego elementy składowe. Jakie? Jeśli event manager stworzy autorski scenariusz eventu, to jest to utwór, którego nikt, bez jego zgody, kopiować na swoje potrzeby nie może.
Skupmy się zatem na początku na najbardziej spektakularnym aspekcie eventu, czyli na artystycznych wykonaniach. Jak w praktyce zawrzeć umowę z artystą-wykonawcą, by zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami z jego strony, mieć pewność co do przebiegu wykonania i nie narazić się na odpowiedzialność wobec osób trzecich, gdy np. artysta-wykonawca naruszy podczas eventu cudze prawo autorskie? Znając już rozróżnienie pomiędzy utworem a artystycznym wykonaniem, pamiętajmy, że w przypadku artystów będzie nas interesowało głównie drugie pojęcie. Nie będziemy z reguły oczekiwali, by artysta przenosił na nas prawa do utworu jako takiego. Po pierwsze, może nie być twórcą, o ile nie wykonuje własnych utworów, a po drugie – nie będzie to nam najczęściej do niczego potrzebne jako organizatorom.
Zatem trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie, czego oczekujemy od artysty podczas eventu. Jeśli tylko wykonania, to w takim kierunku będziemy konstruować umowę. Jeśli chcemy jednak np. wykonania nagrać, rozpowszechniać w całości albo w części np. na Facebooku czy w innych mediach społecznościowych, umowa będzie już wyglądała inaczej. Oprócz szerszego uregulowania tzw. pól eksploatacji, czyli dokładnego wskazania, w jakim zakresie i w jaki sposób zamierzamy korzystać z artystycznego wykonania, potrzebne będzie także chociażby dodanie zapisów dotyczących prawa do wizerunku, o czym pisałam w poprzednim numerze Event Managment Polska. Umowa obowiązkowo musi zawierać ustalenie wynagrodzenia z artystą, najlepiej dokładnie rozpisane, jakie kwoty za co dostaje, jeśli usługa jest kompleksowa – np. wykonanie utworu, pozowanie, a do tego jeszcze konferansjerka. Pomoże to nam w ustaleniu, jaką wartość dla stron miały poszczególne elementy, gdy nie wszystko zostało zrealizowane jak należy. Pamiętajmy przy tym, że o ile z umowy nie wynika inaczej, artyście przysługuje odrębne wynagrodzenie za korzystanie z artystycznego wykonania na każdym polu eksploatacji. Jeśli artystyczne wykonanie było wadliwe, można żądać odpowiedniego obniżenia ustalonego wynagrodzenia, chyba że jest to wynikiem okoliczności, za które artysta nie ponosi odpowiedzialności. Artysta zachowuje w każdym razie prawo do otrzymanej części honorarium, nie niższego niż 25% wynagrodzenia umownego. Stąd praktyczny wniosek, żeby zapłacić zaliczkę, zaś pełne wynagrodzenie dopiero po wykonaniu, gdyż po pierwsze zmobilizuje to artystę do realizacji zadania, a po drugie – pozwoli nam to obniżyć koszty wykonania, które było wadliwe.
Wpiszmy także do umowy z wykonawcą zapewnienie, iż wszystko, co w ramach imprezy będzie robił, nie będzie naruszało cudzych praw, w tym autorskich, a w przeciwnym wypadku ewentualne roszczenia skierowane do organizatora pokryje zakontraktowany artysta.
– Czy w przypadku organizacji eventów nie będzie nigdy potrzeby zawierania umowy o przeniesienie praw autorskich?
– Nie można na tak postawione pytanie odpowiedzieć twierdząco. Organizator musi zawsze zastanowić się, czy po imprezie będzie dalej chciał korzystać z praw autorskich i w jakim zakresie. Może będziemy chcieli udostępnić fragmenty utworu? Typowy przykład, kiedy hipotetycznie warto byłoby zawrzeć umowę o przeniesienie praw autorskich, stanowi umowa z fotografem czy kamerzystą na evencie, zwłaszcza jeżeli będziemy chcieli uzyskać materiał na wyłączność. Jednak niektórzy fotografowie twierdzą, że w przypadku fotografowania osób w ogóle nie mogą zawierać umów na przeniesienie praw autorskich, gdyż koliduje to z prawem do ochrony wizerunku. To tłumaczenie nie do końca wydaje się umocowane w przepisach, ale wówczas rozwiązaniem jest posiadanie licencji wyłącznej, która na dodatek będzie na pewno tańsza w pozyskaniu.
