Warto zastanowić się nad tym już na etapie planowania eventu. Liczy się pomysł, nie tylko na event, ale również na to, jak w korzystny sposób przedstawić go mediom. Na co zwrócić uwagę, jakie atrakcje odsłonić w przekazie komunikacyjnym? Zastanawiasz się, na co mogą zwrócić uwagę przedstawiciele mediów, co ich może zainspirować, zachęcić do przyjścia właśnie na Twój event?
Wydarzenie jest profesjonalnie przygotowane, prowadzisz kampanię informacyjną w mediach społecznościowych, korzystasz z aplikacji eventowej, a potencjalni uczestnicy są na bieżąco informowani o aktualnościach. Prelegenci – eksperci, których zaprosiłeś na wydarzenie – to klasa sama w sobie. Twój event jest niebanalne opracowany, inaczej niż wszystkie inne, co gwarantuje Ci przewagę konkurencyjną w branży, do której chcesz go skierować. Mimo wszystko zastanawiasz się jednak, jak zainteresować swoim eventem media. Bo przecież nic tak nie wpływa na prestiż wydarzenia, jak to, że piszą czy mówią o nim w telewizji, internecie i prasie. Oczami wyobraźni widzisz zaproszonych gości, blask fleszy i światła reflektorów, przebijających się w tłumie dziennikarzy, którzy za wszelką cenę chcą, abyś udzielił im wywiadu lub by to zrobił któryś z ekspertów zaproszonych na Twoje wydarzenie. Czy to możliwe, że reprezentanci mediów, których zaprosiłeś wielu, przybyli i są żywo zainteresowani tematyką wydarzenia? Tak to możliwe! Jeśli odpowiednio przygotowałeś notatkę prasową, właściwie dokonałeś doboru mediów i w odpowiednim czasie zostały wysłane kompletne materiały do przedstawicieli branży dziennikarskiej. Tak może to wyglądać! Zwykle jednak wydarzenia spotykają się z małym zainteresowaniem medialnym.
Nawet jeśli zapraszasz znane nazwiska, nie zawsze gwarantuje to uwagę mediów, na których Ci zależy.
Jak zainteresować konferencją dziennikarzy? Co powinieneś zrobić, od czego zacząć?
Chcąc zainteresować media swoim eventem, musisz pamiętać o kilku ważnych zasadach. Zastanów się, jakie media chcesz zaprosić, kto może objąć patronat nad Twoim wydarzeniem. Jakie media mogą być zainteresowane Twoją konferencją/eventem? Przygotuj sobie listę mediów, z którymi chcesz się podzielić informacją o wydarzeniu. Ważne jest to, czy Twoje wydarzenie jest o zasięgu lokalnym, regionalnym, ogólnopolskim, czy jest kierowane do określonej branży. To wszystko determinuje właściwy dobór osób z nami współpracujących. Jeśli już odpowiedziałeś sobie na to pytanie, możesz przystąpić do następnego etapu.
Jak powinien wyglądać Twój komunikat?
Opracuj informację prasową tak jakby pisał ją dziennikarz. Już sam tytuł powinien przyciągać uwagę. Pamiętaj, żeby Twój komunikat był ciekawy, powinien mieć „smaczek”, coś, co od razu zwróci uwagę dziennikarza. Odpowiedz sobie na pytanie, czy to, co napisałeś, zainteresowałoby również Ciebie. Czy Twoja informacja nie jest zbyt długa i czy może trafić do kosza? Musisz zawsze brać pod uwagę, czego oczekują odbiorcy, w tym wypadku dziennikarze. Jeśli przygotujesz informację prasową ze wszystkimi elementami „sztuki” – ale informacja ta będzie miała kilka stron, możesz być prawie pewien, że nikt tego w redakcji nie przeczyta. Dziennikarz to osoba, która dziennie otrzymuje kilkadziesiąt, jeśli nie więcej różnego rodzaju informacji, a do tego musi realizować powierzone mu zadania. Nie ma więc czasu na czytanie obszernych notatek prasowych. Zwraca uwagę na to, co od razu go zaciekawi i przyciągnie jego wzrok.
Dlaczego ma wybrać Twoją? Informacja, jaką wysyłasz do redakcji, powinna być nieszablonowa. Oczywiście przygotowana zgodnie z obowiązującymi normami, czyli zawierać tytuł, lid, datę publikacji plus komplet materiałów potrzebnych do właściwej publikacji. Jeśli wysyłasz zdjęcia, to powinny być przygotowane w odpowiednim formacie gotowym do publikacji i nie powinny być ich więcej niż 3–5, aby dziennikarz mógł wybrać to, które jego zdaniem najlepiej zobrazuje Twoje wydarzenie. Możesz załączyć pliki dźwiękowe, wideo – wszystko, co w niekonwencjonalny sposób może wzbudzić zainteresowanie. Oczywiście musisz pamiętać o tym, aby materiał był zgodny z prawem autorskim.
