Wygląd scenografii w głównej mierze zależy od miejsca organizacji eventu. Przykład: w obiektach typowo konferencyjnych można tworzyć najbardziej wyrafinowane projekty ze względu na duże przestrzenie, ale już w obiektach zabytkowych trzeba sprostać wielu wymaganiom i ograniczeniom, jakim te podlegają (event wizualnie i pod kątem charakteru powinien korespondować ze stylem wykończenia miejsca).Niezależnie jednak od miejsca czy typu organizowanej imprezy trzeba pamiętać, że można stworzyć każdą scenografię. O ile – rzecz jasna – pozwoli na to budżet klienta.
Między kreacją a efektem
Żeby event miał ręce i nogi, trzeba pamiętać o trzech rzeczach. Pierwsza z nich to budżet przeznaczony na scenografię. Duże pole do popisu mają tutaj projektanci, którzy mogą sporo zaoszczędzić, korzystając z różnych dostępnych materiałów. Druga to niestosowanie półśrodków. Bo te prędzej czy później „wychodzą w praniu”, niekorzystnie odbijając się zarówno na jakości, jak i wyglądzie scenografii, która jest po prostu niedopracowana. Często lepsze są skromniejsze rozwiązania niż te monumentalne, mogące przynieść odwrotny do zamierzonego skutek. Niedoświadczeni projektanci lub event managerowie nie widzą różnicy np. między hipsem a pleksi, często też stosują niewłaściwe materiały. Takie działania niestety szybko się na nich mszczą w postaci pękających aranżacji podczas eventu, których nie da się przyćmić nawet najbardziej wyszukaną koncepcją imprezy. Trzecia rzecz to umiejętne połączenie scenografii z multimediami i techniką sceniczną. Mimo że większość urządzeń pracuje obecnie w technologii LED, to zdarza się, że niedoświadczeni eventowcy wykorzystują w pracy urządzenia np. wydzielające dużą ilość ciepła. A zastosowanie takich rozwiązań w scenografii wykonanej z materiałów łatwopalnych może mieć po prostu opłakane skutki.
Jak powstaje scenografia eventowa?
Pierwszą rzeczą, jaką musi zrobić agencja, jest zapoznanie się z oczekiwaniami klienta na spotkaniu projektowym. Powinna się na nim dowiedzieć, jaki charakter i przekaz ma mieć event dla uczestników. Mając te informacje, zespół agencji powinien następnie nie tylko opracować odpowiedni obiekt na organizację wydarzenia, ale również kilka kluczowych haseł czy motywów przewodnich, na których oprze swój pomysł na wygląd sali, oraz propozycje multimediów, jakie można zastosować na danym wydarzeniu, w tym oświetlenie. Po drugie, należy pamiętać o równoczesnym tworzeniu agendy wydarzenia i elementach, z jakich będzie się ono składać. Ma to bowiem kluczowe znaczenie podczas planowania właściwej i tematycznie związanej z charakterem eventu scenografii. Przeniesieniem wizji na konkretne wizualizacje zajmują się wyspecjalizowane studia projektowe, którym agencja zleca wykonanie tej części oprawy wydarzenia.
Trendy w branży eventowej
Aktualnie prym na eventach firmowych, o bardziej kameralnym, wewnętrznym charakterze wiodą minimalizm i styl eko. Funkcjonują pod nazwą „imprez paletowych”, ponieważ głównym elementem ich aranżacji są właśnie palety. Wykonane są z nich siedziska, stoliki, całe bary, a nawet sceny, które świetnie sprawdzają się m.in. na imprezach typu garden party itp. Oferta rynku tego typu akcesoriów jest bardzo bogata, coraz więcej wypożyczalni ma bowiem takie meble w swojej ofercie. Obecnie często stosuje się wszelkiego rodzaju rozwiązania multimedialne, m.in.: projektory czy ekrany LED, a także mapping (szczególnie popularny na eventach historycznych).
Klient kupuje oczami
Z racji tego, że przedmiotem zlecenia jest przygotowanie atrakcyjnej wizualnie scenografii do eventu, warto też sięgnąć po wizualizacje. Klient może wtedy na własne oczy przekonać się, jak w praktyce będzie wyglądało wydarzenie, gdy w życie wdroży się zarówno pomysły agencji, jak i jego własne. Ale sam etap projektowania planu całego eventu to dopiero początek prac. Zwizualizować można wszystko, gorzej czasem z przeniesieniem tego na realia. Dlatego udane połączenie w całość składowych takich jak przebieg wydarzenia, multimedia, technika sceniczna, artyści i scenografia wymaga wielu lat pracy przy tego typu wydarzeniach przez agencję. Warto więc postawić na sprawdzonych rynkowych graczy, szczególnie tych z portfolio wyspecjalizowanym w eventach z rozbudowaną scenografią.
