Idealnie dla event managera byłoby z pewnością, gdyby wypracował własny wzór umowy na organizację imprezy, z którego korzystałby w każdym przypadku na potrzeby zorganizowania wydarzenia. Niestety, w większości przypadków firma, w której obiekcie organizowany ma być event, posiada własny wzorzec umowy, z którego użycia nie zamierza rezygnować. Z mojego doświadczenia wynika, że nierzadko są to wzorce bardzo ubogie w treść, absolutnie niezabezpieczające należytego wykonania obowiązków przez zleceniobiorcę.
– Co w tej sytuacji robić? Forsować swój wzorzec umowy czy ulec dla dobra sprawy i podpisać przekazaną nam propozycję?
– Najpewniej podpisanie umowy na naszym wzorcu na początku napotka na opór, jednak nie powinno się poddawać presji miejsca i w ciemno podpisywać zaproponowanej nam umowy, gdy już na pierwszy rzut oka nie zapewnia nam tego, czego oczekujemy. Zawsze otwarte jest pole do pewnych negocjacji, jeśli zaś nie, a obiekt nie cieszy się jakąś wyjątkową renomą na rynku, po prostu w takiej sytuacji warto poszukać alternatywy – nikt nie jest niezastąpiony.
– Z jakiego typu umowami event manager najczęściej będzie mieć do czynienia, chcąc skorzystać z cudzego obiektu typu hotel czy centrum konferencyjne?
– Event manager może w praktyce w takim przypadku mieć do czynienia z wieloma różnymi typami kontraktów. Możemy zawrzeć umowę na jednorazowe przygotowanie imprezy, w związku z tym bardzo już skonkretyzowaną, ale też może mieć ona charakter ramowy (danego typu imprezy będą organizowane w przyszłości na zasadach doprecyzowanych w poszczególnych umowach wykonawczych), mogą temu towarzyszyć umowy na poufność. Udostępnienie zaś samej sali (bez świadczenia przy okazji innych usług) może być dokonane na podstawie umowy najmu. Jak widać, jest wiele rozwiązań prawnych, przy czym każde z nich rządzi się swoimi prawami i wymaga zwrócenia szczególnej uwagi na inne kwestie prawne.
– Załóżmy jednak, że samo wynajęcie obiektu to za mało. Event manager chce także delegować na właściciela pewne dodatkowe usługi, np. zapewnienie wyżywienia wraz z obsługą kelnerską. Jaką umowę winien wówczas zawrzeć?
– Polskie prawo nie reguluje tego typu umowy. Najczęściej będzie ona zawierać pewne elementy zlecenia, czasem też umowy o dzieło. Rozróżnienie między umową o dzieło i umową zlecenia jest ważne w praktyce – przy zleceniu możemy oczekiwać po stronie zleceniobiorcy jedynie starannego działania, zaś w przypadku umowy o dzieło możemy żądać, by dzieło, obiekt zmaterializowany zostały wykonane. W przypadku umowy o dzieło samo staranne działanie bez osiągnięcia rezultatu nie wystarcza. Ważne jest przy tym, że niezależnie jak umowę nazwiemy, dla sądu w ewentualnym sporze liczyć się będą treść umowy i intencja stron.
– Czy zatem np. organizacja imprezy firmowej w hotelu będzie stanowić dzieło?
– Rezultat ma miejsce – odbywa się określona umową impreza. Jednak orzecznictwo sądowe podkreśla konieczność wystąpienia zmaterializowanego rezultatu, wskazuje się, że dzieło, czyli ów rezultat, musi być wytworem samoistnym, niezależnym od wykonawcy, a co więcej: dominuje pogląd, iż dzieło musi być utrwalone w przedmiocie materialnym. Do nieucieleśnionych rezultatów działalności stosuje się przepisy umowy zlecenia (art. 750 Kodeksu cywilnego). Obowiązuje co do zasady zatem staranne działanie, a nie osiągnięcie określonego rezultatu, choć oczywiście umowa o organizację imprezy będzie także zawierała pewne elementy umowy o dzieło – np. obiekt zapewnić musi określone menu na kolacji czy dekorację sali. Tu możemy oczekiwać rezultatu, a nie tylko starannego działania.
