Natłok obowiązków sprawia, że nietrudno zapomnieć o priorytetach. Jednak to one pozwalają zachować nam porządek podczas organizacji i utrzymać jakość wydarzenia. Pamiętajmy, że ludzie przychodzą na eventy głównie po rozrywkę lub wiedzę (w zależności od rodzaju spotkania) oraz kontakty. W gestii organizatorów leży zaspokojenie tych potrzeb, głównie przez przygotowanie interesującej agendy. Warto skupić się na podstawach, a dopiero potem zająć się szczegółami takimi jak konkursy czy catering. Uczestnik przede wszystkim przyjrzy się występującym prelegentom i ten aspekt będzie wyznacznikiem przyjścia na wydarzenie.
C jak cel – pierwszy krok do sprawnej organizacji
Zanim zajmiemy się poszukiwaniami prelegentów, zastanówmy się, czy dobrze wiemy, jaki jest cel wydarzenia i jaką wiedzę i w jakiej formie chcemy przekazać uczestnikom. Tworząc program, powinniśmy mieć spójny, konkretny plan. Dlatego warto z góry założyć główne tematy prelekcji, a następnie szukać prelegentów. To my mamy zadbać o spójność i wyczerpanie tematów, dlatego nie sugerujmy się tylko nazwiskiem prelegenta, ale przede wszystkim wiedzą, którą jest w stanie przekazać.
T jak typowy prelegent – poznajmy, zanim zaprosimy
– Zazwyczaj poprawia slajdy na noc przed eventem, więc zbieranie wcześniej prezentacji jest często zbędne.
– Nie mówi o podstawowych rzeczach, których potrzebuje, bo wydaje mu się to oczywiste, więc jeśli nie dopytamy, to my i nasi uczestnicy możemy wiele stracić.
– Jeśli jest dobry w swoim fachu, ma zapełniony grafik na kilka miesięcy do przodu. Pamiętajmy o tym.
– Lubi mówić o sobie i swoich doświadczeniach. Dba o personalbranding.
– Często zdarza się, że rozgaduje się podczas wystąpienia ponad umówiony czas.
S jak selekcja prelegentów
Kolejny krok to selekcja, proces podobny do poszukiwania pracowników. Na początku warto zadać sobie serię pytań, które pomogą w poszukiwaniach: Jakich prezentacji szukamy? Jakich prelegentów? Jaki to ma być rodzaj prezentacji? Ile ma trwać? Czy ma być bardziej warsztatowa, czy będzie to typowy wykład?
Dowiedzieliśmy się już, jacy są prelegenci, poznaliśmy już ich standardy zachowań, wiemy, czego chcemy. Poniżej kilka zasad, które ułatwią selekcję:
– Jeżeli pragniemy, aby pojawiły się u nas gwiazdy największego formatu, to nie liczmy, że gdy odezwiemy się do nich na tydzień przed wydarzeniem, znajdą wolne terminy. Ekspertów z najwyższej półki pozyskujemy kilka miesięcy wcześniej.
– Przede wszystkim powinniśmy zwrócić uwagę na doświadczenie praktyczne w dziedzinie, którą zajmuje się prelegent, i umiejętności wystąpień publicznych. Zdarza się, że ktoś ma ogromną wiedzę na dany temat, ale nie radzi sobie z przemówieniami.
– Dobra prezentacja powinna być konkretna, przepełniona „mięsem”, ale przede wszystkim dopasowana do publiczności i naszych celów. Jeżeli chcemy zainspirować uczestników, to prelegent musi być charyzmatyczny i powinien zmotywować ludzi. Jeżeli chcemy, by prezentacja była merytoryczna, powinniśmy zaprosić praktyka, który poprowadzi wystąpienie doradcze, wręcz poradnikowe. Jeżeli ma to być dyskusja o trendach i przyszłości dobierzmy prelegentów, którzy potrafią myśleć przyszłościowo i bardziej strategicznie.
