Przygotowałeś fantastyczny event, wszyscy byli zadowoleni, również zamawiający nie szczędził pochwał. Kiedy jednak przyszło do płacenia, zamawiający się zdematerializował, nie odbiera telefonów, a jak już odbierze, wykręca się jakimiś formalnościami. Co zrobić, by nie powielać tego schematu na przyszłość i jak wyegzekwować to, co się nam bez wątpienia należy?
- Z kim zawierasz umowę?
Aleksandra Dalecka: Pierwszy krok do zabezpieczenia płatności to zweryfikowanie naszego kontrahenta. Jeśli jest to spółka, sprawdźmy ją w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą – w CEIDG, jeśli zaś po prostu osoba prywatna, która u nas zamawia imprezę, poprośmy choć o okazanie dowodu osobistego, a dane wpiszmy do umowy, ewentualnie załączmy kopię tego dokumentu. Jeśli zawieramy umowę z pełnomocnikiem naszego kontrahenta, sprawdźmy, czy jego pełnomocnictwo obejmuje możliwość dokonania takiej czynności z nami, a kopię pełnomocnictwa także załączmy do umowy. W dzisiejszych czasach wszystkiego w zasadzie można dowiedzieć się z internetu, również często tego, czy ktoś płaci swoim kontrahentom i w jakiej jest kondycji finansowej, co dotyczy głównie firm. Przejrzyjmy opinie na temat zamawiającego i jeśli pojawiają się jakieś negatywne, postarajmy się przyjrzeć bliżej i zweryfikować te informacje. Nie bójmy się zadać nawet niewygodnych pytań drugiej stronie, tu chodzi o nasze bezpieczeństwo, czas i nakład pracy.
- Czy możesz zabezpieczyć 100% płatności za event?
AD: Niestety, zawsze istnieje ryzyko, że kontrahent nam nie zapłaci, nawet jeśli dopełniliśmy starannej weryfikacji. Składać się na to może wiele przyczyn. Jeśli chcesz być zabezpieczony w 100%, musiałbyś otrzymać 100% wynagrodzenia przed imprezą, nawet jednak wtedy nie uchronisz się przed roszczeniami z tytułu reklamacji, które mogą doprowadzić do pomniejszenia tego, co po evencie miało zostać w kieszeni.
- Na co może powołać się zamawiający imprezę, aby nie zapłacić wynagrodzenia?
AD: Pomijając oczywiście klasyczną wymówkę, że już za chwilę płatność nastąpi i zaraz w tej sprawie dłużnik zadzwoni z poleceniem przelewu do księgowości, w praktyce różne mogą być przyczyny wstrzymywania płatności przez kontrahenta. Może powołać się na niedopełnienie formalności, np. brak pisemnego aneksu do umowy, gdy taki był zastrzeżony dla zmian, a na podstawie którego wykonaliśmy naszą dodatkową pracę. Może twierdzić, że umowa była podpisana przez osobę nieupoważnioną i jest nieważna. Brak płatności może też wynikać z kondycji finansowej. Na to ostatnie nie za wiele można poradzić, zaś we wskazanych kwestiach formalnych najlepiej skonsultuj się z prawnikiem, gdyż w wielu takich przypadkach prawo przewiduje pewne rozwiązania.
Równie często zdarza się, że dłużnik powołuje się na przyczyny związane z nienależycie, przynajmniej jego zdaniem, wykonaną usługę. Ponieważ zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego do umów o wykonanie usług stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące zlecenia, w naszym przypadku zleceniodawca może wskazać np. na art. 744 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym w razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych. Jeśli zatem usługi nie wykonano w całości lub w części, odpłatność w takim zakresie nie będzie należna. Wpiszmy więc jak najdokładniej do umowy, że za dane części składowe usługi będzie należne tyle i tyle, by zleceniodawca, będąc w prawie, mógł powstrzymywać się z zapłatą tylko niektórych elementów wynagrodzenia.
- Pierwsze kroki, gdy kontrahent nie płaci
AD: Oprócz tzw. windykacji miękkiej, czyli telefonów czy maili, zalecam udanie się do prawnika celem sporządzenia wezwania do zapłaty. Nie jest to nadzwyczaj droga usługa prawna, a pozwoli nam na prawidłowe sformułowanie naszego roszczenia, przy uwzględnieniu zapisów umowy, nada wezwaniu większej wagi w oczach odbiorcy („wynajął już sobie prawnika do prowadzenia sprawy”), możemy zorientować się wstępnie, czy warto złożyć pozew i jakie mamy szanse na wygraną.
- Ile będzie mnie kosztować sprawa w sądzie?