– Czy event manager może w związku z tym w jakiś sposób zabezpieczyć, by event się jednak odbył tak jak on planuje?
– Samo staranne działanie placówki, w której impreza ma się odbyć, nikogo nie będzie zadawalać. Przede wszystkim obowiązki drugiej strony muszą być jak najdokładniej sprecyzowane. Trzeba przekonać ją, że leży to również w jej interesie. Ostatecznie nie możemy przecież wymagać więcej, niż umowa przewiduje. Ważne jest zatem uświadomienie drugiej stronie, że im mniejsze pole do interpretacji czy domyśleń, tym też skromniejsza możliwość skutecznego zgłaszania po imprezie roszczeń w przypadku niezadowolenia.
W praktyce kwestie takie regulowane są w załącznikach do umów, które stanowią integralną część umowy. Przykładowo w przypadku ustalenia menu winniśmy w takim załączniku nie tylko wskazać, jakie dania będą serwowane, ale chociażby ich gramaturę, napoje wliczone w cenę, ich ilość. Reguluje się także sposób podawania potraw – zimny bufet, obsługę kelnerską (liczba osób, godziny) itd. W tym miejscu podkreślam, że wszystkie te kwestie powinny zostać uregulowane w formie pisemnej i podpisane przez obie strony. Przestrzegam przed umowami ustnymi, nawet jeśli znamy naszego kontrahenta. W przypadku sporu udowodnienie, że mamy rację, jest wówczas bardzo trudne.
– Co zrobić, gdy wszystkiego nie da się przewidzieć? Na przykład wynajmujemy dla klienta dużą salę na przeprowadzenie konferencji, na której ma odbyć się również dyskusja panelowa, a dostajemy pomieszczenie, w którym udostępniono tylko jeden mikrofon, co spowalnia przebieg konferencji i nie wpływa budująco na ożywioną dyskusję? Udostępniający salę rozkłada ręce i mówi, że przecież w umowie specjalnych wymogów w tym zakresie nie było.
– Oczywiście nie zawsze wszystko da się detalicznie uregulować i pewne kwestie wychodzą dopiero w trakcie trwania imprezy, choć doświadczenie w zakresie organizowania imprez pozwala na coraz lepsze określenie, jakie faktyczne wymogi powinna nam umowa zapewnić. Z punktu widzenia prawnika mogę wskazać, iż ważne w takich przypadkach są zapisy umowy, które np. stwierdzają, iż udostępniający salę wie, jaki event ma się w niej odbyć i gwarantuje, że obiekt jest na to przygotowany, zapewnia odpowiednie wyposażenie techniczne w ilości umożliwiającej przeprowadzenie imprezy i obsługę niezbędną dla jego przeprowadzenia. Wówczas można się powoływać na braki kolidujące z takim generalnym zapisem. Dobrze jest też zapisać w umowie, iż nasz partner posiada odpowiednie doświadczenie i know-how w zakresie realizacji podobnych imprez, co umożliwia nam przykładanie do jego usługi odpowiednio wyższych wymogów należytej staranności.
– Jak można najlepiej zabezpieczyć wykonanie takiej mowy?
– Przede wszystkim, oprócz systemu zaliczek czy płatności podzielonej w zależności od etapu wykonania zlecenia, warto negocjować wprowadzenie do umowy kar umownych. Można powiedzieć, że jest to już pewien standard na rynku. Działa w formie swoistego „straszaka”, ale także upraszcza dochodzenie odpowiedzialności, gdy jednak impreza nie do końca została przeprowadzona zgodnie z umową. Nie musimy bowiem wówczas wykazywać szkody i jej wysokości, co jest często w praktyce niezwykle trudne. Oczywiście zleceniobiorca może nie chcieć takich zapisów w umowie, warto jednak je przeforsować i być może na tym etapie zlecić negocjowanie zapisów prawnikowi. Argumentem w negocjacjach może być też dodatkowo zawarcie kar umownych w umowie na linii zleceniodawca eventu i agencja eventowa. Generalnie umowa z naszym kontrahentem, w której powierzamy właścicielowi czy operatorowi obiektu wykonanie obowiązków wynikających ze zleconej nam imprezy, powinna być w tym zakresie lustrzanym odbiciem naszej umowy ze zlecającym, inaczej bowiem całe ryzyko nienależytego wykonania spoczywać będzie na event managerze.