W jak wybór odpowiednich prelegentów
Istnieje też wiele agencji pośredniczących w dobieraniu ekspertów, ale musimy zdawać sobie sprawę z konieczności zapłacenia prowizji. Jeśli chodzi o gwiazdy czy artystów, impresariaty, menedżerowie i agencje pośredniczące to standard. Na rynkach biznesowych jest to ciągle świeży temat. Takie firmy powstały w ostatnich latach.
Decydując się na wybór samemu, musimy zrobić solidne rozeznanie rynku. Najlepszy sposób na weryfikację wystąpienia danego prelegenta to po prostu obserwacja na żywo. Żadna opinia nie jest w tym wypadku lepsza od autopsji.
O źle dobranych mówcach nikt z organizatorów nie powie na forum, ponieważ słaby prelegent = słabe wydarzenie. Ale nie oznacza to, że w kuluarach nie dowiemy się wartościowych informacji na temat wystąpień. Warto spytać innych organizatorów, jak im się współpracowało z danym prelegentem.
Warto też skorzystać z monitoringu internetu i przejrzeć wszystkie informacje o prelegencie. Być może okaże się, że w sieci nie ma zbyt pochlebnej opinii bądź niedawno zaliczył wpadkę w branży, która może zaszkodzić naszemu wizerunkowi. Sprawdzenie historii pomoże nam też zweryfikować, czy dany prelegent jest w stanie wypowiedzieć się na wybrany przez nas temat.
N jak negocjacje z prelegentem
Znaleźliśmy już idealnego prelegenta do naszego wydarzenia. Tylko jak się z nim skontaktować, jeśli nie mamy jeszcze nawiązanej żadnej relacji? Dobrą praktyką jest spytanie znajomych, czy mają kontakt do danej osoby. Skorzystanie z ich rekomendacji na wstępie będzie dobrą kartą przetargową. W końcu występujący również chce wiedzieć, jaka jest opinia na temat konkretnego wydarzenia i jego organizatorów.
Bardzo oryginalne i modne jest skorzystanie z kreatywnych i niestandardowych form zaproszeń np. poprzez filmik. Publiczny post w social media lub przesłanie listu to bardzo zaskakujące rozwiązanie. Pamiętajmy jednak o tym, że musi być przygotowane wcześniej, by prelegent miał wolne terminy.
Czym dodatkowo możemy zachęcić prelegenta? Jeśli nie mamy zbyt wiele rozwiązań finansowych, możemy zaproponować inne korzyści.
– Pokazać prelegentowi, czym się wyróżniamy na tle innych, licznych wydarzeń w naszej branży.
– Powiedzieć (jeśli mamy to ustalone), z kim będzie występował podczas naszego wydarzenia.
– Dowiedzieć się jak najwięcej o prelegencie i zabłysnąć tymi informacjami przy kontaktowaniu się. Prelegent, widząc, że postaraliśmy się wcześniej dowiedzieć coś na jego temat, na pewno doceni ten fakt.
– Zaproponować atrakcje przygotowane specjalnie dla niego.
Pamiętajmy o zasadzie WIN – WIN – nie stawiajmy prelegenta w rolicelebryty, a siebie na przegranej pozycji. Jesteśmy partnerami, którzy mają obopólnie wynieść z eventu korzyści. Oboje mamy do wykonania konkretną pracę. Dlatego bardzo ważne są konsekwencja i ustalenie konkretnych wymagań od samego początku współpracy.
O jak organizacja pracy z prelegentem
Event manager to człowiek orkiestra, ale wiemy też, że samemu nic nie zrobimy na 100%. Dlatego najlepszą praktyką jest oddelegowanie osoby z zespołu do obsługi prelegentów, która powinna:
– Być w stałym kontakcie z prelegentami – pamiętajmy, że od momentu uzyskania porozumienia w kwestii wystąpienia do naszego wydarzenia mija wiele czasu. Warto pozostać w kontakcie z prelegentami, bo wiele rzeczy po drodze może się zmienić.