– W tym miejscu warto przypomnieć o podstawowych regułach rządzących przenoszeniem i licencjonowaniem praw autorskich. Co każdy event manager powinien wiedzieć i o czym pamiętać, jeśli chce zawrzeć taką umowę?
– Jak już wspominałam, należy mieć na względzie, jaki cel przyświeca nam w kwestii praw autorskich majątkowych. Czy chcemy je nabyć od autora, a tym samym twórca przestanie być ich dysponentem? Takie rozwiązanie wydaje się najlepszą opcją, ale na pewno trzeba za nie drożej zapłacić. A może po prostu wystarczy nam upoważnienie do wyłącznego korzystania z majątkowych praw autorskich, czyli tzw. licencja wyłączna? Nikt inny w danym czasie nie będzie mógł korzystać z praw autorskich w takim zakresie, w jakim my jesteśmy upoważnieni, ale majątkowe prawa autorskie pozostaną przy twórcy, gdyż ich na nas nie przeniesie. A może wreszcie chcemy otrzymać tylko licencję niewyłączną, czyli będziemy korzystać z utworu, ale nie będzie nam przeszkadzać, że inne osoby też potencjalnie będą z tych praw autorskich korzystać, np. my opublikujemy zdjęcia z imprezy na naszej stronie internetowej i nie będziemy mieć żadnych zastrzeżeń, jeśli te same zdjęcia zostaną sprzedane przez naszego fotografa do gazety o życiu gwiazd.
Zarówno umowa o przeniesienie praw autorskich, jak i umowa licencyjna obejmują jedynie te pola eksploatacji, które są w niej wyraźnie wymienione. Wpiszmy więc, jak np. chcemy korzystać z fotografii (zwielokrotniać, wprowadzać do sieci), przy czym umowa może dotyczyć tylko takich pól eksploatacji, które są znane w czasie jej zawierania. Jeżeli chcemy się dowiedzieć, jakie w ogóle rozróżnia się pola eksploatacji, spójrzmy na wyliczenie w art. 50 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Przykładowo w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu polem eksploatacji jest wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową.
Istnieją domniemania, że zawarcie umowy o przeniesienie majątkowych praw autorskich czy umowy licencyjnej następuje odpłatnie, przy czym (jeśli umowa nie stanowi inaczej) twórcy przysługuje odrębne wynagrodzenie za każde pole eksploatacji. Dla konstrukcji umów wynikają stąd dwa ważne wnioski. Po pierwsze, jeśli chcemy nabyć prawa autorskie lub skorzystać z nich nieodpłatnie, to wpiszmy to wyraźnie do umowy. Po drugie, zapiszmy w niej, że przewidziane wynagrodzenie ryczałtowe dla twórcy dotyczy wszystkich pól eksploatacji. Jeszcze inne zasady dotyczą zapłaty za utwór, gdy jest to zależne od zysków otrzymywanych z eksploatacji czy sprzedaży utworów. Pamiętajmy, że jeżeli umowa nie stanowi inaczej, przeniesienie własności egzemplarzy utworów nie przenosi praw autorskich do nich. Przykładowo: kupując zdjęcia od fotografa, nie nabędziemy żadnych innych uprawnień do nich niż standardowe przeglądanie na własne potrzeby. Jeśli chcemy je zwielokrotniać, umieszczać w sieci itd., musimy zawrzeć umowę dotyczącą praw autorskich.
Zauważmy, że ustawa w wielu miejscach posługuje się zwrotem „o ile umowa inaczej nie stanowi” lub podobnymi wskazaniami. Na przykład umowa licencyjna uprawnia do korzystania z utworu przez 5 lat, chyba że w umowie postanowiono inaczej. Bardzo ważne jest zatem zawsze ustalenie treści umowy, czyli możliwość wykazania, na co się strony umówiły. Do tego potrzebna jest forma pisemna, wszelkie ustalenia ustne są najczęściej niezwykle trudne do udowodnienia w razie ewentualnego sporu. Dodatkowo umowa o przeniesienie praw autorskich oraz umowa licencyjna wyłączna muszą być w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Brak formy pisemnej w pierwszym wypadku powoduje, że do przejścia praw autorskich w ogóle nie dochodzi, w drugim wypadku sankcją jest brak licencji wyłącznej. Poza tym przeniesienie praw autorskich musi mieć charakter wyraźny, inaczej domniemywa się, że została udzielona licencja.
