Nie jest ważne, co się takiego wydarzyło. W kodeksach znajdzie się dość paragrafów, aby zastosować je wobec winnego. Winnego pożaru, kradzieży, uszkodzenia sprzętu, naruszenia cudzej własności, uszkodzenie ciała, i – nie daj Bóg – śmierci.
Logika postepowania policjanta (w przypadkach najpoważniejszych - prokuratora) będzie wskazanie w protokole osób zamieszanych, mniej lub bardziej, w daną sprawę. W odniesieniu do eventów, rzadko kiedy jest tylko jeden organizator. Działamy zespołowo, skoncentrowani na promocji, gościach, artystach, technice, realizatorzy mieszają się ze zleceniodawcami w swych rolach, w zależności od inicjatywności, pomysłów, okoliczności. Gdy pada pytanie „Kto zamówił fajerwerki” (od nich zapalił się dach sąsiada) wskazać można pewnie kilka osób: ktoś zamawiał ale kto inny wymyślił, ktoś akceptował (na piśmie? gdzie jest ten email?), ktoś rozlokował w konkretnym miejscu, ale ktoś poprzestawiał (nie przyznaje się teraz? wziął nagle urlop?). Panika, wszyscy nabrali wody w usta, dlaczego ja mam podpisać ten protokół?!
Gdy dojedzie do nieszczęścia, boleśnie odczujemy starą prawdę, że porażka jest sierotą, tylko sukces ma wielu ojców. Zwykle nie brakowało osób do świętowania, a gdzie się oni wszyscy dzisiaj podziali?
Czy osobą odpowiedzialną zawsze będzie bezpośredni organizator? Niekoniecznie. W głośnej sprawie otrzęsin na jednej z bydgoskich uczelni w 2015 roku, w której w wyniku paniki tłumu zginęły trzy osoby, zarzuty postawiono 20-letniej przewodniczącej samorządu (do 8 lat więzienia) oraz rektorowi i prorektorowi. Wiele lat wcześniej –w 1994 roku – podczas koncertu rockowego w hali Stoczni Gdańskiej wybuchł pożar, poparzonych lub stratowanych zostało blisko 300 osób, siedem z nich zmarło. Pożar najprawdopodobniej był wynikiem podpalenia, sprawcy nie udało się ustalić. Na ławie oskarżonych zasiedli organizatorzy imprezy oraz z racji „niedopełnienia obowiązków” komendant stoczniowej straży pożarnej i pracownik stoczni. Jeszcze inny przykład: w Katowicach w styczniu 2006 roku pod wpływem ciężaru śniegu zawaliła się hala targowa. Zginęło 65 osób a ponad 140 zostało rannych. Współwłaściciel firmy, która zbudowała halę, po katastrofie próbował popełnić samobójstwo. Konstruktorom groziła kara do 12 lat więzienia.
Podmiot (najczęściej) odpowiedzialny
Od prawie 20 lat w polskiej branży spotkań rozwijają się specjalności zawodowe związane z poszczególnymi rodzajami wydarzeń. Najpierw na rynku wydzieliła się grupa wyspecjalizowanych biur obsługujących gości biznesowych. Profesjonalny Organizator Kongresów – Professional CongressOrganiser (PCO) to już dość powszechnie znany i coraz bardziej uznany. W Polsce szacuje się ich liczbę na około 100 podmiotów i kilkuset osób. Sukcesywnie postępuje proces dalszej zawodowej specjalizacji stosownie do potrzeb danego segmentu rynku. Podróże motywacyjne obsługują tzw. IncentiveHouses. Natomiast do obsługi eventów aspiruje bardzo wiele podmiotów, zarówno, te które nazywają siebie agencjamieventowymi, ale także agencje public relations, redakcje i wydawnictwa, fundacje, stowarzyszenia, struktury samorządów lokalnych, intytucje kulturalne i sportowe, uczelnie, szkoły, a także tradycyjnie remizy strażackie i parafie, oraz grupy nieformalne i osoby prywatne. Brak statusu firmowego wcale nie musi przekładać się na mniejszą skalę działania. W kwietniu 2013 roku krakowska studentka zamieściła na Facebooku otwarte zaproszenie na ognisko, przyszło na nie ponad 20 tysięcy osób. A że jeden z uczestników spadł ze skarpy i trafił do szpitala, zrobiła się afera. Kobiecie postawiono zarzut zorganizowania bez zezwolenia imprezy masowej, czemu towarzyszy,a jakże, karado 8 lat więzienia.