– Podpisać umowę. Zdarza się, że prelegenci potrafią odwołać swoje wystąpienie na kilka dni lub tygodni przed eventem. Jeżeli prelegent pojawia się w agendzie, na stronie internetowej i uczestnicy na niego czekają, to powinien czuć odpowiedzialność za to zadanie. W przypadku zdarzeń losowych poprośmy o zastępstwo.
– Stworzyć szablon do wypełnienia dla każdego prelegenta. Tabela taka powinna zawierać informacje zarówno organizacyjne (godzina i data przyjazdu, ewentualny nocleg, miejsce odbioru – jeżeli potrzeba – rozliczenie za przejazd – w jaki sposób), jak i dotyczące samej prezentacji: temat, czas wystąpienia, kolejność, godzina wystąpienia, potrzebne zaopatrzenie techniczne (mikrofon przewodowy, bezprzewodowy, kable, komputer, rzutnik, krzesełka, stoliki, woda gazowana czy niegazowana, pilot, kartki, flamastry, dodatkowe miejsce na scenie), czy jest potrzebny internet do prezentacji, czy wystąpienie zawiera filmy. Taka tabelka przybliża nasze wyobrażenie do oczekiwań prelegentów. Pamiętajmy, że sprawna komunikacja to podstawa.
– Przygotować tabelkę informacyjną o evencie. Powinniśmy dostarczyć prelegentom następujące informacje: wielkość sali, ustawienie, liczba osób, branża, przed którą przemawiają, forma wystąpienia (prelekcja, panel, dyskusja, wywiad, szkolenie, wykład na uczelni, warsztat), liczba referentów w ciągu całego wydarzenia, przed kim i po kim występują, kiedy jest przerwa obiadowa, w jakich godzinach odbywa się event, ile trwa prezentacja, na ile przed wydarzeniem powinni pojawić się w miejscu eventu.
– Dogadać się w kwestii prezentacji, czy może być przesłana uczestnikom. Często zdarza się też tak, że prelegent zamieszcza prezentacje na swoich kanałach. Ustalmy, kiedy to może zrobić, albo czy chcemy, by najpierw była ona zamieszczona na naszym blogu czy stronie. Tego typu niuanse są bardzo ważne, a mogą zaburzyć organizację.
– Uprzedzić, jeżeli nagrywamy filmik, robimy relację zdjęciową, streaming na żywo. Często nie godzą się na tego typu rozwiązanie. Nie chcą, by im przeszkadzać, by przygotowany materiał był dystrybuowany na zewnątrz bądź z innych powodów nie zgadzają się na nagrywanie.
– Uzgodnić, że to my przedstawimy prelegenta, więc nie musi opowiadać o sobie podczas prezentacji. To zajmuje czas, a większość widowni wie, na czyj wykład przychodzi, więc zbędne jest powtórne opowiadanie o sobie na scenie.
– Zapewnić dodatkowego kierowcę podczas wydarzenia. Wiele razy zdarzają się wypadki losowe i trzeba szybko podjechać po prelegenta, który gdzieś utknął.
– Pokazywać czas do zakończenia prezentacji. Oczywiście, że każdy organizator marzy o ekranach skierowanych w stronę prelegenta, wyświetlających czas do końca prezentacji, ale nie zawsze jest to możliwe technicznie. Dlatego powinniśmy mieć osobę, która zostanie przedstawiona wcześniej prelegentom, która będzie informowała o czasie. Oczywiście powinna ona siedzieć w pierwszym rzędzie i informować 10 i 5 minut przed zakończeniem prezentacji, by prelegent mógł na bieżąco modyfikować prezentację i wybrać najważniejsze rzeczy.
– Moja praktyka, którą stosuję, to zapoznanie prelegentów ze sobą, po to, by mogli omówić szczegóły wystąpień, jeśli dotyczą jednej dziedziny. Warto zwrócić uwagę na to, że uczestnicy nie lubią powielających się treści. Dobrze poprosić również prelegentów, by byli na prezentacjach innych. Wtedy mogą reagować na bieżąco, by nie było powtórzeń. W znaczny sposób podnosi to jakość wydarzenia. Jest to też dodatkowa wartość dla samego prelegenta.
