Jak zorganizować konferencję w 10 krokach?

1. Określ temat i cel eventu

To absolutna podstawa. Zaczynając organizację eventu, należy wiedzieć, czego ma dotyczyć nasze wydarzenie. W jasny sposób starajmy się określić, co jest jego motywem przewodnim i z jaką branżą będzie on związany. Postarajmy się również scharakteryzować nasz cel. Zależy nam na integracji pracowników? Chcemy wypromować dany produkt bądź usługę? A może naszą intencją jest poszerzenie sieci kontaktów, które zaowocują korzyściami finansowymi?

2. Zaplanuj budżet

Gdy już mowa o pieniądzach… Warto sprecyzować, jaką kwotę możemy przeznaczyć na projektowanie naszego wydarzenia. Bardzo często zdarza się, że organizatorom dopiero po evencie zwraca się zainwestowana w niego kwota. Co jest do opłacenia? Lista jest długa. Wynajem lokalizacji, prelegenci, dodatkowe atrakcje, catering, materiały promocyjne. Konieczne jest również pozostawienie sobie odpowiedniej rezerwy na wypadek nagłych wydatków i sytuacji kryzysowych. Będziemy się wtedy czuli spokojniej.

3. Scharakteryzuj grupę docelową

Do kogo chcemy dotrzeć z naszym wydarzeniem? Pomyślmy, czy są to osoby prywatne – konsumenci, potencjalni partnerzy biznesowi, dotychczasowi współpracownicy firmy. Warto rozpisać sobie nasz core target, by później określić grupy poboczne. Zastanówmy się, jakie są oczekiwania naszych gości, skąd pochodzą, jaką grupę wiekową reprezentują i czym się interesują. To pomoże skonstruować całokształt wydarzenia, które w dużej mierze tworzą właśnie ludzie.

4. Wyznacz datę i czas konferencji

Planując naszą imprezę, zastanówmy się również, jaki termin będzie najlepszy na jej przeprowadzenie. Czasem warto poczekać chwilę dłużej, by mieć pewność, że wszystkie detale zdążymy dopracować na czas. Docenią to nie tylko goście, którzy zauważą profesjonale podejście, ale i Wy będziecie mieli poczucie, że każdy krok organizacji został przemyślany. Chcielibyśmy, by nasz event był na świeżym powietrzu? Warto poczekać z jego organizacją, aż nadejdą cieplejsze miesiące.

5. Sprawdź lokalizację

Wybranie atrakcyjnego wizualnie obiektu to zdecydowanie za mało. Zastanówmy się, jak miejsce, w którym chcemy, by odbył się event, jest skomunikowane z innymi częściami miasta i środkami komunikacji. Należy wziąć poprawkę na to, że goście mogą przyjechać na konferencję z całego kraju, a nawet przylecieć z innego państwa. Czy wybrany przez nas obiekt posiada parking? Czy są w pobliżu jakieś restauracje i hotele, które zapewnią nocleg zaproszonym prelegentom?

6. Zaplanuj prelegentów i atrakcje

Osoby, które mają na wydarzeniu odgrywać rolę ekspertów, są bardzo ważne. To właśnie one przyciągną do nas uczestników i sprawią, że event stanie się jedyny w swoim rodzaju. Zastanówmy się, czy chcemy zainwestować w znane, branżowe nazwiska, praktyków, a może pozwolić, by przed gośćmi zaprezentował się ktoś zupełnie nowy. Ważne jest jedno: prelegent powinien mieć w sobie charyzmę i sprawić, że zostanie zapamiętany na długo. To samo dotyczy planowania atrakcji. Powinny one pasować do charakteru naszego wydarzenia.

7. Zaproś wystawców, sponsorów i partnerów

Kto może być zainteresowany pokazaniem swoich produktów na evencie? Zróbmy odpowiedni research przedstawicieli z branży. Zaproszone firmy mogą się stać nie tylko naszymi partnerami biznesowymi, ale i medialnymi.  Nawiązanie kontaktu z topowymi markami może sprawić, że nabędziemy nowych sponsorów, a o naszym wydarzeniu stanie się głośno. Zapraszając wystawców, weźmy pod uwagę, ile mamy miejsca na rozstawienie ich stanowisk. Rozrysujmy plan, który pomoże nam rozmieścić wszystko w przemyślany sposób.

8. Pomyśl o cateringu i przerwach kawowo-lunchowych

Bardzo ważne jest również, by dać uczestnikom możliwość swobodnej rozmowy i wymiany doświadczeń. Pamiętajmy więc o wkomponowaniu w agendę czasu na posiłek. W ciągu jednodniowej konferencji przyjęło się, że goście mają stały dostęp do przekąsek, kawy i herbaty, a w ciągu dnia występuje jedna dłuższa przerwa lunchowa. Znalezienie odpowiedniej firmy cateringowej mocno nas odciąży, ponieważ często gwarantuje ona kompleksową obsługę.

9. Upewnij się, czy obiekt jest odpowiednio wyposażony

Mając zaplanowane atrakcje, liczbę prelegentów czy paneli dyskusyjnych, sprawdźmy, czy miejsce jest zaopatrzone w sprzęt technologiczny. Może się bowiem zdarzyć, że o jego wyposażenie będzie musiała zadbać firma zewnętrzna. Wcześniejsze zainteresowanie się tematem pozwoli nam na wynegocjowanie najlepszych warunków współpracy. Napiszmy na kartce, jakie rzeczy są potrzebne do przeprowadzenia założonych punktów dnia. Czy mamy liczbę stołów i krzeseł wystarczającą dla wszystkich uczestników? Przećwiczmy również ich układ na sali.

10. Przygotuj materiały promocyjne

To już ostatni, ale równie istotny punkt w procesie planowania eventu. Aktywne działanie w social mediach, newsletter, mailing i czynna współpraca z patronami medialnymi to dziś absolutna podstawa. Zadbajmy o atrakcyjną oprawę wizualną i to, by koncepcja promowania wydarzenia stanowiła spójną całość. Warto pomyśleć o własnym logo czy charakterystycznym hasztagu. A może zaprojektujmy związane z firmą prezenty dla uczestników? Można pomyśleć, że są to drobiazgi, ale odpowiednio przygotowane przyczynią się do sukcesu organizowanej konferencji.

Możemy odetchnąć. Jeśli udało nam się zrealizować wszystkie dziesięć punktów, to możemy być przekonani, że jesteśmy na dobrej drodze do sukcesu konferencji. Pamiętajmy, że nie warto się spieszyć z organizacją wydarzenia. Unikajmy pochopnych decyzji, dbajmy o budżet i rozplanujmy pracę od początku do końca. Dobre gospodarowanie czasem i kreatywne myślenie sprawi satysfakcję nie tylko nam, ale i spowoduje, że goście zapamiętają nasz event na długo.