Gabriela Waraszkiewicz: Wysokość opłaty sądowej za założenie sprawy zależy od kwoty roszczenia, jakiej zamierzamy dochodzić. Co do zasady opłata sądowa wynosi 5% wartości przedmiotu sporu, są jednak wyjątki. Jeżeli dochodzimy np. roszczenia z umowy (a tak w naszym przypadku z reguły będzie), a jego wartość nie przekracza 10 tys. zł, wówczas sprawa będzie rozpoznawana w trybie uproszczonym, przy czym opłata sądowa w tym postępowaniu wyniesie 30 zł, 100 zł, 250 zł lub 300 zł, zależnie od wysokości roszczenia. W przypadku udokumentowanego braku środków na sprawę sądową event manager ma możliwość uzyskania zwolnienia od kosztów, w całości bądź w części. Taki wniosek można złożyć wraz z pozwem lub w odpowiedzi na wezwanie sądu do uiszczenia opłaty od pozwu.
- Gdzie złożyć pozew?
GW: W pierwszej kolejności trzeba sprawdzić, czy zawarta przez nas umowa o organizację imprezy nie zawiera klauzuli dotyczącej wyboru sądu. Wówczas należy sprawę skierować do sądu ustalonego przez strony w kontrakcie. Jeżeli jednak umowa nie zawiera klauzuli sądowej, stosujemy przepisy Kodeksu postępowania cywilnego. Zgodnie z ogólną regułą pozew składamy do sądu, w którego okręgu ma miejsce zamieszkania lub siedzibę nasz niesolidny kontrahent. Jeżeli pozew będzie dotyczył wykonania umowy albo odszkodowania z powodu jej niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, wówczas pozew możemy złożyć również do sądu właściwego ze względu na miejsce wykonania umowy, czyli tam, gdzie odbyła się lub miała odbyć zaplanowana impreza. Może to być korzystne dla nas, jeśli np. kontrahent ma siedzibę na drugim końcu Polski, a impreza miała miejsce w naszej miejscowości. Nie będziemy wówczas musieli dojeżdżać daleko na sprawę, co wiąże się z kosztami i nakładem czasu. Należy również pamiętać, że w zależności od kwoty dochodzonego roszczenia naszą sprawę będzie rozpoznawał sąd rejonowy lub sąd okręgowy, (ten drugi wtedy, gdy wartość przedmiotu sporu przewyższa 75 tys. zł). Szczegółowe informacje dotyczące właściwości danego sądu możemy uzyskać na stronach internetowych sądów powszechnych. Pomocny może być ten link: https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/sady-powszechne/.
- Jak udowodnić, że mam rację?
AD: W sprawie o zapłatę można przedstawiać różne dowody, byle się z nimi nie spóźniać, bo sąd może ich nie dopuścić z przyczyn formalnych, jako złożone do sprawy po terminie. Przedkładamy umowę na organizację imprezy, fakturę czy rachunek, którą wystawiliśmy. Reszta zależy od tego, czym broni się nasz dłużnik. Jeśli zarzuca nam, iż jego zamówienie na event nie zostało w całości wykonane, przedstawiamy dowody, które mają obalić tę tezę. Najczęściej dowodami są dokumenty (umowa, aneksy, korespondencja), ale też zeznania świadków, zdjęcia, wydruki z internetu, zeznania złożone przez strony, czyli przez powoda i pozwanego, nagrania, ewentualnie też opinia biegłego, jeśli do rozstrzygnięcia sprawy wymagana jest wiedza specjalistyczna. Jeśli chodzi o SMS-y, można np. spisać ich treść i zawnioskować o ich okazanie sądowi na rozprawie, gdyby druga strona kwestionowała ich autentyczność. Niestety, z góry nikt nie jest w stanie przewidzieć, który z dowodów dla sprawy okaże się najbardziej istotny, bo o tym zdecyduje sąd. Na pewno duże znaczenie mają spójne zeznania świadków i strony, ale przecież treść samej umowy w stosunkach profesjonalnych także ma swoją wagę.
- Ile będę czekać na wyrok?
GW: Niestety, nikt uczciwie na takie pytanie nie odpowie. Na czas rozpoznania ma wpływ liczba spraw na wokandzie danego sądu, a także stopień zawiłości i obszerność zgłoszonego materiału dowodowego. Znaczenie może mieć również fakt, czy nasz przeciwnik odbiera korespondencję sądową, czy powołani świadkowie stawiają się na wezwania sądu, czy też konieczne są ponowne wezwania. Jeżeli powołamy licznych świadków albo zajdzie konieczność wydania w sprawie opinii przez biegłego sądowego, to na pewno wydłuży proces. Rozpoznanie sprawy w I instancji może trwać od roku do nawet kilku lat. Jeżeli w postępowaniu ma wypowiedzieć się biegły, czasem samo sporządzenie opinii może zająć co najmniej kilka miesięcy. Do tego dochodzi czynnik ludzki: choroby sędziów, okres urlopowy, święta itp.
- Co się stanie, jeśli przegram?