R jak rozliczenia z prelegentem
Rozliczenia z prelegentami to chyba najbardziej kontrowersyjny temat, o którym nie mówi się często na głos. Ostatnio bardzo modne w branży marketingowej i internetowej jest nagradzanie finansowe przez publiczność. Polega na tym, że organizator przeznacza pewną pulę nagród pieniężnych lub rzeczowych dla kilku najlepszych prelegentów. Od kiedy eventy zaczęły się rozmnażać jak grzyby po deszczu, eksperci zaczęli się buntować przed przyjazdami za ładny uśmiech na wydarzenia, co jest oczywiście zasadne. Przygotowanie prezentacji i wystąpienia to nie jest łatwa i szybka praca.
Standard stanowi już zapewnienie wyżywienia, noclegu i zwrotu kosztów podróży. Jeżeli organizujemy małe wydarzenie i wstęp jest bezpłatny lub pobieramy niską opłatę, a nie jest to event komercyjny, to możemy się pokusić o pytanie o możliwość wystąpienia za darmo. Zasada jest naprawdę prosta: uczestnicy płacą często duże pieniądze, Ty płacisz spore pieniądze prelegentowi, uczestnicy nie płacą za wstęp, możesz poprosić o przyjazd za darmo. Oczywiście jeśli nie są to ogromne eventy masowe, za którymi stoją ogromne marki.
Pamiętajmy, by dogadać z księgowymi i prelegentem sposób rozliczeń. Jeżeli nie mamy zarejestrowanego na firmę samochodu służbowego, a prelegenci przyniosą fakturę na paliwo, możemy mieć problem. Jeżeli chcą dostać gotówkę podczas eventu, to zaznaczmy to na fakturze. Standardem jest rozliczanie się po evencie, czyli po wykonaniu usługi. Tu kłania się umowa, w której możemy zawrzeć czas prezentacji i odliczenia w przypadku skrócenia prezentacji, jeśli czas odgrywa dla nas kluczową rolę.
Są również na rynku konferencje i eventy branżowe, na których to prelegent płaci za wystąpienie. Jednak w takich przypadkach uczestnicy często spotykają się z prezentacjami typowo sprzedażowymi, gdzie prezentowany jest konkretny produkt, a tego nikt nie lubi. Taka prezentacja powinna opierać się w 80% na problemie, jaki rozwiązuje dany produkt czy usługa, a 20% na typowym przedstawieniu produktu, bo w innym przypadku uczestnicy poczują się jak na prezentacji handlowej i zniechęcą się szybko. Dobrą praktyką w tym wypadku jest zaoferowanie uczestnikom rabatu. Kto będzie chciał skorzystać, będzie to dla niego większa motywacja.
R jak relacje z prelegentem. Co dalej po wydarzeniu?
Warto po wydarzeniu zaproponować uczestnikom konkurs lub zabawę, w którą będzie zaangażowany prelegent. Im dłużej utrzymamy kontakt z prelegentami i uczestnikami, tym lepiej.
Ciekawym rozwiązaniem jest również podziękowanie w social mediach oraz wydrukowanie lub przesłanie mailem podziękowań, którymi często prelegenci dzielą się w swoich kanałach. Dobrze to świadczy o organizatorach i podnosi ocenę eventu.
Warto jest przedstawić prelegentom wyniki ankiet lub głosowania, jeśli nie dostali ich podczas wydarzenia. Feedback na temat prezentacji to bardzo cenna rzecz, pozwalająca podnosić jakość wystąpień. Sami również powinniśmy wyrazić opinie i jeżeli mamy coś do powiedzenia, a prelegent jest otwarty na uwagi, zróbmy to. Nie obawiajmy się delikatnego zwrócenia uwagi na aspekty do poprawy, w końcu człowiek uczy się całe życie – zarówno organizator, jak i prelegent.