Julia Rutherford Silvers, autorkaksiążki “Risk Management for Meetings and Events”, przytaczaobiegowąopinię, że eventy to branżaniezbytskomplikowana („it is not brain surgery”). Tymczasem owa pozorna prostota rodzi wiele niebezpieczeństw. Skala niebezpieczeństw rośnie wraz z wielkością imprezy. Sprawy bezpieczeństwa, zwłaszcza proces oceny zagrożeń, jakie wielkie zgromadzenia za sobą pociągają, wymagają odpowiednio przygotowanych i doświadczonych zawodowców. Specjaliści ci znają skomplikowaną materię organizacji, są wyczuleni na wszelkie detale, nie zbagatelizują potencjalnych trudności, jakie mogą wystąpić przy realizacji wydarzenia.
Uwaga na obiekty-pułapki
Powstawanie w Polsce nowych obiektów, przede wszystkim aren sportowych, zdolnych do recepcji wielkich imprez – niewątpliwie zdynamizowało a nawet zrewolucjonizowało rynek eventów. Nadal otwierane są nowe obiekty dla potrzeb realizacji kongresów, targów i koncertów, zatem rynek będzie się rozwijać i m.in. w kierunku umiędzynarodawiania. Powstające nowoczesne obiekty są z zasady wielofunkcyjne, nastawione na przyciąganie jak największej liczby imprez, najchętniej – wielkich. To z jednej strony szansa rozwoju biznesu, generowania przychodów i miejsc pracy, z drugiej strony źródło potencjalnych zagrożeń dla uczestniczących w nich osób.
Niestety częstym zjawiskiem są nieczynne wyjścia ewakuacyjne. Zaplanowane przez architekta zgodnie z wymogami, jakże często są blokowane przez jakiegoś pozbawionego wyobraźni pracownika obsługi gmachu (‘nie bedo mi tu ludzie łazić”).Drogi ewakuacyjne to pieta achillesowa wielu imprez. Podczas jednego z maratonów w stolicy, karetka nie dojechała do omdlałego zawodnika bo utknęła w tłumie.
Zapewne już wszędzie istnieją systemy awaryjnego komunikowania (PA - Public Announcement / Public Address), jednakże bardzo rzadko organizator imprezy zna sygnały dźwiękowe i ich znaczenie. Wiele do życzenie przedstawiają komunikaty słowne nawołujące do ewakuacji („Słyszałem komunikat po angielsku: można umrzeć ale ze śmiechu”).
W Bukareszcie w październiku 2015 roku doszło do pożaru klubu muzycznego. Zginęło 41 osób, ponad 100 trafiło do szpitali. Tragedia ujawniła proceder przymykania oczy przez władze dla wydawania zgody na funkcjonowanie obiektów pomimo braku atestów bezpieczeństwa. Na ulice wyszły wielotysięczne demonstracje, w konsekwencji ze stanowiska ustąpił premier, burmistrz dzielnicy trafił do aresztu.
Sytuacje kryzysowe podczas imprez masowych
Wielkie imprezy przyciągają uwagę mediów, które relacjonują wydarzenie z jej wszystkimi aspektami dobrymi i złymi. Każde naruszenie zasad bezpieczeństwa niesie ogrom negatywnych skutków dla wizerunku organizatora, a nawet wizerunku kraju. Warto przypomnieć, że problem potencjalnego załamania wizerunku kraju był przedmiotem jednego z kongresów Światowej Organizacja Turystyki UNWTO (Istambuł, 1997). Była to próba zmierzeni się z kryzysem turystyki, jaki nastąpił po masakrze w Luksorze, gdzie terroryści zastrzelili 62 zagranicznych turystów.