Kreatywność jest w modzie
Dobrze przygotowane wizualizacje to połowa sukcesu w organizacji eventu. Właśnie takie cechowały imprezę zorganizowaną z okazji otwarcia nowego centrum logistycznego i prezentacji zawodników na nowy sezon CCC Sprandi Polkowice. Realizująca zlecenie agencja eventowa w swojej kreacji nawiązała do głównego motywu działalności klubu: setek kilometrów pokonanych podczas wielu wyścigów, w których zespół wziął udział. Zaproponowała scenografię sceny w kształcie drogi. Dookoła sceny ustawiono okrągłą pochylnię pokrytą czarnym materiałem z wymalowanymi na nim pasami drogowymi, a znajdujące się dookoła ekrany diodowe i animacje wyświetlane na ekranach dawały efekt 3D. Pokaz polegał na grze wiązek światła „biegnących” po całej drodze i rysujących na końcu napis CCC, na wybuchach fontanny CO2 oraz prezentacji zawodników na scenie w otoczeniu specjalnie zaaranżowanej diodowej iluminacji.
Typ imprezy a rodzaj scenografii
Nie na każdym typie eventu firmowego sprawdzi się jednak monumentalna, autorsko projektowana scenografia. Kreatywność jest w cenie, ale warto też zwrócić uwagę na to, jakiej skali jest wydarzenie, gdzie ma być organizowane i ile osób w nim będzie uczestniczyć. Bardzo rzadko stosuje się wyszukane aranżacje przy mniejszych eventach, np. integracyjnych. Korzysta się wtedy głównie z dostawców gotowych rozwiązań scenografii, mających „zmagazynowane” elementy koncepcyjnych eventów o konkretnym temacie przewodnim. Gdy więc w planach jest np. impreza w stylu Hollywood, wynajmuje się duże sylwetki Oscarów. Natomiast indywidualne i tym samym bardziej kosztowne rozwiązania aranżacyjne stosuje się głównie przy wydarzeniach o podwyższonym znaczeniu dla firmy, czyli jubileuszach, premierach produktów czy otwarciach nowych placówek. Ciekawa i oryginalna scenografia zawsze pozostaje w pamięci uczestników, a uwieczniona na zdjęciach czy materiałach wideo jest świetnym materiałem promocyjnym dla firmy.
Koszty, czyli o czym opłaca się pamiętać
W przypadku produkcji na indywidualne zamówienie koszty takiej scenografii często pochłaniają nawet 30% budżetu całego wydarzenia. Materiały najwyższej klasy są bowiem bardzo drogie i często zwyczajnie nie ma dla nich zamienników. Sporą cześć tych kosztów generuje już samo przygotowanie na miejscu całej zaplanowanej aranżacji, kilka dni przed dniem eventu. Druga rzecz mająca istotny wpływ na cenę takiego projektu to fakt, że na rynku jest bardzo mało firm specjalizujących się w budowie autorskich, oryginalnych scenografii eventowych.
Kiedy klient wymaga więcej
Wymagający klienci oczekują czasem bardziej indywidualnego traktowania. Przykładem tego może być jedna z firm corocznie zlecająca jednej z agencji eventowych zorganizowanie specjalnego spotkania wieczornego dla pracowników swojego top managementu. Zadaniem agencji było przygotowanie nowego tematu przewodniego wydarzenia wraz z wyprodukowaniem oryginalnej scenografii i doborem artystów. Klient dał wolną rękę w zakresie samego pomysłu, jak i sposobu jego wdrożenia w życie. Dzięki temu zespół agencyjny mógł wykazać się kreatywnością, kreując takie tematyczne eventy, jak „Route 66”, „Friends” oraz – najbardziej odważny – „Podziemny Krąg”. W tym ostatnim głównym elementem scenografii był ogromny bokserski ring ustawiony na środku sali, na którym odbywały się walki zawodników wrestlingu. Całości wydarzenia dopełniał panujący wokół „kontrolowany” bałagan, stylizowany na opuszczone przedmieścia dzielnic fabrycznych pełne zepsutych sprzętów czy imitacji zniszczonych obiektów.
Czy warto inwestować w scenografię eventową? Odpowiedź jest prosta – tak, zawsze. Bez względu na wielkość i skalę wydarzenia takie dodatkowe, wizualne „smaczki” są jego ciekawym uzupełnieniem. To z pewnością lepsze wyjście niż produkcja setek metrów typowych banerów jedynie „udających” scenografię i których jedynym wyróżnikiem jest niska cena (i tym samym niska jakość). Niezależnie jednak od wielkości projektu czy stylu scenografia mysi być dopasowana nie tylko do charakteru wydarzenia, ale również potrzeb organizatora i gości. Bo przerost formy nad treścią – i odwrotnie – to ostatnia rzecz, jakiej potrzeba na firmowej imprezie.
Autor: Paweł Haberka