Słowo elegancja pochodzi od łacińskiego terminu elegantia, który według „Słownika łacińskiego” oznacza „dobry smak, gust, wytworność, wyborowość”. „Słownik języka polskiego” rozwija to określenie, podając, że elegancja to „dobry, wyszukany smak w ubiorze, wytworność w zachowaniu się, wykwintność jakichś przedmiotów”. Organizując ekskluzywne wydarzenia, warto poznać jeszcze jedną definicję: elegancja to profesjonalizm w działaniu, doskonała jakość wykonania, wyszukana kreacja, gust, smak i niezapomniane wrażenia.
Co to jednak oznacza w praktyce? Czym taki event wyróżnia się na tle innych? Warto przyjrzeć się… samemu słowu. Nie bez kozery definicja takich eventów brzmi właśnie tak…
E – efekt WOW
L – lokalizacja
E – emocje
G – genialny pomysł
A – analiza briefu
N – nowoczesne technologie
C – catering
J – jakość
A – agencja
Elegancki event o charakterze biznesowym ma oczywiście znacznie więcej „liter”, ponieważ jest skrupulatnie przygotowaną, dopracowaną w najdrobniejszych szczegółach imprezą, nad którą pracuje bardzo wiele osób, zwykle przez długi czas. Żeby uzyskać efekt „dobrego smaku, gustu, wytworności i wyborowości”, nie można iść na skróty.
Organizacja ekskluzywnych gali, bankietów, uroczystych inauguracji obiektów i jubileuszy firmowych każdorazowo powinna opierać się właśnie na wskazanych wyżej filarach. Pracę należy bezdyskusyjnie rozpocząć od wysondowania potrzeb klienta, czyli od analizy briefu. To kluczowa kwestia do rozpoczęcia rozmowy o wzajemnych oczekiwaniach –wyobrażeniach zleceniodawcy i możliwościach ich realizacji przez agencję. Przygotowanie briefu można porównać do zlecenia pracy krawcowej, która znając wyobrażenie klienta, krój i budżet na zakup materiału, szyje strój dopasowany do oczekiwań. To samo dotyczy „szycia” eventu. Dobrze przygotowany brief usprawnia współpracę – wiemy dokładnie, czego oczekuje klient, jakie są wytyczne imprezy, jaka jest grupa docelowa, a przede wszystkim – jaki cel event ma zrealizować.
W kolejnym kroku warto przeprowadzić burzę mózgów, kierując się zasadą „only sky is the limit”, jednak coraz częściej może okazać się, że „the sky is not the limit”. Kreacja stworzona w odpowiedzi na oczekiwania klienta i jednocześnie go zaskakująca, do tego pomysł na przebieg wydarzenia i jednocześnie na jego perfekcyjne wykonanie są znaczącymi składnikami powodzenia przedsięwzięcia. Sekret tkwi w niepowtarzalności. Brak utartych schematów i kopiowania rozwiązań to klucz do sukcesów eleganckich eventów.
Niezwykle istotnym czynnikiem wpływającym bezpośrednio na pozytywny odbiór imprezy przez gości jest wybór lokalizacji. Jesteśmy przekonani, że im bardziej wyszukana, wyjątkowa, a najlepiej „jeszcze nieodkryta” przestrzeń, tym lepiej. Paradoksalnie prestiżowy hotel dla osiągnięcia „efektu wow” może być niewystarczający. Coraz częściej zdarza się, że proponujemy klientom na organizację eventu miejsca absolutnie zaskakujące – zrewitalizowaną walcownię cynku, elektrociepłownię z zabytkową halą maszyn czy nawet pustynię. Takie przedsięwzięcie, o ile dobrze zorganizowanie pod kątem logistycznym, sprawi, że uczestnik poczuje się niezwykle wyjątkowo, mając świadomość, że został zaproszony na event zaprojektowany i stworzony specjalnie tylko na tę jedną i jedyną uroczystość.
W kwestii cateringu spróbujmy z kolei przekonać wymagających klientów, że płonący prosiak nie zrobi już na gościach takiego wrażenia, jak jeszcze kilka lat temu. W Polsce od długiego czasu mamy znakomitych szefów kuchni, którzy z powodzeniem mogliby nosić miano czarodziejów. Kuchnia balansuje dziś na pograniczu alchemii i czarnej magii. Nie bójmy się eksperymentować i oczarowywać uczestników np. kuchnią molekularną, kuchnią fusion z wykorzystaniem dobrodziejstw polskiej natury albo daniami sous-vide, ale też kuchnią polską, regionalną, podaną w interesujący sposób, np. w rytm muzyki, przy doskonałej grze świateł. Jedzenie na eventach już od dłuższego czasu nie służy tylko zaspokajaniu głodu zaproszonych, ale przede wszystkim powinno ich zachwycić. Są setki sposobów, żeby dotrzeć do serc naszych gości.
Klienci wciąż szukają nowych propozycji i pomysłów, które przeniosą uczestników wydarzenia w zupełnie inną rzeczywistość – wyjątkową i dotychczas nieodkrytą, zaskakującą. Sam koncert gwiazdy czy występ kabaretowy to dziś zdecydowanie za mało. Liczą się pomysł, element zaskoczenia i wywołanie prawdziwych emocji. Jeśli uda nam się wzruszyć, rozbawić i zachwycić gości, możemy być pewni, że wieczór na długo pozostanie w ich pamięci.
I jeszcze jedno: współczesny, elegancki event nie może się udać dziś również bez zastosowania nowoczesnej technologii. Rzeczowy i profesjonalny wybór narzędzi cyfrowych wpasowujących się w klimat wydarzenia to kolejny krok do sukcesu. Dzisiejszy rynek new-tech oferuje bowiem cały wachlarz zaskakujących możliwości, a współczesna technologia pozwala na realizację wszelkich projektów. Nowoczesna i multimedialna scenografia, odpowiednie animacje oraz użyte technologie mogą przenieść widza w niezwykły świat, wykreowany specjalnie na daną okoliczność.
Reasumując, by można było mówić o powodzeniu eleganckiego eventu i osiągnięciu pożądanego efektu wśród gości, wydarzenie musi przybrać formę nietuzinkowego widowiska, swoistego arcydzieła pod każdym kątem. Potrzeba do tego całego wachlarza cech, umiejętności i niewyczerpanych pokładów twórczości. Dobrze przemyślany i niezapomniany event może zdziałać więcej w biznesie niż długie godziny negocjacji.
Autor: Adriana Piekarska