Imprezy, w tym imprezy masowe, łatwo stają się źródłem sytuacji kryzysowych. Skala zagrożeń rośnie wraz z wielkością imprezy. Gdy sprawy źle się potoczą, konsekwencje dla organizatora imprezy mogą być bardzo poważne. Przykładowo w sierpniu 2011 roku w trakcie koncertu w amfiteatrze w amerykańskim mieście Indianapolis wiatr uderzył z szybkością 100 km/h. Na oczach wielu tysięcy osób scena zawaliła się na sektor VIP. Siedem osób zmarło a ponad 40 zostało rannych.
Wielkie imprezy przyciągają ludzi niezrównoważonych i terrorystów. W Bostonie w 2013 roku dwie bomby eksplodowały na zapchanych ulicach w pobliżu miejsca finiszu maratonu. Dwie osoby zostały zabite, co najmniej 120 zostało rannych. W Polsce nie mieliśmy dotąd aktów typowoterrorystycznych, proces globalizacjikaże być na to niestety przygotowanym.
Wielkie trudności mogą powstać także z przyczyn błahych. W wyniku zgromadzenie w jednym miejscu wielu tysięcy osób, np. na koncercie, zagrożona będzie łączność komórkowa. Brak dostatecznej przepustowości bazy komórkowej podczas koncertu The Rolling Stones na stadionie w Chorzowie pozbawił większość osób możliwości dzwonienia. Na szczecie świadoma sprawy obsługa techniczna posługiwała się tradycyjnymi walki-talkie.
Procedura zgłoszenia imprezy masowej
W wielu krajach procedura akceptacji imprez, zwłaszcza masowych i sportowych, jest złożona i wieloetapowa. Proces udzielania zgody na przeprowadzenie imprezy, zajmujący minimum 3 miesiące, czasem 6 miesięcy, a nawet rok, ma na celu eliminowanie zagrożeń. Sprawy bezpieczeństwa są uregulowane w przepisach, w tym na szczeblu najwyższym w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych, ostatnio zmienionej w dniu 31 sierpnia 2011 r. (Dz. U. 12.10.2011 r.). [Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych, 20 marca 2009, Dziennik Ustaw 2009/ poz. 62] Jednocześnie niektóre imprezy z zakresu turystyki biznesowej, także te wielkie, jak kongresy czy mega eventy firmowe, nie są objęte rygorami w/w ustawy. Rodzi to potrzebę samodzielnego rozwiązywania przez organizatorów problemów bezpieczeństwa. Każdy Event Planner czyli osoba reprezentująca Zleceniodawcę imprezy, a także PCO – bezpośredni realizator i koordynator tego wydarzenia – musi umieć zidentyfikować potencjalne problemy prawne, określić środki zaradcze dla ograniczenia zagrożeń i ewentualnych roszczeń poszkodowanych oraz zarządzać ryzykiem związanym z imprezą.
Ocena ryzyka i zarządzanie kryzysowe
Faza planowania jest kluczowa dla oceny ryzyka przez organizatora imprezy. Do identyfikacji i oceny potencjalnych ryzyk powinno być włączonych jak najwięcej osób, by wszystkie potencjalne zagrożenia zostały szczegółowo przeanalizowane, ocenione pod względem prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu na imprezę. Poprzez taką identyfikację event manager może zbudować strategie redukowania, zarówno możliwości ich wystąpienia, jak i ewentualnych skutków.
Główne ryzyka przy organizacji imprez to:
- Finansowe (niewypłacalność, odwołanie imprezy, słaba frekwencja, zła gospodarka finansami)
- Nie dojechanie osób występujących, zespołu lub brak dostawy zamówionych towarów, materiałów
- Awaria sprzętu
- Uszkodzenie lub utrata mienia, rzeczy wartościowych
- Niewłaściwa ochrona
- Zatrucia pokarmowe
- Zagubione dzieci
- Złamanie ciszy nocnej, konflikty z tytułu przekroczenia norm hałasu
- Tłum – większy niż spodziewany
- Upał, ekstremalne zjawiska pogodowe
- Ognie sztuczne
W literaturze zachodniej Risk Management for Meetings and Events podaje się podstawową listę kontrolną celów imprezy (EarlyConsiderationsChecklist):
- Jaki jest cel Twojej imprezy?