Jak widać, skonstruowanie skutecznej i chroniącej należycie interesy stron umowy z zakresu prawa autorskiego wymaga dużego doświadczenia i dobrej orientacji w przepisach prawa autorskiego, ze względu na szereg niuansów, na które koniecznie trzeba zwracać uwagę. Na pewno rekomendujemy konsultacje prawne, przynajmniej na etapie konstruowania umowy, która stanowić będzie dla nas wzorzec dla innych zawieranych przez event managera umów.
– A jak się ma sprawa z organizacjami zbiorowego zarządzania? Czy przy okazji eventów, gdy korzystamy z utworów, będziemy musieli płacić wynagrodzenie autorskie, czyli tzw. tantiemy?
– W pierwszej kolejności będziemy musieli sobie odpowiedzieć na pytanie, jaki charakter ma nasza impreza, ponieważ Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych pozwala bezpłatnie korzystać z utworów podczas ceremonii religijnych oraz oficjalnych uroczystości organizowanych przez władze publiczne, jeżeli nie łączy się z tym uzyskiwanie pośrednio albo bezpośrednio korzyści majątkowej. Wolno także nieodpłatnie publicznie wykorzystywać lub odtwarzać przy pomocy urządzeń lub nośników znajdujących się w tym samym miejscu co publiczność rozpowszechnione utwory podczas imprez szkolnych oraz akademickich, jeśli nie łączy się z tym pośrednio bądź bezpośrednio osiąganie korzyści majątkowej i artyści wykonawcy oraz osoby odtwarzające utwory nie trzymują wynagrodzenia. Zwolnień tych nie stosuje się podczas imprez o charakterze reklamowym, wyborczym czy promocyjnym. Wszystkie pozostałe imprezy wiążą się w takim przypadku z koniecznością zawierania umów z organizacjami zbiorowego zarządzania, jeśli będziemy korzystać z utworów/wykonań znajdujących się w ich domenie, choć niektóre organizacje zdają się nadinterpretowywać to pojęcie. Jeśli np. będziemy odtwarzać nagraną muzykę, musimy zapłacić tantiemy zarówno artystom, wykonawcom, jak i producentom. Zdumiewające jest żądanie np. przez ZAiKS tantiem dla artysty z tytułu autorskich praw majątkowych do tekstu i muzyki, gdy artysta ten występuje u nas podczas eventu i wykonuje wyłącznie swoje utwory. Tak więc w takim przypadku artysta raz otrzyma od nas wynagrodzenie z umowy, a drugi raz tantiemy z ZAiKS, z tym że oczywiście po dokonaniu przez tę organizację stosownych potrąceń z tytułu zarządzania.
– Czy można z tym walczyć?
– Do pewnego stopnia tak, choć na pewno niezbędna będzie tu pomoc prawnika. ZAiKS-owi zdarzało się żądać tantiem nawet za artystę, który nie jest jego członkiem (z tłumaczeniem ZAiKS-u, że potencjalnie może nim być). Umówmy się z artystą-wykonawcą pisemnie, czarno na białym, iż nie będzie on dochodzić z tytułu występu u nas tantiem od ZAiKS, występuje wyłącznie w ramach wynagrodzenia umownego albo w ogóle bez wynagrodzenia.
Inny przykład: jeżeli na naszym evencie występ artysty ma charakter „na żywo”, nie może do nas zgłosić się żadna organizacja zbiorowego zarządzania reprezentująca artystów-wykonawców. Występ będzie bowiem dopiero mieć miejsce na imprezie, nie będziemy odtwarzać żadnego wykonania już dokonanego. To samo dotyczy organizacji reprezentujących w takim wypadku producentów audio-wideo, bo nie będziemy odtwarzać muzyki czy filmów.
Ewentualnie kwestię porozumienia się z organizacjami zbiorowego zarządzania możemy spróbować umownie „przerzucić” na wykonawcę, uzyskując od niego wszystkie stosowne zapewnienia co do praw autorskich, choć nie zawsze będzie to respektowane przez te organizacje. Warto jednak walczyć o swoje, gdyż każde odpuszczenie tematu będzie się wiązało z coraz bardziej roszczeniowymi postawami tych organizacji, a nas narażać będzie na niepotrzebne wydatki. Nadmieniam oczywiście, że niezbędne minimum stanowi sprawdzenie, czy dana organizacja w ogóle jest uprawniona do reprezentowania danego podmiotu, np. autora piosenek, zanim zaczniemy cokolwiek płacić.