– Jakie inne postanowienia powinna zawierać umowa o organizację imprezy w cudzym obiekcie?
– Jak wskazałam, sprawdźmy, co sami mamy w naszej umowie ze zamawiającym imprezę u nas, i odnieśmy to do relacji z naszym, de facto, podwykonawcą. Jeśli np. przewidziana jest możliwość bezkosztowego odwołania imprezy, dopilnujmy, by takie odwołanie mogło mieć też miejsce w relacji z obiektem. Zawsze zwróćmy w takim przypadku uwagę, jak uregulowana jest kwestia możliwości zmiany terminu imprezy, rozliczenia kosztów i wydatków itp. Zapisy w tym zakresie powinny być precyzyjne i dopuszczalne przez prawo, w związku z czym szczególnie mocno zaakcentowałabym w tym przypadku konieczność konsultacji ich z prawnikiem.
– Na jakie kwestie praktyczne zwrócić uwagę?
– Aby umowa mogła być sprawnie realizowana, wskazane jest również, by zawierała postanowienia dotyczące bieżącego kontaktu między stronami. Wpiszmy do umowy dane osób kontaktowych, numery telefonów, ich adresy e-mail, na które będzie kierowana korespondencja w sprawach bieżących. Istotne zmiany umowy winny być zastrzeżone dla formy pisemnego aneksu do umowy pod rygorem nieważności (np. ustalenia co do ceny imprezy). Jednak sprawna realizacja umowy wymaga czynienia pewnych ustaleń na bieżąco, w takich kwestiach wystarczająca powinna być zgoda stron dokonana w formie wymiany e-maili, które już od dawna traktowane są jako pełnoprawny dowód w sprawach sądowych. Z doświadczenia jednak wskazuję, by nie zostawiać na później zbyt wiele spraw.
Drugi ważny punkt to regulacja odpowiedzialności za szkody wyrządzone na imprezie. Problematyczna czasem w takiej sytuacji może być kolejność zawierania umów, gdy najpierw event manager podpisuje umowę ze swoim zleceniodawcą, a potem z obiektem, który chce jak najdalej posuniętą odpowiedzialnością obarczyć event managera, co jest oczywiste, gdy stroną umowy jest agencja eventowa. Trzeba w takim przypadku z góry przewidzieć, że taka odpowiedzialność jest raczej standardem na rynku i zabezpieczyć się w umowie ze zleceniodawcą imprezy. Pamiętajmy w takim wypadku przynajmniej o wprowadzeniu zapisów dotyczących protokolarnego sprawdzenia miejsca odbywania się imprezy zarówno przed nią, jak i po niej, co umożliwi nam obiektywne wykazanie ew. szkód.
Trzecia kwestia praktyczna, na którą zwróciłabym uwagę, to problem podatkowy. Pamiętajmy, że choć otrzymanie faktury VAT za usługę gastronomiczną może nas kusić niższą stawką VAT, to zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 Ustawy o podatku od towarów i usług obniżenia kwoty lub zwrotu podatku należnego nie stosuje się do nabywania przez podatnika usług gastronomicznych. Lepiej jest więc ze względów podatkowych, gdy kupowaną usługą jest np. pakiet konferencyjny.
Na koniec chciałabym podkreślić, że mimo wszystko warto wypracować sobie własny wzór zapisów umownych w kontaktach z obiektami. Tu niezbędna, przynajmniej na początku, jest pomoc dobrego prawnika. Doradzam także każdorazowe sprawdzenie umowy, gdy zawieramy ją na wzorcu przedstawionym nam przez drugą stronę. Jeśli jest to wzorzec de facto nienegocjowalny, prawnik wskaże nam przynajmniej, z jakimiryzykami musimy się liczyć, zawierając taką umowę.