- Gdzie impreza będzie miała miejsce?
- Kiedy będzie się odbywać?
- Kto ma uczestniczyć, jak zamierzasz do nich dotrzeć?
- Jakich zezwoleń potrzebujesz, aby zrealizować imprezę?
- Jakich zasobów potrzebujesz, aby dobrze przeprowadzić imprezę?
- Jaki będzie koszt imprezy?
- Jakie są podstawowe ryzyka związane z imprezą?
Przeprowadzenie analizy ryzyk przy planowanej imprezie powinno być naturalnym zadaniem każdego organizatora imprezy, a w szczególności każdego PCO (Professional CongressOrganiser). Oszacowanie ryzyka (RiskAssessment) powinno objąć wszelkie aspekty imprezy, a do najważniejszych należeć będą:
- Wyjścia ewakuacyjne – czy są czytelnie oznakowane, oświetlone i wystarczająco duże dla ew. ewakuacji lub opuszczenia wydarzenia po imprezie
- Scena i barierki – wymagają szczegółowej, fachowej dokumentacji
- Zarządzanie tłumem wokół sceny
- Zapewnienie wystarczającej liczby urządzeń sanitarnych i punktów opieki medycznej
- Sprzedaż alkoholu
- Użycie licencjonowanych służb ochrony
- Komunikacja z uczestnikami imprezy
- Potencjalne zagrożenie przegrzaniem, upadkiem, pożarem (jak minimalizować i likwidować)
- System biletowania dla kontroli tłumu.
Poniżej przykładowa Lista Kontrolna (Checklist) planowania imprezy:
- Wejścia i wyjścia – liczba, lokalizacja, oznaczenia („Najkrótsza droga”!)
- Centrum koordynacyjne imprezy
- Ogrodzenia/barierki, w tym zewnętrzne
- System biletowania (jeśli występuje)
- Wejścia/wyjścia dla niepełnosprawnych, starszych, podjazdy dla nich i drogi, w tym wewnętrzne, oznakowanie
- Parkingi służbowe (pracownicy, służby, partnerzy)
- Miejsca podjazdu taxi (wyznaczonych) i autokarów, miejsca ich parkowania (pullup)
- Oznakowanie dojść do transportu publicznego
- Wyjścia awaryjne, dostęp dla służb pogotowia, miejsca ewakuacji, parkingi i dostęp dla pojazdów pomocy przy wypadkach, drogi dla nich
- Drogi tylko dla pieszych
- Kontrola głównego zasilania energii, wody, gazu oraz kabli elektrycznych (stan, zabezpieczenie, położenie, wysokość linii napowietrznych)
- Oświetlenie – czy jest adekwatne (imprezy wieczorno-nocne)
- Pojemniki na śmieci, w tym na odpady segregowane
- Stanowiska pierwszej pomocy (namioty, zasilanie, woda, lód, osłony)
- Punkty zgłaszania dzieci zagubionych. Biura rzeczy znalezionych.
- Punkty gastronomiczne. Uregulowanie sprzedaży alkoholu, oznaczenie, zabezpieczenie. Woda pitna. Mycie rąk. Toalety
- Namioty, ławki, inne tymczasowe urządzenia – sprawdzenie Certyfikatów
- System komunikatów PA Public Address system
- Hydranty i inne urządzenia ppoż.
- Stanowiska dla mediów. Punkty informacyjne.
- Miejsca zabezpieczenia towarów skonfiskowanych, niebezpiecznych
- Bezpieczne przechowywanie i rozliczanie gotówki
- Zaplecze, pomieszczenia dla pracowników
- Generatory awaryjne prądu
- Lokalizacja sceny, ochrona terenu sceny, bariery, ogrodzenia.