GW: W razie przegranej poniesiemy koszty postępowania. Gdy nasz przeciwnik był reprezentowany przez adwokata, wówczas sąd obciąży nas tzw. kosztami zastępstwa procesowego, które ustalane są na podstawie stosownego rozporządzenia i zależą od kwoty sporu. Przegrana sprawa w pierwszej instancji nie przekreśla jednak naszych szans. W razie wydania przez sąd niekorzystnego dla nas wyroku mamy prawo do złożenia apelacji do sądu wyższej instancji. Sąd, rozpoznając apelację, może utrzymać w mocy wydany wyrok sądu niższej instancji, zmienić jego treść albo go uchylić i skierować sprawę do ponownego rozpoznania, nierzadko udzielając wytycznych co do ponownego rozpoznania sprawy. Składając apelację, należy się liczyć z uiszczeniem opłaty analogicznej jak opłata od pozwu, jak i – w razie przegranej – z koniecznością zapłaty przeciwnikowi kosztów zastępstwa procesowego w postępowaniu odwoławczym.
- A jeśli uda mi się sprawę wygrać?
GW: Nasz przeciwnik musi zapłacić kwotę zasądzoną w wyroku. Gdy nie robi tego dobrowolnie, jesteśmy zmuszeni uruchomić procedurę komorniczą. Zanim jednak skierujemy sprawę do komornika, musimy uzyskać w sądzie tzw. klauzulę wykonalności, czyli specjalną pieczęć na wydanym w sprawie wyroku, która uprawnia nas do prowadzenia egzekucji, czyli do przymusowego wykonania wyroku. Za wydanie klauzuli wykonalności przez sąd musimy zapłacić 6 zł za każdą stronę dokumentu.
- A może zdać się na mediację, skoro wynik sprawy sądowej jest niepewny?
GW: W sądzie do pewnego stopnia tracimy kontrolę nad sprawą, perspektywa mediowania wydaje się więc kusząca. Jednak mediacje są dobrowolne i nie będą prowadzone bez zgody obu stron. Sprawę można skierować do mediacji zarówno przed złożeniem pozwu, jak i w trakcie postępowania sądowego, na podstawie postanowienia sądu. Na udział w mediacjach decydujmy się pod warunkiem, że jesteśmy gotowi na ewentualne ustępstwa wobec dłużnika. Gdy nie widzimy możliwości ugodowego zakończenia sprawy, nie idźmy na mediacje. Postępowanie mediacyjne jest szybsze niż sądowe i w jego trakcie strony, przy udziale bezstronnego mediatora, ustalają sposób porozumienia akceptowalny dla nich. Mediator pomaga w wypracowaniu przez strony kompromisu. Może też za ich zgodą zaproponować sposób ugodowego rozwiązania sporu, co jednak nie wiąże stron. Koszty postępowania mediacyjnego w danej sprawie są tańsze niż koszty sprawy sądowej i wynoszą 1% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2000 zł. Płatne są w równych częściach przez strony, podobnie jak zwrot kosztów administracyjnych (wynajem lokalu, korespondencja) w maksymalnej kwocie 100 zł za jedno posiedzenie. Jeżeli w wyniku mediacji zostanie zawarta ugoda mediacyjna, to po zatwierdzeniu przez sąd ma ona moc wyroku. Jeżeli mediacje prowadzone są po wszczęciu postępowania sądowego, to po zawarciu ugody mediacyjnej sąd zwraca powodowi wniesioną opłatę sądową.
- Czy komornik odszuka majątek dłużnika?
GW: Często przed skierowaniem sprawy do sądu odstrasza nas niepewność wyegzekwowania wyroku od dłużnika. Pisząc wniosek do komornika o wszczęcie egzekucji przeciwko naszemu dłużnikowi, powinniśmy wskazać majątek, z którego prowadzona może być egzekucja. W praktyce często jednak nie mamy wiedzy o majątku dłużnika. Na pomoc przychodzą nam wówczas regulacje dotyczące uprawnień komornika co do poszukiwania majątku. Komornik może zasięgać od organów administracji oraz osób i instytucji informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania egzekucyjnego. Z reguły w pierwszej kolejności kieruje on zapytania do dostępnych rejestrów, np. Rejestru Zastawów, Rejestru Krajowej Izby Rozliczeń Ognivo. Sprawdzi dłużnika w ZUS-ie i urzędzie skarbowym oraz w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców. Ponadto w ewidencji gruntów i sądzie wieczystoksięgowym zweryfikuje, czy dłużnik jest właścicielem nieruchomości. Funkcjonuje też odrębna procedura „poszukiwania majątku” przez komornika na zlecenie wierzyciela, niemniej jednak z reguły brak efektów poszukiwań w ww. instytucjach i organach jest miarodajny dla oceny szans na odnalezienie majątku dłużnika. Ponoszenie zatem dodatkowych kosztów na „poszukiwanie majątku” nie wydaje się w takich sytuacjach celowe.