A kto powinien kontaktować się z mediami? Czy wszyscy zaangażowani w organizację wydarzenia, czy raczej należy wyznaczyć jedną, kompetentną osobę?
Najlepiej, jeśli wyznaczysz jedną osobę do kontaktów z mediami. Unikniesz niepotrzebnego stresu i chaosu, jeśli zdarzy się sytuacja kryzysowa, o co nie jest trudno podczas eventu. Poza tym, jeśli masz wyznaczoną osobę do kontaktu z mediami, możesz być pewien, że zadba o wszystko, czego potrzebują przedstawiciele mediów. Pamiętaj, że w komunikacji z dziennikarzami ważne są relacje i odpowiadanie na ich potrzeby. Może warto dopisać tu fragment o przygotowaniu strefy dla mediów, gdzie dziennikarze mogą nie tylko się poznać i porozmawiać, ale i mieć strefę do pracy.
Kompetentna osoba, którą wyznaczyłeś do komunikowania się z mediami, powinna być zawsze przygotowana i gotowa do odpowiedzi na pytania ze strony mediów. Szybka reakcja to jeden z elementów sukcesu, np. przygotowanie wywiadu z ekspertami przed wydarzeniem albo podczas niego. Przekazywane przez tę osobę komunikaty dotyczące eventu powinny być rzetelne, inspirujące, pomocne, miłe, zachęcające do publikacji zebranych materiałów. Istotne jest również, w jaki sposób budowany jest content wydarzenia w mediach społecznościowych. Należy pamiętać, że dziennikarz nie tylko otrzymuje informacje, ale sam poszukuje atrakcyjnych treści. Jeśli Twoje wydarzenie, event, konferencja są inspirujące, ciekawe, czyli odpowiednio rekomendowane i promowane w mediach, to jest prawie pewne, że osoby zainteresowane daną branżą, piszące o niej zauważą Twoje wydarzenie. Dzisiaj ważna jest cała komunikacja związana z wydarzeniem, które promujesz. Na jego sukces medialny ma wpływ cały content. Masz do dyspozycji różne narzędzia i kanały komunikacji, musisz tylko właściwie z nich korzystać.
Informacja prasowa to niejedyne źródło komunikacji z mediami, choć wciąż stanowi jej bardzo ważny element. Jeszcze raz przypomnijmy, że najistotniejsze jest to, czego oczekują nasi odbiorcy, w tym wypadku dziennikarze. Dziś już nikt nie czyta długich komunikatów prasowych, informacja misi zawierać wszystkie ważne elementy i być inspiracją do podjęcia działania. Jeśli w niebanalny sposób podasz samą esencję wydarzenia, osiągnięcie Twojego celu jest zdecydowanie bardziej prawdopodobne.
Przedstawiciele zaproszonych mediów napiszą o evencie przed jego rozpoczęciem, przyjdą na wydarzenie i przygotują relację po jego zakończeniu. Pamiętaj, żeby wyposażyć ich we właściwy press kit – teczkę prasową z szerszymi materiałami informacyjnymi dotyczącymi wydarzenia.
Jesteś już w zasadzie pewien, że wszystkie kroki potrzebne do zainteresowania dziennikarzy swoim wydarzeniem poczyniłeś. Warto jednak sprawdzić, czy faktycznie jest tak w rzeczywistości. Przygotuj sobie tzw. check list i sprawdź czy udało Ci się odpowiedzieć na poniższe pytania.
Co powinna zawierać Twoja check lista? Pytania:
- Czy mam przygotowaną listę mediów?
- Czy komunikat przez mnie przygotowany jest interesujący?
- Czy jest na tyle atrakcyjny, że mnie by zainteresował?
- Czy nie jest zbyt długi?
- Czy materiały zdjęcia, pliki dźwiękowe, wideo są przygotowane w odpowiednich formatach?
- Czy ma „smaczek”, który przyciągnie uwagę dziennikarza?
- Czy jestem merytorycznie przygotowany do ewentualnego wywiadu/ odpowiedzi na niespodziewane pytania dziennikarza?
- Czy jestem w stanie szybko i profesjonalnie zorganizować wywiad z ekspertem/ prelegentem, jeśli dziennikarz mnie o to poprosi?
- Czy jestem gotów do szybkiej reakcji, np. dosłania materiałów potrzebnych redakcji?
- Czy mam komplet praw autorskich (zdjęcia, teksty eksperckie itp.)?
- Czy osoby, z którymi organizuję wydarzenia, są poinformowane, kogo wyznaczyłem do kontaktów z mediami w przypadku sytuacji kryzysowej?
Jeśli zrobiłeś wszystko, co masz na liście, możesz być prawie pewien, że o Twoim evencie już niedługo będzie głośno, uczestnicy będą wspominać go jeszcze długo, natomiast zaproszone media napiszą o Twoim wydarzeniu. Bardzo dobrze przygotowane materiały i właściwe odpowiedzi na zapotrzebowanie mediów to sukces Twojej komunikacji z dziennikarzami.
Autor: Katarzyna Radziejewska