Proces analizy oceny ryzyk warto zapisać w formie tabelarycznej
Tabela: Ocena Ryzyka (RiskAssessment)
|
Ryzyko |
Kto może być narażony? |
Czy ryzyko może być kontrolowane? |
Wszelkie działania dla opanowania ryzyka |
|
Wpisać zindentyfikowane ryzyka w kolumnie |
Wymienić zagrożone osoby i grupy |
Udzielić odpowiedzi do każdej pozycji |
Opisać ew.działania dla każdej pozycji |
Źródło: Organising Events Guide, North Hertfordshire District Council
Interesujące rozwiązanie znajdujemy w Wielkiej Brytanii, gdzie oddolnie wypracowano system regulujący kwestie bezpieczeństwa transportu uczestników imprez sportowych. Ów spis sprawdzonych rozwiązań i wynikających stąd zobowiązań, przewoźnicy przyjęli na siebie dobrowolnie. “Voluntary Guidelines Carriage of passengers to designated Sporting Events” zostałwspartyautorytetemwładzAngliiiWalii, a poteminnych regionów Wielkiej Brytanii [The Good Practice Safety Guide, The UK Home Office].
Główne założenia brytyjskich uregulowań przewozowych:
- Firma transportowa przyjmująca zamówienie na przewóz kibiców zgłasza szacunkową liczbę pasażerów i liczbę autokarów wskazanemu oficerowi policji w docelowym miejscu, na minimum 48 godz. przed imprezą;
- Autokary nie mogą zatrzymywać się w promieniu 10 mil do/od miejsca imprezy bez zezwolenia policji; a na trasie nie mogą się zatrzymywać w miejscach, gdzie sprzedawany jest alkohol (tylko na pełny posiłek i to za zgodą policji)
- Autokary mogą przybywać na miejsce wydarzenia nie wcześniej niż 2 godziny przed imprezą, a odjechać muszą nie później niż 1 godzinę po jej zakończeniu. Nie można zabierać ani wypuszczać pasażerów w miejscach nieuzgodnionych z policją
- Napoje alkoholowe nie mogą być przewożone w tych środkach transportu.
Z doświadczeń Profesjonalnego Organizatora Kongresów wynika, iż jedną z kluczowych kwestii dla pomyślnego zrealizowania imprezy jest koordynacja zarządzania. Umiejętność panowania nad całością imprezy przy całej jej złożoności i dynamice jest umiejętnością rzadką, którą nie każdy człowiek posiada, tak jak nie każdy muzyk może być dyrygentem orkiestry i nie każdy w gronie twórców może być reżyserem np. przedstawienia w teatrze. Trzeba unikać sytuacji, w której organizator imprezy jest przeciążony obowiązkami, gdyż przy wystąpieniu trudności na jakimś odcinku nie będzie w stanie poświecić im dostatecznej uwagi, co może doprowadzić do sytuacji kryzysowej. Z drugiej strony, nadmierne zdecentralizowanie może stworzyć luki w systemie zarządzania, pojawią się obszary bez nadzoru i bez osób za nie odpowiedzialnych.
Zapamiętaj
Formułując najważniejsze aspekty zapewniania bezpieczeństwa wielkich imprez wskazać należałoby na następujące wnioski:
- Imprezy, szczególnie wielkie, od kilkuset uczestników, planować należy z dużym wyprzedzeniem, nawet kilkuletnim. Planowanie powinno być maksymalnie szczegółowe – o powstawaniu zagrożeń decydują najczęściej drobne elementy;
- Do współodpowiedzialności za powodzenie imprezy, w tym za sprawy bezpieczeństwa, zaangażować trzeba wszystkie działy i wszystkie służby
- Nie można poprzestać na spełnieniu wymogów formalnych, obowiązkowych. Niezbędne jest wprowadzanie dodatkowych procedur, opartych na logice, zdrowym rozsądku, przewidywaniu ewentualnych scenariuszy rozwoju wypadków.
- Zarządzanie imprezą wymaga zarówno licznego grona osób odpowiadających za poszczególne, przydzielone im, zadania, jak i scentralizowanej koordynacji, pozwalającej na szybkie reagowanie w warunkach dynamicznie zmieniających się wydarzeń, czasem przebiegających równolegle z innymi
- Pomimo pozornej prostoty zadań organizacyjnych, przy planowaniu i realizacji imprez korzystać należy z dobrych praktyk oraz sprawdzonych rozwiązań jakimi dysponują doświadczeni praktycy w firmach takich jak PCO – Professional CongressOrganisers.