Zamach, pożar, wypadek komunikacyjny, zasłabnięcie uczestnika, uciążliwe zachowanie pijanego lub osoby niezrównoważonej – na takie ewentualności musi być przygotowany każdy organizator imprez. Doświadczenia na świecie wskazują, że zabezpieczeń jest coraz więcej. Przy maratonach ustawia się bariery przeciw wjeżdżającej ciężarówce, przy imprezach na terenie zamkniętym zarządza dodatkowe kontrole pirotechniczne. Ale bezpieczeństwo kosztuje. Czy agencjom udaje się przekonać klientów do uwzględnienia takich wydatków w budżecie? Pytał o to uczestników dyskusji Okrągłego Stołu Paweł Tyszkiewicz, pełnomocnik zarządu Stowarzyszenia SAR.
- Bezpieczeństwo ma wiele aspektów. Zależy od właściwej obsługi przeciwpożarowej, opieki ratownika medycznego, zabezpieczenia miejsca pod event, sprawdzenia, jak ludzie będą wchodzić i wychodzić, podłączenia urządzeń elektrycznych. Przekonujemy klienta, by za to zapłacił. A klient chciałby, by było bezpiecznie, ale „przy okazji” – przyznawał Wojciech Cłapiński, wiceprezes agencji eventowej El Padre.
W 2009 r. weszła w życie ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych, która stawia organizatorom szereg wymagań. - Niemniej podejmowane są wysiłki, by imprezy masowej tak nie nazywać – mówił Cłapiński. – Niezależnie od sytuacji, z którą możemy się spotkać, rolą agencji jest uświadamianie stron zaangażowanych w produkcję eventu o wszystkich aspektach bezpieczeństwa, co ma również odzwierciedlenie w naszych wewnętrznych procedurach - dodał Oktawian Piechulek z agencji Walk Events.
Lekarz na Sali
Co ciekawe, klienci rzadko kwestionują potrzebę obecności służb medycznych. Może dlatego, że koszt zatrudnienia ratownika medycznego w porównaniu choćby z cateringiem, jest niewielki, a prawdopodobieństwo zdarzeń losowych duże. Na imprezy przychodzą bowiem ludzie nieświadomi swoich problemów zdrowotnych.
Monika Zawisza - Bąk z agencji Emlab zwróciła uwagę, że opieką medyczną warto objąć zwłaszcza imprezy firmowe, bo nadużycie alkoholu, niebezpieczne zachowania i kontuzje zdarzają się na nich często. – Koszty ochrony powinny być wprost proporcjonalne do zakupionego alkoholu – żartował Cłapiński.
Zauważył, że środki podjęte na ochronę wpływają na to, jak impreza jest postrzegana. - Bezpieczeństwo wizerunkowe też jest bezpieczeństwem – przekonywał. Zgodził się z nim Łukasz Oprawski, prezes Fundacji im. Sławomira Skrzypka, organizującej Kongres 590, jedno z najważniejszych wydarzeń gospodarczych w Polsce: - Koszty poniesione na bezpieczeństwo są zawsze problematyczne. Przy budżecie dopiętym na ostatni guzik często wydają się zbędne. Również doradcy tak je postrzegają. Ale z doświadczenia wiem, że wielu kryzysów uniknęliśmy dzięki poniesionym nakładom. I z perspektywy czasu uważam, że wydatki na bezpieczeństwo nie były wysokie.
Kontrola nie dla VIPa
Rozmówcy zgodzili się, że rolą agencji jest przekonywanie klientów, by nie szukać furtek w systemie. - Czasami pojawia się pokusa, by przesunąć stoisko o metr dla lepszej ekspozycji, albo by na sali postawić więcej krzeseł. Nie róbmy tego! Nie szukajmy dróg na skróty, bo może to być wybór między ekspozycją logotypu a ludzkim życiem – przekonywał Oktawian Piechulek.
Źródło: mat. prasowy SAR